Wypowiedzenie umowy o pracę - okresy, terminy i wzór

Wypowiedzenie miesięczne doręczone 16 albo 17 marca kończy się tego samego dnia - 30 kwietnia. Doręczone 31 marca też kończy się 30 kwietnia, ale doręczone dzień później, 1 kwietnia, dopiero 31 maja. O wyniku decydują trzy rzeczy: długość okresu wypowiedzenia, dzień doręczenia pisma i reguła, że okres kończy się w sobotę albo w ostatnim dniu miesiąca. Wyjaśniamy, jak to liczyć, co musi zawierać wypowiedzenie pracownika i pracodawcy i jakie ma skutki dla urlopu, świadectwa pracy, odprawy i zasiłku. Stan prawny: 20 października 2026 r.

Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę rozwiązuje się na cztery sposoby: na mocy porozumienia stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia albo z upływem czasu, na który ją zawarto. Wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie pracownika albo pracodawcy: druga strona nie musi się na nie zgadzać, a umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzieć można umowę na czas nieokreślony, na czas określony i na okres próbny. Każda strona może to zrobić, ale obowiązki są różne: pracownik nie musi niczego uzasadniać, a pracodawca musi pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu, a przy umowie na czas nieokreślony i określony - także podać przyczynę.

Umowa na czas określony, która ma się skończyć w ustalonym dniu, nie wymaga wypowiedzenia - rozwiązuje się sama. Wypowiedzenie jest potrzebne, gdy któraś strona chce ją jednostronnie zakończyć wcześniej.

Ile wynosi okres wypowiedzenia

Przy umowie na czas nieokreślony i na czas określony okres wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:

Staż u pracodawcy	Okres wypowiedzenia
krócej niż 6 miesięcy	2 tygodnie
co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
co najmniej 3 lata	3 miesiące

Przy umowie na okres próbny staż nie ma znaczenia. Okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze, gdy okres próbny nie przekracza 2 tygodni, 1 tydzień, gdy jest dłuższy niż 2 tygodnie, i 2 tygodnie, gdy okres próbny wynosi 3 miesiące.

Pracownik zatrudniony na stanowisku z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie może mieć dłuższe okresy: strony mogą ustalić w umowie, że zamiast 2 tygodni okres wynosi 1 miesiąc, a zamiast 1 miesiąca - 3 miesiące.

Staż liczy się na koniec okresu wypowiedzenia

To najczęstszy błąd w obliczeniach. O długości okresu nie decyduje staż w dniu złożenia wypowiedzenia, tylko w dniu, w którym umowa się rozwiązuje. Sąd Najwyższy uznał, że jeśli pracownik przed końcem okresu wynikającego ze stażu w dniu doręczenia osiągnie staż uprawniający do dłuższego okresu, przysługuje mu ten dłuższy (wyrok z 11 maja 1999 r., I PKN 34/99; podobnie wyrok z 6 lipca 2011 r., II PK 12/11). Gdy próg wypada dopiero po końcu krótszego okresu, ale przed końcem dłuższego, źródła tego nie rozstrzygają - kalkulator przyjmuje okres krótszy i oznacza taki wynik.

Staż liczy się razem z dniem, w którym zaczęła się praca: 6 miesięcy zatrudnienia od 5 stycznia upływa 4 lipca. Tak przyjmuje komentarz do art. 300 Kodeksu pracy, powołując orzecznictwo Sądu Najwyższego o stażu uprawniającym do urlopu - do okresu wypowiedzenia to zastosowanie przez analogię.

Zlecenie i działalność u tego samego pracodawcy

Od 2026 r. do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się także okresy, w których pracownik wykonywał na jego rzecz umowę zlecenia albo prowadził działalność gospodarczą - przy zleceniu: jeżeli w tym czasie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a przy działalności: jeżeli opłacono składki (potwierdza to zaświadczenie z ZUS). Wlicza się też udokumentowane okresy, w których z mocy odrębnych przepisów ubezpieczeniom nie podlegał (np. student do 26 lat na zleceniu). Według komentarzy może to wydłużyć okres wypowiedzenia: pracownik zatrudniony od 4 miesięcy, który wcześniej przez 4 lata był na zleceniu u tego samego pracodawcy, ma 3 miesiące wypowiedzenia zamiast 2 tygodni.

Pracodawcy z sektora finansów publicznych stosują ten przepis od 1 stycznia 2026 r., pozostali od 1 maja 2026 r. Okresów zlecenia i działalności nie wlicza się do okresu wypowiedzenia, który trwał w tym dniu. Pracownik zatrudniony w dniu rozpoczęcia stosowania przepisu ma 24 miesiące na udokumentowanie wcześniejszych okresów.

Do stażu wlicza się też zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana nastąpiła przez przejście zakładu pracy albo nowy pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego.

Kiedy kończy się okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się w sobotę albo w ostatnim dniu miesiąca. Dlatego okres nie trwa co do dnia 2 tygodnie czy miesiąc - zwykle jest nieco dłuższy.

Według komentarzy okres zaczyna biec od dnia następnego po doręczeniu wypowiedzenia (art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). W praktyce:

• okres tygodniowy kończy się w pierwszą sobotę po upływie pełnych tygodni: wypowiedzenie 2-tygodniowe doręczone w poniedziałek 5 stycznia 2026 r. kończy się w sobotę 24 stycznia,
• okres miesięczny kończy się w ostatnim dniu miesiąca: wypowiedzenie miesięczne doręczone 16 marca 2026 r. kończy się 30 kwietnia, a 3-miesięczne doręczone 15 stycznia - 30 kwietnia.

Sąd Najwyższy odrzucił pogląd, że okres zaczyna się dopiero od najbliższego poniedziałku albo pierwszego dnia miesiąca (wyrok z 12 lipca 2012 r., II PK 300/11). Okres biegnie od złożenia wypowiedzenia (według komentarzy - od następnego dnia), a dopiero jego koniec przypada na sobotę albo ostatni dzień miesiąca.

Kiedy złożyć wypowiedzenie

Przy okresie miesięcznym liczy się miesiąc doręczenia. Kto chce zakończyć umowę z końcem kwietnia przy 1-miesięcznym okresie, powinien doręczyć wypowiedzenie najpóźniej 31 marca. Doręczenie 1 kwietnia przesuwa koniec na 31 maja.

Wypowiedzenie przez pracownika - krok po kroku

Pracownik nie musi podawać przyczyny ani uzyskiwać zgody pracodawcy. Wypowiedzenie powinno zawierać:

• datę i miejscowość,
• dane pracownika i pracodawcy,
• oświadczenie o wypowiedzeniu umowy z oznaczeniem umowy (data zawarcia, rodzaj),
• wskazanie okresu wypowiedzenia - najlepiej także daty, w której umowa się rozwiąże przy planowanym dniu doręczenia,
• podpis pracownika.

Forma: pismo albo podpis kwalifikowany

Kodeks pracy wymaga, by wypowiedzenie każdej ze stron było złożone na piśmie. Przepis nie został zmieniony w 2026 r., gdy w innych miejscach Kodeksu „pismo” zastąpiono „postacią papierową lub elektroniczną”. Formę pisemną zachowuje dokument z podpisem własnoręcznym albo dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sąd Najwyższy uznał, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy wysłane SMS-em bez kwalifikowanego podpisu formy pisemnej nie zachowuje (wyrok z 11 kwietnia 2024 r., II PSKP 86/22). Przy wypowiedzeniu przez pracodawcę Sąd Najwyższy odniósł podpis kwalifikowany do pracowników, którzy na co dzień posługują się komunikacją elektroniczną na sprzęcie pracodawcy - wobec pozostałych potrzebna jest forma papierowa.

Wypowiedzenie złożone w innej formie - ustnie, e-mailem, skanem - według komentarzy jest skuteczne, ale wadliwe. Dla pracownika brak formy nie wiąże się z sankcją, ale utrudnia dowód, że i kiedy wypowiedzenie dotarło do pracodawcy.

Doręczenie i potwierdzenie odbioru

Wypowiedzenie jest złożone, gdy dotarło do pracodawcy tak, że mógł się zapoznać z jego treścią. Najpewniej jest wręczyć pismo osobiście w dwóch egzemplarzach i poprosić o potwierdzenie odbioru z datą na drugim egzemplarzu.

Przy wysyłce pocztą data doręczenia bywa sporna. W 2023 r. Sąd Najwyższy w trzech wyrokach różnie ocenił moment doręczenia pisma awizowanego - od dnia po awizo do upływu terminu drugiego awiza (II PSKP 112/21, I PSKP 21/22, III PSKP 14/23). Przy wypowiedzeniu, gdzie dzień doręczenia decyduje o końcu okresu, to realne ryzyko.

Cofnięcie i wcześniejszy termin

Doręczonego wypowiedzenia nie można cofnąć bez zgody pracodawcy. Strony mogą natomiast po wypowiedzeniu ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Nie zmienia to trybu: umowa nadal rozwiązuje się za wypowiedzeniem, a nie na mocy porozumienia stron (art. 36 § 6 Kodeksu pracy; wyrok SN z 6 lutego 2014 r., I PK 173/13).

Wypowiedzenie na L4 i w czasie urlopu

Pracownik może złożyć wypowiedzenie także w czasie zwolnienia lekarskiego albo urlopu. Zakaz z art. 41 Kodeksu pracy dotyczy pracodawcy: nie może on wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika ani innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Że pracownik może wypowiedzieć umowę w takich okresach, wprost przyjmuje komentarz do art. 32 Kodeksu pracy. Orzeczenia Sądu Najwyższego w tej sprawie nie znaleźliśmy.

Wypowiedzenie przez pracodawcę

Pracodawca ma więcej obowiązków. Pismo pracodawcy musi zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy, a przy umowie na czas nieokreślony i określony - także wskazywać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.

Pracownik ma 21 dni od doręczenia pisma na odwołanie do sądu pracy. Jeżeli wypowiedzenie było nieuzasadnione albo naruszało przepisy, sąd uznaje je za bezskuteczne, a gdy umowa już się rozwiązała - przywraca pracownika do pracy albo zasądza odszkodowanie.

Przed wypowiedzeniem pracodawca musi sprawdzić:

W okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługują wolne dni na poszukiwanie pracy z zachowaniem wynagrodzenia: 2 dni robocze przy okresie dwutygodniowym i miesięcznym, 3 dni przy trzymiesięcznym - także gdy pracodawca skrócił go na podstawie art. 36¹ § 1. Pracodawca może też zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia - pracownik zachowuje wtedy prawo do wynagrodzenia.

Przy okresie trzymiesięcznym, jeżeli wypowiedzenie następuje z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może skrócić okres najwyżej do 1 miesiąca. Za pozostałą część okresu pracownik dostaje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia.

Wypowiedzenie zmieniające

Zamiast rozwiązywać umowę, pracodawca może wypowiedzieć same warunki pracy lub płacy, proponując na piśmie nowe. Stosuje się do tego odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu, w tym okresy wypowiedzenia. Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków, umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli przed upływem połowy tego okresu nie złoży oświadczenia o odmowie, uważa się, że się zgodził - pismo pracodawcy powinno o tym pouczać (art. 42 Kodeksu pracy). Bez takiego pouczenia pracownik może odmówić do końca okresu wypowiedzenia.

Bez okresu wypowiedzenia i za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia to tryb wyjątkowy. Pracodawca może z niego skorzystać m.in. przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków przez pracownika, w ciągu miesiąca od dowiedzenia się o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie (art. 52). Pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec niego - przysługuje mu wtedy odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a przy umowie na czas określony - za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 55 § 1¹).

Porozumienie stron to umowa, nie jednostronne oświadczenie. Strony ustalają dowolny termin rozwiązania, bez okresu wypowiedzenia. Ma jednak inne skutki dla zasiłku dla bezrobotnych (niżej).

Odprawa, urlop, świadectwo pracy, zasiłek

Odprawa. Z ustawy o zwolnieniach grupowych przysługuje u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników przy rozwiązaniu umowy z przyczyn niedotyczących pracowników - w ramach zwolnienia grupowego albo zwolnienia indywidualnego, gdy te przyczyny są wyłącznym powodem wypowiedzenia albo porozumienia stron. Wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie przy zatrudnieniu u danego pracodawcy krótszym niż 2 lata, dwumiesięczne - od 2 do 8 lat, trzymiesięczne - ponad 8 lat, nie więcej jednak niż 15-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Przy pracodawcy zatrudniającym mniej niż 20 osób odprawy z tej ustawy nie ma.

Urlop. W okresie wypowiedzenia pracodawca może wysłać pracownika na urlop także bez jego wniosku, a pracownik jest obowiązany go wykorzystać, jeżeli pracodawca wskazał konkretne dni (wyrok SN z 19 stycznia 2017 r., I PK 40/16). Urlop bieżący - u pracownika uprawnionego do kolejnego urlopu - przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego okresu, zaległy w całości. Wniosek pracownika o urlop w okresie wypowiedzenia jest prośbą - o terminie decyduje pracodawca, a urlopu nie wolno zacząć bez jego udzielenia. Za urlop niewykorzystany do dnia rozwiązania umowy przysługuje ekwiwalent pieniężny, bez wniosku - chyba że strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w ramach kolejnej umowy z tym samym pracodawcą zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu (art. 171 § 3).

Świadectwo pracy. Pracodawca wydaje je w dniu ustania stosunku pracy, bez wniosku (a gdy z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe - przesyła lub doręcza je w ciągu 7 dni). Wniosek jest potrzebny tylko wtedy, gdy pracownik w ciągu 7 dni nawiązuje kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą. Pracownik może zażądać zamieszczenia w świadectwie informacji o wynagrodzeniu i kwalifikacjach, a na wniosek o sprostowanie świadectwa ma 14 dni od jego otrzymania.

Zasiłek dla bezrobotnych. Kto przed rejestracją w urzędzie pracy sam rozwiązał ostatni stosunek pracy za wypowiedzeniem, co do zasady nie ma prawa do zasiłku - chyba że nastąpiło to z powodu zmiany miejsca zamieszkania, pracownik rozwiązał umowę bez wypowiedzenia w trybie art. 55 § 1 lub 1¹ Kodeksu pracy albo ostatni stosunek pracy nie stanowi podstawy nabycia prawa do zasiłku. Przy rozwiązaniu za porozumieniem stron zasiłek przysługuje osobie spełniającej warunki jego nabycia dopiero po 90 dniach od rejestracji, chyba że porozumienie nastąpiło z powodu zmiany miejsca zamieszkania, upadłości, likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy.