Słownik pojęć · Kadry
Płatnik składek
W skrócie
Podmiot, który oblicza, rozlicza i przekazuje do ZUS składki za ubezpieczonych - przede wszystkim pracodawca wobec pracowników i zleceniodawca wobec zleceniobiorców, także osoba prywatna. Płatnikiem jest też przedsiębiorca opłacający składki za siebie. Zgłasza i wyrejestrowuje ubezpieczonych i potrąca część składek z ich wynagrodzenia.
Jakie terminy obowiązują płatnika składek?
- zgłoszenie płatnika w ZUS - 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika albo zawarcia pierwszej umowy rodzącej obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych; osoba fizyczna składa ZUS ZFA,
- zgłoszenie ubezpieczonego (ZUS ZUA albo ZUS ZZA) - 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia,
- wyrejestrowanie (ZUS ZWUA) - 7 dni od wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń,
- deklaracja rozliczeniowa, imienne raporty miesięczne i zapłata składek za miesiąc - do 5. dnia następnego miesiąca w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych, do 15. dnia u płatników z osobowością prawną i do 20. dnia u pozostałych, także u osoby prywatnej.
Dokumenty rozliczeniowe przesyła się za każdy miesiąc, w którym ktoś podlegał ubezpieczeniom - także gdy nie było wypłaty i za miesiąc, w którym umowa się rozwiązała.
Co grozi płatnikowi i jak długo przechowuje dokumenty?
Nieopłacenie składek w terminie, niezgłoszenie wymaganych danych albo nieprzesłanie deklaracji i raportów jest zagrożone grzywną do 46 000 zł - także dla osoby działającej w imieniu płatnika. Kopie deklaracji, raportów i korekt przechowuje się 5 lat od przekazania do ZUS. Listy płac i karty wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r. - 10 lat od końca roku, w którym zakończyli pracę u płatnika. Pozostałe okresy wyjaśnia artykuł Jak długo przechowywać dokumenty firmy.