Oświadczenie PEP klienta biura rachunkowego

Biuro rachunkowe musi ustalić, czy klient albo jego beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP), członkiem rodziny takiej osoby albo jej bliskim współpracownikiem. Najprostszym narzędziem jest oświadczenie klienta. Bywa ono traktowane jak formalność albo zastępowane wyłącznie sprawdzeniem nazwiska w bazie PEP. Oba podejścia mają luki, a w polskich warunkach szczególnie widoczne.

Skąd obowiązek

Ustawa AML wymaga od instytucji obowiązanych, w tym biur rachunkowych, wdrożenia procedur opartych na analizie ryzyka, które pozwolą ustalić, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Jednym z elementów takiej procedury może być oświadczenie klienta, że jest albo nie jest taką osobą, złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Ustawa określa dwa wymogi formalne:

• oświadczenie składa się w formie pisemnej lub dokumentowej - forma dokumentowa wymaga tylko, żeby oświadczenie było utrwalone i dało się ustalić, kto je złożył, więc wystarczy np. formularz elektroniczny albo wiadomość e-mail,
• oświadczenie musi zawierać klauzulę: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” Klauzula zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej.

Klauzula nawiązuje do Kodeksu karnego, który przepisy o fałszywych zeznaniach stosuje odpowiednio do fałszywych oświadczeń składanych pod rygorem odpowiedzialności karnej, jeżeli przewiduje to ustawa. W komentarzu do ustawy AML podkreśla się, że rygor karny wzmacnia wiarygodność oświadczenia. Nie warto jednak przedstawiać klauzuli klientowi jako groźby: odpowiedzialność dotyczy świadomego podania nieprawdy, a nie każdej pomyłki co do tego, czy dane stanowisko mieści się w wykazie.

Te same zasady stosuje się odpowiednio do członków rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i do osób znanych jako jej bliscy współpracownicy.

Oświadczenie to część procedury, a nie cała procedura, i nie jest obowiązkowe - Generalny Inspektor Informacji Finansowej wprost wskazuje, że przyjmowanie oświadczeń od klientów nie jest obligatoryjne. Ustawa mówi, że procedury obejmują „w tym” przyjmowanie oświadczeń, a obowiązek ustalenia statusu spoczywa na biurze, a nie na kliencie. W komentarzu do ustawy zwraca się uwagę, że większość instytucji obowiązanych opiera się wyłącznie na oświadczeniach, choć są one tylko jednym ze sposobów identyfikacji PEP. Obok nich wymienia się analizę informacji publicznie dostępnych i uzyskanych przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, publiczne rejestry oraz komercyjne bazy danych.

Kogo obejmują przepisy o PEP?

Polska ustawa definiuje trzy grupy osób:

Grupa	Kto to jest
Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne	osoba zajmująca znaczące stanowisko publiczne lub pełniąca znaczącą funkcję publiczną, z wyłączeniem stanowisk średniego i niższego szczebla. Krajowe stanowiska wymienia rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej
Członek rodziny PEP	małżonek PEP lub osoba pozostająca z nim we wspólnym pożyciu, dziecko PEP i jego małżonek lub osoba pozostająca z nim we wspólnym pożyciu, rodzice PEP
Bliski współpracownik PEP	osoba, która jest beneficjentem rzeczywistym osoby prawnej, jednostki organizacyjnej lub trustu wspólnie z PEP albo utrzymuje z PEP inne bliskie stosunki związane z działalnością gospodarczą, a także jedyny beneficjent rzeczywisty podmiotu lub trustu, o którym wiadomo, że utworzono go w celu uzyskania faktycznej korzyści przez PEP

Członek rodziny i bliski współpracownik nie są PEP w sensie definicji, ale wobec nich stosuje się odpowiednio te same zasady. Rodzeństwo nie jest członkiem rodziny w rozumieniu obecnej ustawy.

Co się zmienia, gdy klient jest PEP?

Status PEP nie oznacza odmowy obsługi. Oznacza wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego. Biuro musi:

• uzyskać akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuowanie współpracy - czyli członka zarządu, dyrektora lub pracownika, który zna ryzyko prania pieniędzy związane z działalnością biura i podejmuje decyzje mające na nie wpływ; w biurze prowadzonym jednoosobowo zadania kadry kierowniczej wykonuje sam przedsiębiorca,
• zastosować odpowiednie środki, żeby ustalić źródło majątku klienta i źródło pochodzenia wartości majątkowych, którymi obraca w ramach współpracy - pomocne bywają tu publicznie dostępne oświadczenia majątkowe, które wiele osób z wykazu ma obowiązek składać,
• intensywniej monitorować stosunki gospodarcze z klientem.

Po zakończeniu pełnienia funkcji biuro stosuje środki uwzględniające wyższe ryzyko do czasu ustalenia, że ono już nie występuje, ale nie krócej niż przez 12 miesięcy. Dotyczy to odpowiednio także członków rodziny i bliskich współpracowników byłego PEP.

Osobnej uwagi wymaga sytuacja, w której PEP nie jest klientem, lecz beneficjentem rzeczywistym klienta, np. spółki. Generalny Inspektor Informacji Finansowej wskazuje, że status PEP klienta lub jego beneficjenta rzeczywistego zobowiązuje do stosowania wobec klienta wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Podobnie przyjmuje się w opinii Biura Analiz Sejmowych. W komentarzu do ustawy zwrócono natomiast uwagę, że dodatkowe działania z art. 46 ust. 2 są dosłownie przypisane do stosunków gospodarczych z klientem będącym PEP, a nie z klientem, którego beneficjent rzeczywisty jest PEP - autorzy uznają to jednak za wadę przepisu. Ostrożne podejście to stosowanie wzmożonych środków także wtedy, gdy PEP jest beneficjentem rzeczywistym, i opisanie tego w procedurze. Więcej o tym, jak status PEP wpływa na ocenę ryzyka, piszemy w artykule Ocena ryzyka klienta - jak to zrobić krok po kroku?.

Dlaczego sam screening PEP może nie wystarczyć?

Screening polega na porównaniu danych klienta i jego beneficjentów rzeczywistych z bazą osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne. To przydatne narzędzie, ale w Polsce ma kilka ograniczeń.

Polski wykaz jest szeroki i obejmuje samorząd. Rozporządzenie wymienia ponad 200 rodzajów stanowisk. Obok ministrów, posłów i senatorów są tam m.in.:

• każdy wójt, burmistrz i prezydent miasta oraz ich zastępcy - niezależnie od wielkości gminy,
• starostowie i pozostali członkowie zarządów powiatów, marszałkowie i pozostali członkowie zarządów województw, wojewodowie i wicewojewodowie,
• prezesi i członkowie zarządów oraz przewodniczący i członkowie rad nadzorczych spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych, a także kierownictwo i rady nadzorcze przedsiębiorstw państwowych,
• kierownictwo wielu urzędów i agencji centralnych.

Klientem biura rachunkowego może więc być na przykład wójt małej gminy, jego zastępca albo członek rady nadzorczej spółki państwowej.

Części stanowisk bazy mogą nie pokazać. Wykaz obejmuje też wojsko i służby specjalne: oficerów na stanowiskach zaszeregowanych do stopni generalskich (admiralskich), szefów i zastępców szefów Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego. Dane o osobach na części tych stanowisk, zwłaszcza w służbach specjalnych, nie są jawne w takim zakresie jak dane samorządowców, więc bazy budowane ze źródeł publicznych mogą ich nie obejmować. Tu oświadczenie klienta bywa jedynym źródłem informacji. Nie jest to polska osobliwość: także unijne rozporządzenie AMLR wprost wymienia wyższych oficerów sił zbrojnych wśród osób pełniących znaczące funkcje publiczne.

Wykaz to lista funkcji, a nie lista osób. Rozporządzenie wymienia stanowiska, a nie nazwiska osób, które je zajmują, ani ich powiązania rodzinne. Bazy PEP tworzą dostawcy na podstawie dostępnych źródeł, a ich zakres i aktualność trzeba ocenić przy wyborze narzędzia. Brak trafienia w bazie nie przesądza więc, że klient nie jest PEP ani osobą z nim powiązaną.

Status się zmienia. Po wyborach samorządowych zmieniają się wójtowie, burmistrzowie i zarządy powiatów, a składy zarządów i rad nadzorczych spółek państwowych zmieniają się także w trakcie kadencji. Baza, która nie nadąża z aktualizacją, pokaże stan sprzed zmian.

Rodzin i współpracowników baza często nie widzi. Członkowie rodziny często noszą inne nazwisko niż osoba zajmująca stanowisko, a relacje biznesowe, które czynią kogoś bliskim współpracownikiem, często nie są odnotowane w publicznych źródłach. O tym, że rodzic klienta jest burmistrzem, a teść członkiem zarządu spółki państwowej, najlepiej wie sam klient.

Zbieżność nazwisk daje fałszywe trafienia. Przy popularnych nazwiskach wyszukiwanie zwraca osoby o tym samym imieniu i nazwisku, które z klientem nie mają nic wspólnego. Każde trafienie trzeba zweryfikować, a do tego potrzebne są dodatkowe dane - między innymi właśnie oświadczenie klienta.

Z drugiej strony samo oświadczenie też nie zawsze wystarczy. Klient może nie wiedzieć, że jego sytuacja spełnia definicję, może zapomnieć o zmianie albo po prostu nie powiedzieć prawdy. Status może się też zmienić w trakcie współpracy, na przykład po wyborach albo po powołaniu do rady nadzorczej.

Warto też znać argument przeciwny. W komentarzu do ustawy AML wskazuje się, że jeżeli instytucja obowiązana zasadniczo nie obsługuje osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne albo charakter jej działalności nie stwarza wyższego ryzyka związanego z takimi klientami, sprawdzanie wszystkich klientów w bazach komercyjnych można uznać za nieproporcjonalne. Wybór metody wynika więc z oceny ryzyka, a nie z jednego wzorca dla wszystkich. Biuro rachunkowe powinno jednak ocenić to rzetelnie: skoro polski wykaz obejmuje każdego wójta i burmistrza, członków zarządów powiatów oraz władze spółek państwowych, a ustawa nakazuje stosować środki także wobec ich rodzin i bliskich współpracowników, trudno zakładać, że wśród klientów lokalnego biura takich osób nie ma. Niezależnie od tego, jaką metodę biuro wybierze, uzasadnienie tego wyboru powinno znaleźć się w procedurze wewnętrznej.

Kto powinien złożyć oświadczenie?

Ustawa mówi o oświadczeniu klienta. Jeżeli biuro korzysta z oświadczeń, przy kliencie będącym osobą fizyczną, np. przedsiębiorcy prowadzącym jednoosobową działalność, oświadczenie składa on sam.

Przy spółce biuro musi ustalić status beneficjentów rzeczywistych. W praktyce najlepiej, żeby oświadczenie o własnym statusie złożył każdy beneficjent rzeczywisty osobiście. Ustawa wprost wiąże rygor karny z oświadczeniem klienta, więc oświadczenie beneficjenta rzeczywistego, który nie jest klientem, traktuj przede wszystkim jako źródło informacji. To on najlepiej wie, czy jego małżonek, dziecko, rodzic albo teść pełni funkcję z wykazu. Oświadczenie członka zarządu składane „za wszystkich” jest słabsze, bo dotyczy okoliczności, których składający może nie znać.

Zwróć też uwagę na treść wzoru. Niektóre formularze, także publikowane w literaturze branżowej, ograniczają się do pytania „jestem / nie jestem osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne”. Przepisy obejmują jednak także członków rodziny i bliskich współpracowników, dlatego oświadczenie powinno osobno pytać, czy składający jest PEP, członkiem rodziny PEP albo bliskim współpracownikiem PEP.

Jak wyjaśnić klientowi, po co jest oświadczenie?

Klienci często reagują na pytanie o status PEP zdziwieniem albo niechęcią: „przecież nie jestem politykiem”. Pomaga krótkie i rzeczowe wyjaśnienie:

• ustalenie statusu to obowiązek ustawowy biura, a nie wyraz podejrzeń wobec klienta - biuro, które zbiera oświadczenia, prosi o nie każdego klienta,
• pytanie dotyczy konkretnych stanowisk, wymienionych w przepisach, a nie każdej osoby związanej z polityką,
• odpowiedź „tak” nie oznacza odmowy współpracy - biuro stosuje wtedy dodatkowe środki, np. prosi o informacje o źródle majątku i częściej aktualizuje dane. Unijne rozporządzenie AMLR, stosowane od 10 lipca 2027 r., wskazuje wprost w motywie 98, że przepisy o PEP mają charakter prewencyjny, a nie karny, a odmowa współpracy tylko z powodu statusu PEP jest sprzeczna z rozporządzeniem,
• pytanie dotyczy też rodziny, bo przepisy obejmują małżonków i osoby pozostające we wspólnym pożyciu, dzieci i ich małżonków lub partnerów oraz rodziców osób zajmujących takie stanowiska,
• klauzula o odpowiedzialności karnej wynika wprost z ustawy i jest taka sama dla wszystkich.

Jak klient może sprawdzić swój status?

Klient nie musi znać przepisów AML, żeby rzetelnie wypełnić oświadczenie. Wystarczy, że odpowie sobie na kilka pytań.

Tekst rozporządzenia jest dostępny bezpłatnie w Internetowym Systemie Aktów Prawnych. Warto zwrócić klientowi uwagę, czego na liście nie ma. Wykaz nie obejmuje na przykład radnych gmin, powiatów i województw, sołtysów, sędziów sądów rejonowych i okręgowych ani urzędników średniego i niższego szczebla. Sędziowie sądów apelacyjnych, Sądu Najwyższego, Naczelnego Sądu Administracyjnego i Trybunału Konstytucyjnego są na liście. Brak własnej funkcji w wykazie nie zamyka sprawy: radny czy sołtys może być jednocześnie członkiem rodziny albo bliskim współpracownikiem osoby z wykazu.

Jeśli klient ma wątpliwości, czy jego stanowisko lub stanowisko członka rodziny mieści się w wykazie, lepiej je wyjaśnić przed podpisaniem oświadczenia niż złożyć je „na wszelki wypadek” z odpowiedzią przeczącą.

Wykaz jest podstawowym punktem odniesienia, ale nie rozstrzyga każdej sytuacji. Na przypadki graniczne zwraca się uwagę w komentarzu do AMLR. Naszym zdaniem warto brać je pod uwagę ostrożnościowo także dziś, bo obecna ustawa również opiera się na wykazie stanowisk: czasowe pełnienie obowiązków, zmiany organizacyjne albo funkcję o nietypowym zakresie kompetencji, która nie odpowiada wprost nazwie stanowiska z listy. Jeżeli klient na przykład czasowo pełni obowiązki osoby zajmującej stanowisko z wykazu albo jego funkcja została przekształcona, warto to z nim omówić i zapisać, jak biuro oceniło tę sytuację.

Od 10 lipca 2027 r. - AMLR

Unijne rozporządzenie AMLR wprost wymienia ustalenie statusu PEP wśród środków należytej staranności wobec klienta. Obejmuje ono klienta, jego beneficjenta rzeczywistego oraz, w stosownych przypadkach, osoby, w imieniu których lub na rzecz których prowadzona jest transakcja lub działalność. Pozostają znane obowiązki: zgoda kadry kierowniczej wyższego szczebla, ustalenie źródła majątku i środków oraz wzmocnione bieżące monitorowanie.

Warto odnotować kilka różnic w definicjach:

• rodzeństwo staje się członkiem rodziny w przypadku szefów państw i rządów, ministrów, wiceministrów i sekretarzy stanu oraz równoważnych funkcji na poziomie Unii lub w państwach trzecich; państwa członkowskie mogą ten zakres rozszerzyć,
• w przypadku szefów władz regionalnych i lokalnych unijna definicja obejmuje jednostki liczące co najmniej 50 000 mieszkańców, ale państwa członkowskie mogą ustalić niższy próg i dodawać inne znaczące funkcje publiczne,
• za PEP uznaje się członków organów administracyjnych, zarządzających i nadzorczych przedsiębiorstw kontrolowanych przez państwo, a także - jeśli są to co najmniej średnie jednostki lub grupy w rozumieniu unijnej dyrektywy o sprawozdaniach finansowych - przedsiębiorstw kontrolowanych przez władze regionalne lub lokalne. Kontrola nie musi oznaczać większości udziałów, a państwa członkowskie mogą obniżyć próg wielkości. Obecny polski wykaz obejmuje przedsiębiorstwa państwowe i spółki z udziałem Skarbu Państwa, a nie spółki komunalne. Dla lokalnego biura to istotna zmiana: członkami zarządów i rad nadzorczych większych spółek komunalnych bywają jego klienci,
• podstawą pozostają krajowe wykazy znaczących funkcji publicznych, a Komisja Europejska na ich podstawie oraz na podstawie wykazu funkcji na poziomie Unii publikuje jednolity wykaz w Dzienniku Urzędowym UE; udostępnia go także unijny urząd AMLA,
• po zakończeniu pełnienia funkcji biuro stosuje co najmniej jeden ze wzmocnionych środków należytej staranności do czasu, aż ryzyko przestanie istnieć, ale nie krócej niż przez 12 miesięcy. Dotyczy to także nowego klienta, który przychodzi do biura już po zakończeniu funkcji. Po upływie 12 miesięcy środki nie wygasają automatycznie - biuro powinno ocenić, czy ryzyko związane z dawną funkcją rzeczywiście ustało, i zapisać, na jakiej podstawie tak uznało.

AMLR będzie stosowane bezpośrednio od 10 lipca 2027 r., niezależnie od polskich przepisów. Rozporządzenie nie reguluje jednak samego oświadczenia klienta, a kształt polskiego wykazu stanowisk po 10 lipca 2027 r. zależy od krajowych przepisów dostosowujących, dlatego warto śledzić prace legislacyjne. Oświadczenie pozostanie jednak praktycznym sposobem uzyskania informacji o rodzinie i współpracownikach, których bazy często nie pokazują. Więcej o zmianach piszemy w artykule AMLR od 10 lipca 2027 r. - co zmienia się dla biur rachunkowych?.

Oświadczenie i screening w praktyce biura

Ustawa nie narzuca jednej metody ustalania statusu PEP. Poniżej przykładowy model, który łączy oświadczenie ze screeningiem. Biuro, które po ocenie ryzyka wybierze inne rozwiązanie, powinno opisać je i uzasadnić w procedurze wewnętrznej.

Jeżeli procedura biura w ogóle nie opisuje ustalania statusu PEP albo biuro dopiero ją tworzy, punktem wyjścia może być kreator procedury AML w SystemAML. Na podstawie odpowiedzi o działalności biura przygotowuje procedurę AML/CFT i analizę ryzyka, które potem uzupełnisz o elementy z listy powyżej.

O automatyzacji sprawdzania statusu PEP, list sankcyjnych i rejestrów piszemy też w artykule Narzędzia IT wspierające compliance w biurze rachunkowym - co warto zautomatyzować?.

---

Autor artykułu jest współtwórcą SystemAML.pl - narzędzia wspierającego biura rachunkowe w realizacji obowiązków AML. W SystemAML oświadczenia PEP są automatycznie wypełniane danymi klienta, a klient musi jedynie zaznaczyć odpowiedni status i podpisać oświadczenie. Niezależnie od oświadczenia system w ramach bieżącego monitoringu wykonuje niezależny screening weryfikacyjny.

Stan prawny na 28 września 2026 r.