Baza wiedzy

Poradnik krok po kroku: kto może skontrolować biuro, jak przebiega kontrola, jakie dokumenty warto mieć gotowe, jak przeprowadzić samokontrolę i co grozi za naruszenia.

Kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Wyjaśniamy, jak podpisać sprawozdanie finansowe, zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych, wniosek do KRS i jego załączniki, kiedy wystarczy skan, co z członkiem zarządu bez numeru PESEL i czego przepisy nie przesądzają przy protokołach zgromadzeń.

Po wycieku danych u dostawcy programu do fakturowania: co zrobić w pierwszych 72 godzinach, kto może żądać odszkodowania (JDG, spółki, kontrahenci), czego trzeba dowieść, jakie kwoty zasądzały sądy, na ile wiąże regulamin dostawcy i jak odpowiada biuro rachunkowe.

Czy strona biura rachunkowego musi mieć baner cookies? Wyjaśniamy art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej, które elementy strony wymagają zgody (Google Analytics, filmy z YouTube, mapy, piksele), kiedy baner nie jest potrzebny, jak powinien wyglądać i kto może nałożyć karę.

Za co główny księgowy zatrudniony na umowę o pracę odpowiada wobec pracodawcy, kiedy grozi mu osobista odpowiedzialność karna skarbowa, co zmienia pisemne przyjęcie odpowiedzialności za rachunkowość i w czym może pomóc ubezpieczenie OC oraz ochrona prawna.

Zakaz udostępniania środków osobom z list sankcyjnych dotyczy każdej firmy w UE, nie tylko banków i instytucji obowiązanych. Wyjaśniamy, kto formalnie musi sprawdzać kontrahentów, jakie dodatkowe obowiązki nakłada polska ustawa sankcyjna, jak działa reguła 50% i co zrobić po trafieniu na liście.

Unijne rozporządzenie AMLR zastąpi większość przepisów ustawy AML. Omawiamy, które obowiązki biura rachunkowego się zmienią, które zostaną po staremu i jak przygotować się do zmian bez podwójnej pracy.

Bieżące monitorowanie to obowiązek, który trwa przez całą współpracę z klientem. Wyjaśniamy, czym różni się od identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, co mówi o tym wyrok NSA z 10 września 2026 r., jak ułożyć monitorowanie w biurze krok po kroku i dlaczego warto je zautomatyzować.

Dlaczego biuro rachunkowe zbiera od klientów oświadczenia o statusie osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, dlaczego w polskich warunkach sam screening PEP może nie wystarczyć, jak wyjaśnić to klientowi i jak klient może sam sprawdzić swój status.

Krok po kroku pokazujemy, jak przygotować wewnętrzną procedurę AML dopasowaną do biura rachunkowego, wdrożyć ją w zespole i utrzymać w aktualności - tak, by sprawdziła się w kontroli i przetrwała zmianę przepisów w 2027 r.

Ocena ryzyka klienta jest jednym z podstawowych obowiązków biura rachunkowego wynikających z przepisów AML. Pokazujemy, jak ją przeprowadzić, udokumentować i aktualizować - według obecnej ustawy i z uwzględnieniem zmian od 10 lipca 2027 r.

Weryfikacja w rejestrach, listy sankcyjne, terminy przeglądów, archiwum dokumentów - pokazujemy, które obowiązki AML dobrze poddają się automatyzacji, na co uważać przy wyborze narzędzia i gdzie decyzja musi zostać po stronie człowieka.

Kiedy biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie OC, co grozi za jego brak, co naprawdę obejmuje polisa obowiązkowa, dlaczego nie chroni przy KPiR, kadrach i poradach podatkowych oraz na co zwrócić uwagę w warunkach ubezpieczenia.

Szkolenia AML są obowiązkiem każdego biura rachunkowego, także jednoosobowego. Pokazujemy, kogo trzeba przeszkolić, jak zaplanować program, jak go udokumentować i co zmieni się od 10 lipca 2027 r.

Kultura zgodności to codzienne decyzje, a nie dokument w segregatorze. Pokazujemy, jak w kilkuosobowym biurze ułożyć role, eskalację wątpliwości i kanał zgłaszania naruszeń - zgodnie z ustawą AML, ustawą o ochronie sygnalistów i AMLR.

Przychód to kwota przed odjęciem kosztów, dochód - po ich odjęciu. Wyjaśniamy, od której kwoty liczy się podatek na skali, liniowym i ryczałcie, kiedy powstaje przychód, co zmienia kasowy PIT, jak jest na etacie i czym dochód różni się od zysku.

Okresy przechowywania dokumentów w firmie i biurze rachunkowym: dlaczego dokumenty podatkowe trzyma się do przedawnienia, a nie przez 5 lat, jak liczyć terminy z ustawy o rachunkowości, co od 2026 r. przechowuje za podatnika KSeF, ile lat trzymać akta pracownicze i listy płac, dokumentację AML i co zrobić z dokumentami przy likwidacji firmy. Z tabelą terminów i przykładami.

Mechanizm podzielonej płatności w praktyce: cztery warunki obowiązkowego MPP, faktura mieszana, zaliczki, potrącenie i płatność kartą, sankcje dla nabywcy i sprzedawcy, a także zmiany od 1 stycznia 2027 r. - nowy załącznik nr 15 oparty na kodach CN i numer KSeF w komunikacie przelewu. Z orzecznictwem NSA i interpretacjami z 2025-2026 r.

VIES w praktyce: jak sprawdzić numer VAT UE kontrahenta i zachować dowód w postaci identyfikatora konsultacji, co oznacza numer nieważny i niedostępny rejestr, kiedy brak ważnego numeru nabywcy odbiera stawkę 0% przy dostawie towarów do UE, a kiedy wynik VIES wystarcza przy usługach. Z interpretacjami z 2026 r.

Biała lista podatników VAT w praktyce: kiedy przelew musi trafić na rachunek z wykazu, kiedy przepisy o wykazie nie mają zastosowania (MPP, karta, rachunek wirtualny), ile kosztuje błąd w PIT, CIT i VAT oraz jak go naprawić - ZAW-NR w 7 dni, a po terminie zwrot i ponowna zapłata. Także zmiana z 1 października 2026 r. dla biur rachunkowych.

Działalność nierejestrowana pozwala zarabiać bez firmy w CEIDG i bez ZUS, dopóki przychód w kwartale nie przekroczy 225% płacy minimalnej. Omawiamy limity na 2026 i 2027 r., podatek, VAT, faktury w KSeF, kasę fiskalną, współpracę z firmami i skutki przekroczenia limitu.

Od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4950 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 32,30 zł. Liczymy, ile to netto w różnych wariantach, ile kosztuje pracodawcę, co jeszcze zmienia się razem z płacą minimalną i jakie zmiany zasad są w planach.