Słownik pojęć

AML (anti-money laundering)

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W biurze rachunkowym to zestaw obowiązków z ustawy AML - od oceny ryzyka biura, przez weryfikację klientów, po szkolenia zespołu i zawiadamianie GIIF.

Więcej: Jak skutecznie wdrożyć procedury AML w biurze rachunkowym?

AMLR (rozporządzenie (UE) 2024/1624)

Unijne rozporządzenie w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy, stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach UE od 10 lipca 2027 r. Zastąpi większość przepisów ustawy AML dotyczących obowiązków instytucji obowiązanych, w tym biur rachunkowych.

Więcej: AMLR od 10 lipca 2027 r. - co zmienia się dla biur rachunkowych?

Beneficjent rzeczywisty

Osoba fizyczna, która bezpośrednio lub pośrednio kontroluje klienta albo w imieniu której nawiązywane są stosunki gospodarcze. W spółce to zwykle osoba mająca ponad 25% udziałów lub głosów albo sprawująca kontrolę w inny sposób. Gdy mimo udokumentowanych starań nie da się jej ustalić, a nie ma podejrzeń prania pieniędzy, wskazuje się osobę na wyższym stanowisku kierowniczym. U przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność beneficjentem jest zasadniczo on sam.

Podstawa: art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AMLWięcej: Ocena ryzyka klienta - jak to zrobić krok po kroku?

Bieżące monitorowanie

Środek bezpieczeństwa finansowego polegający na stałej obserwacji współpracy z klientem - analizie, czy jego działalność i transakcje są zgodne z wiedzą biura o kliencie, i aktualizowaniu dokumentów oraz danych. Obejmuje też śledzenie zmian w rejestrach, statusu PEP i list sankcyjnych.

Podstawa: art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy AML

CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych)

Publiczny rejestr, do którego m.in. spółki handlowe i fundacje zgłaszają swoich beneficjentów rzeczywistych. Biuro nie może poprzestać na wpisie w CRBR - ustala beneficjenta samodzielnie, a rozbieżności odnotowuje, wyjaśnia i po ich potwierdzeniu zgłasza organowi prowadzącemu rejestr.

Podstawa: art. 58 i art. 61a ustawy AML

Dochód

Nadwyżka przychodów z danego źródła nad kosztami ich uzyskania w roku podatkowym. Na skali i podatku liniowym od dochodu, po odliczeniach, oblicza się podatek. Dochód podatkowy nie jest tym samym co zysk księgowy ani pieniądze na koncie.

Podstawa: art. 9 ust. 2 ustawy o PITWięcej: Przychód a dochód - różnice

GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej)

Organ administracji rządowej odpowiedzialny za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Przyjmuje zawiadomienia od instytucji obowiązanych, kontroluje realizację obowiązków i nakłada kary administracyjne.

Więcej: Jak przygotować biuro rachunkowe do kontroli GIIF?

Instytucja obowiązana

Podmiot, który musi stosować przepisy ustawy AML. Należą do nich m.in. banki, notariusze, doradcy podatkowi oraz przedsiębiorcy prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli biura rachunkowe.

Podstawa: art. 2 ust. 1 ustawy AML

Kasowy PIT (metoda kasowa rozliczania przychodów)

Metoda, w której przychód z objętych nią transakcji z przedsiębiorcami, udokumentowanych fakturami, wykazuje się w dniu zapłaty - najpóźniej po 2 latach od wystawienia faktury albo w dniu wcześniejszej likwidacji działalności. Mogą ją wybrać przedsiębiorcy bez ksiąg rachunkowych, z przychodami do 2 000 000 zł w poprzednim roku, składając oświadczenie zasadniczo do 20 lutego (rozpoczynający działalność - w odrębnych terminach). Koszty z takich transakcji odlicza się zasadniczo po ich zapłacie, z wyjątkiem odpisów amortyzacyjnych.

Podstawa: art. 14c i art. 22 ust. 4a ustawy o PITWięcej: Przychód a dochód - różnice

Klient

Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, na rzecz której biuro świadczy usługi w ramach swojej działalności zawodowej, w tym z którą nawiązuje stosunki gospodarcze.

Podstawa: art. 2 ust. 2 pkt 10 ustawy AML

Koszty uzyskania przychodów (KUP)

Wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, odpowiednio udokumentowane i niewyłączone przez ustawę. Liczy się cel wydatku, a nie to, czy przyniósł sprzedaż. U pracowników podstawowe koszty wynoszą 250 zł, a podwyższone 300 zł miesięcznie; ustawa dopuszcza też m.in. rzeczywiste wydatki na dojazd i koszty autorskie, po spełnieniu warunków.

Podstawa: art. 22 i 23 ustawy o PITWięcej: Przychód a dochód - różnice

KYC (know your customer)

Potoczna nazwa procesu poznania klienta - jego identyfikacji, weryfikacji tożsamości, ustalenia beneficjenta rzeczywistego i celu współpracy. W przepisach odpowiadają mu środki bezpieczeństwa finansowego.

Więcej: Ocena ryzyka klienta - jak to zrobić krok po kroku?

Listy sankcyjne

Wykazy osób i podmiotów objętych sankcjami, w tym szczególnymi środkami ograniczającymi, takimi jak zamrożenie wartości majątkowych. Biuro sprawdza, czy klient, jego reprezentanci i beneficjenci nie figurują na tych listach - przy nawiązaniu współpracy i na bieżąco, bo listy często się zmieniają.

Podstawa: art. 117-118 ustawy AMLWięcej: Narzędzia IT wspierające compliance w biurze rachunkowym

Ocena ryzyka biura

Dokument, w którym biuro identyfikuje i ocenia ryzyko prania pieniędzy związane z własną działalnością - klientami, usługami, obszarami geograficznymi i kanałami dotarcia. Sporządza się ją na piśmie lub elektronicznie i aktualizuje w razie potrzeby, nie rzadziej niż co 2 lata.

Podstawa: art. 27 ustawy AML

Ocena ryzyka klienta

Przypisanie konkretnemu klientowi poziomu ryzyka prania pieniędzy na podstawie jego profilu, działalności, geografii i sposobu współpracy. Od wyniku zależy zakres środków bezpieczeństwa finansowego - uproszczone, standardowe lub wzmożone.

Podstawa: art. 33 ustawy AMLWięcej: Ocena ryzyka klienta - jak to zrobić krok po kroku?

Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP)

Osoba pełniąca znaczącą funkcję publiczną, np. minister, parlamentarzysta, sędzia sądu najwyższego, ambasador czy członek zarządu spółki Skarbu Państwa. Przepisy obejmują też członków rodziny PEP i ich bliskich współpracowników. Współpraca z PEP wymaga wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Podstawa: art. 2 ust. 2 pkt 3, 11 i 12 ustawy AML

Państwo trzecie wysokiego ryzyka

Państwo, które według wiarygodnych źródeł, np. ocen FATF lub wykazu Komisji Europejskiej, nie ma skutecznego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy albo ma w nim poważne braki. Powiązanie klienta z takim państwem podnosi ryzyko.

Podstawa: art. 2 ust. 2 pkt 13 ustawy AML

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń

Wewnętrzna procedura, dzięki której pracownicy i współpracownicy biura mogą anonimowo zgłaszać rzeczywiste lub potencjalne naruszenia przepisów AML. To odrębny obowiązek od procedury ochrony sygnalistów.

Podstawa: art. 53 ustawy AMLWięcej: Jak zbudować kulturę zgodności w małym biurze rachunkowym?

Procedura wewnętrzna AML

Opracowany przez biuro dokument opisujący, jak w praktyce realizuje ono obowiązki AML - kto za co odpowiada, jak weryfikuje klientów, jak dokumentuje decyzje i jak zgłasza podejrzenia.

Podstawa: art. 50 ustawy AMLWięcej: Jak skutecznie wdrożyć procedury AML w biurze rachunkowym?

Przychód

W działalności gospodarczej - kwoty należne za sprzedane towary i usługi, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił, pomniejszone o należny VAT, zwroty, bonifikaty i skonta. To wartość przed odjęciem kosztów; na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych jest podstawą obliczenia podatku.

Podstawa: art. 14 ust. 1 ustawy o PITWięcej: Przychód a dochód - różnice

Remanent (spis z natury)

Spis z natury towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków na początek i koniec roku przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Różnica między remanentem końcowym a początkowym zwiększa albo zmniejsza roczny dochód.

Podstawa: art. 24 ust. 2 ustawy o PIT

Stosunki gospodarcze

Relacja biura z klientem związana z działalnością zawodową biura, która w chwili nawiązania ma cechę trwałości - np. stała umowa o prowadzenie ksiąg.

Podstawa: art. 2 ust. 2 pkt 20 ustawy AML

Strata podatkowa

Nadwyżka kosztów uzyskania przychodów nad przychodami z danego źródła. Nie pomniejsza dochodu z innego źródła, np. z etatu. Stratę m.in. z działalności gospodarczej można odliczyć od dochodu z tego samego źródła w kolejnych pięciu latach - po najwyżej 50% w roku albo jednorazowo do 5 000 000 zł, a resztę także najwyżej po 50% rocznie. Niektórych strat, np. ze sprzedaży prywatnej nieruchomości lub rzeczy albo walut wirtualnych, ustawa nie pozwala tak odliczać.

Podstawa: art. 9 ust. 2-3a ustawy o PIT

Szkolenia AML

Obowiązkowe szkolenia osób wykonujących obowiązki AML w biurze. Obejmują także zasady ochrony danych osobowych. Podczas kontroli jednym z pierwszych żądanych dokumentów są potwierdzenia szkoleń wraz z ich programem, dlatego szkolenia trzeba regularnie powtarzać i dokumentować.

Podstawa: art. 52 ustawy AMLWięcej: Szkolenia z AML dla zespołu

Środki bezpieczeństwa finansowego

Podstawowe czynności wobec klienta - identyfikacja i weryfikacja jego tożsamości, ustalenie beneficjenta rzeczywistego i struktury własności, ocena celu współpracy oraz bieżące monitorowanie. Jeśli biuro nie może ich zastosować, nie nawiązuje współpracy albo ją rozwiązuje.

Podstawa: art. 34 i art. 41 ustawy AML

Transakcja okazjonalna

Transakcja przeprowadzana poza stosunkami gospodarczymi, czyli jednorazowo, bez trwałej współpracy z klientem.

Podstawa: art. 2 ust. 2 pkt 22 ustawy AML

Uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego

Ograniczony zakres weryfikacji, który biuro może stosować, gdy ocena ryzyka potwierdziła niższe ryzyko prania pieniędzy. Nie zwalnia z samej oceny ani z monitorowania klienta.

Podstawa: art. 42 ustawy AML

Weryfikacja tożsamości

Potwierdzenie danych klienta, jego reprezentanta i beneficjenta rzeczywistego na podstawie dokumentu tożsamości, aktualnego odpisu z rejestru lub innego wiarygodnego i niezależnego źródła, w tym środków identyfikacji elektronicznej. Zdalnie może to być profil zaufany, mObywatel, podpis elektroniczny lub weryfikacja dokumentu online. Przelew weryfikacyjny potwierdza jedynie dostęp do rachunku, a nie tożsamość.

Podstawa: art. 37 ustawy AMLWięcej: Ocena ryzyka klienta - jak to zrobić krok po kroku?

Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Rozszerzona weryfikacja stosowana przy wyższym ryzyku, np. wobec PEP, klientów powiązanych z państwami trzecimi wysokiego ryzyka albo przy nietypowych okolicznościach nawiązania współpracy. Obejmuje m.in. dodatkowe informacje o kliencie, źródle majątku i częstszy monitoring.

Podstawa: art. 43-46 ustawy AML

Zawiadomienie GIIF

Obowiązek poinformowania Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu - niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od potwierdzenia podejrzenia. Osobnym obowiązkiem jest niezwłoczne zawiadomienie o konkretnej podejrzanej transakcji.

Podstawa: art. 74 i art. 86 ustawy AMLWięcej: Jak przygotować biuro rachunkowe do kontroli GIIF?

Definicje mają charakter informacyjny i są uproszczeniem przepisów. Ustawa AML to ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2025 poz. 644).