Wypowiedzenie umowy zlecenia - zasady, ważny powód i wzór

Umowę zlecenia wypowiada się inaczej niż umowę o pracę. Nie ma ustawowych okresów wypowiedzenia ani obowiązku podania przyczyny - każda strona może zakończyć współpracę w każdym czasie. Brak ważnego powodu nie przekreśla wypowiedzenia, ale może kosztować odszkodowanie. Wyjaśniamy, kiedy wypowiedzenie działa, co zmienia okres wypowiedzenia wpisany do umowy, czym jest ważny powód i co trzeba załatwić po rozwiązaniu umowy. Stan prawny: 21 października 2026 r.

Wypowiedzenie w każdym czasie

Zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie (art. 746 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego). Ta sama zasada dotyczy umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami - stosuje się do nich odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750). Według komentarza do Kodeksu pracy omawiającego umowy cywilnoprawne dotyczy to także umowy zawartej na czas oznaczony.

Wypowiedzenie jest skuteczne bez przyczyny i bez jej podania. Tak jest, jeżeli umowa nie stanowi inaczej - strony mogą ograniczyć wypowiedzenie, np. dopuścić je tylko z ważnych powodów. Nie mogą jedynie wyłączyć wypowiedzenia z ważnych powodów (art. 746 § 3). Ważny powód nie decyduje o tym, czy umowa się rozwiąże, tylko o tym, czy wypowiadający musi naprawić szkodę drugiej strony (wyrok SA w Białymstoku z 29 czerwca 2018 r., I AGa 101/18). Wskazanie przyczyny w piśmie może jednak ułatwić jej późniejsze udowodnienie.

Wypowiedzenie rozwiązuje umowę na przyszłość - z chwilą, gdy dotarło do drugiej strony tak, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego). Nie z dniem napisania pisma ani wysłania listu. Jeżeli umowa przewiduje okres wypowiedzenia, rozwiązuje się z jego upływem.

Okres wypowiedzenia umowy zlecenia

Kodeks cywilny okresu wypowiedzenia zlecenia nie przewiduje. Obowiązuje tylko wtedy, gdy strony wpiszą go do umowy - np. 14 dni albo miesiąc. Wtedy pismo powinno powoływać się na to postanowienie umowy i wskazywać dzień, w którym okres upływa.

Nawet przy umownym okresie nie można się z góry zrzec prawa do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów (art. 746 § 3). Strony mogą jednak ustalić okres wypowiedzenia także na wypadek ważnych powodów (wyrok SN z 13 października 2021 r., I CSKP 239/21). Musi to jednak wyraźnie wynikać z umowy: ogólne postanowienie, że umowę wypowiada się z zachowaniem określonego terminu, według komentarza M. Wilejczyk nie obejmuje wypowiedzenia z ważnych powodów. W doktrynie zwraca się też uwagę, że umowny termin wypowiedzenia z ważnych powodów może nie wiązać, gdy zlecenie opiera się na osobistym zaufaniu albo gdy termin jest zbyt długi w stosunku do rodzaju czynności (M. Wilejczyk, za P. Machnikowskim).

Przy umowie z okresem wypowiedzenia są więc trzy możliwości:

• z zachowaniem okresu - bez potrzeby podawania przyczyny;
• ze skutkiem natychmiastowym z ważnego powodu - chyba że umowa wyraźnie przewiduje okres także przy ważnych powodach;
• przed upływem okresu bez ważnego powodu - umowa się rozwiąże, ale wypowiadający musi naprawić szkodę.

Sąd Najwyższy przyjął, że gdy umowa przewiduje okres wypowiedzenia, a zleceniodawca go zachowuje, odszkodowanie za wypowiedzenie bez ważnego powodu należy się tylko wtedy, gdy umowa tak przewiduje (wyrok SN z 29 października 2020 r., V CSK 492/18).

Czym jest ważny powód

Ustawa nie definiuje ważnego powodu. Ocenia go sąd, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy i charakter umowy. W orzecznictwie i komentarzach jako ważne powody wymienia się m.in.:

• utratę zaufania do zleceniobiorcy, np. wskutek zastrzeżeń do wykonywania zlecenia;
• zmniejszenie zapotrzebowania na usługi zleceniobiorcy (wyrok SA w Warszawie z 23 kwietnia 2015 r., VI ACa 1021/14);
• działanie wbrew wskazówkom albo interesowi zleceniodawcy, naruszenie poufności, podjęcie działalności konkurencyjnej (wyrok SA w Gdańsku z 9 maja 2017 r., I ACa 1006/16);
• nieinformowanie zleceniodawcy o przebiegu sprawy (komentarz do art. 740 Kodeksu cywilnego);
• po stronie zleceniobiorcy np. nagłą chorobę albo zmianę miejsca zamieszkania (I ACa 1006/16).

Utrata zaufania powinna wynikać z przyczyn obiektywnie weryfikowalnych i uzasadnionych - tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z 27 września 2023 r., I CSK 58/23, którym odmówił przyjęcia skargi kasacyjnej do rozpoznania. Umowa może wymieniać ważne powody, ale nie może odebrać stronom prawa do wypowiedzenia z innych ważnych powodów.

Ciężar dowodu. Udowodnić, że ważnego powodu nie było, musi ten, kto żąda odszkodowania (VI ACa 1021/14).

Odszkodowanie i rozliczenie po wypowiedzeniu

Skutki wypowiedzenia zależą od tego, kto wypowiada umowę.

Wypowiada zleceniodawca. Bez względu na to, czy miał ważny powód, i jeżeli umowa nie stanowi inaczej - zwraca zleceniobiorcy wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia, z odsetkami ustawowymi, i zwalnia go z zobowiązań zaciągniętych w tym celu w imieniu własnym (art. 742), a przy zleceniu odpłatnym płaci część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczasowym czynnościom. Jeżeli wypowiedział umowę bez ważnego powodu, musi też naprawić szkodę (art. 746 § 1). Przy stawce godzinowej ta część to zwykle wynagrodzenie za godziny przepracowane do dnia rozwiązania umowy. Przy wynagrodzeniu ryczałtowym liczy się proporcja wykonanych czynności do całości tego, co zleceniobiorca miał zrobić, i do celu umowy (wyrok SA w Warszawie z 3 kwietnia 2020 r., V ACa 432/19).

Wypowiada zleceniobiorca. Przy zleceniu odpłatnym odpowiada za szkodę, jeżeli wypowiedział umowę bez ważnego powodu (art. 746 § 2). Czy należy mu się wynagrodzenie za czynności wykonane przed wypowiedzeniem, przepis nie mówi. Komentatorzy są podzieleni: według jednych nie, według innych tak, bo inaczej zleceniodawca wzbogaciłby się bez podstawy. Najlepiej, żeby rozstrzygała to umowa. W piśmie zleceniobiorca może zapowiedzieć rachunek za wykonane czynności.

Forma wypowiedzenia: czy wystarczy e-mail

Jeżeli umowę zawarto na piśmie, w formie dokumentowej albo elektronicznej, wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego). Forma dokumentowa to dokument - np. e-mail, PDF albo SMS - z którego da się ustalić, kto składa oświadczenie (art. 77² i 77³).

Ta forma jest zastrzeżona tylko dla celów dowodowych. Wypowiedzenie złożone inaczej nie jest nieważne, ale w sporze trudniej będzie je udowodnić, bo co do zasady nie można wtedy dowodzić samego faktu wypowiedzenia świadkami ani przesłuchaniem stron (art. 74 § 1). Wyjątki: zgoda obu stron, żądanie konsumenta w sporze z przedsiębiorcą albo uprawdopodobnienie wypowiedzenia dokumentem (art. 74 § 2). Między przedsiębiorcami tego ograniczenia nie ma (art. 74 § 4). Umowa może przewidywać inną formę, np. pisemną albo dowolną.

Doręczenie. Skutek następuje, gdy wypowiedzenie dotarło do drugiej strony tak, że mogła zapoznać się z jego treścią. Ryzyko, że pismo nie dotrze, ponosi wypowiadający. Jeżeli adresat mógł odebrać list, a z własnej woli tego nie zrobił, oświadczenie i tak uważa się za złożone. E-mail co do zasady jest doręczony, gdy wiadomość zapisała się u adresata. Dlatego warto:

Co po rozwiązaniu umowy zlecenia

Sprawozdanie i wydanie. Po wcześniejszym rozwiązaniu umowy zleceniobiorca składa zleceniodawcy sprawozdanie i wydaje wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla niego uzyskał (art. 740 Kodeksu cywilnego). Niezależnie od tego oddaje rzeczy, które dostał do wykonania zlecenia - dokumenty, materiały, sprzęt.

Ostatni rachunek. Zleceniobiorca wystawia rachunek za czynności wykonane do dnia rozwiązania umowy, przy stawce godzinowej - z ewidencją godzin. Jeżeli zleceniodawcą jest przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna (zlecenie w ramach jej działalności), za każdą godzinę przysługuje co najmniej minimalna stawka godzinowa (szczegóły w artykule o najniższej krajowej i stawce godzinowej), z wyjątkami z art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu. Przy zleceniu od osoby prywatnej poza działalnością ustawa tej stawki nie gwarantuje.

ZUS. Obowiązkowe ubezpieczenia zleceniobiorcy trwają do dnia rozwiązania umowy (art. 13 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Jeżeli wygasa tytuł do ubezpieczeń, płatnik składek - także osoba prywatna zlecająca pracę - składa ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy (art. 36 ust. 11). Datą wyrejestrowania jest następny dzień po rozwiązaniu umowy, bo od niego zleceniobiorca nie podlega już ubezpieczeniom.

PIT-11. Zleceniodawca będący płatnikiem przekazuje PIT-11 po zakończeniu roku: urzędowi skarbowemu do końca stycznia, zleceniobiorcy do końca lutego (art. 42 ust. 2 pkt 1 i art. 42g ust. 1 ustawy o PIT); wcześniej - najpóźniej w dniu zaprzestania działalności płatnika (art. 42g ust. 2). Dla zleceniobiorcy mieszkającego w Polsce przepisy nie przewidują trybu „na wniosek w 14 dni”, jaki znają pracownicy (art. 39 ust. 2). Osoba prywatna, która nie jest płatnikiem PIT, informacji PIT-11 nie wystawia.

Zleceniobiorca - działacz związkowy

Ochrona działaczy związkowych obejmuje nie tylko pracowników. Dotyczy też osoby wykonującej pracę zarobkową na innej podstawie, np. na zleceniu, jeżeli nie zatrudnia innych osób do tego rodzaju pracy (art. 1¹ pkt 1 ustawy o związkach zawodowych). Gdy zarząd zakładowej organizacji związkowej wskazał uchwałą zleceniobiorcę - członka zarządu albo członka organizacji upoważnionego do jej reprezentowania - zleceniodawca nie może wypowiedzieć mu umowy bez zgody zarządu, chyba że ogłoszono upadłość albo likwidację zleceniodawcy (art. 32 ust. 1).

Zleceniodawca składa zarządowi pisemne zawiadomienie o zamiarze wypowiedzenia z podaniem przyczyny. Zarząd ma 14 dni roboczych na zgodę albo odmowę, a jego milczenie oznacza zgodę. Przy naruszeniu tych zasad zleceniobiorcy przysługuje rekompensata w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia, niezależnie od wysokości szkody (art. 32 ust. 1³).

Wypowiedzenie zlecenia a wypowiedzenie umowy o pracę

Jeżeli umowa nazwana zleceniem ma cechy stosunku pracy - praca pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę - jej nazwa nie przesądza o rodzaju umowy, a zakończenie współpracy może podlegać przepisom Kodeksu pracy (art. 22 § 1¹).