Jak skutecznie wdrożyć procedury AML w biurze rachunkowym?

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML. W praktyce oznacza to kilka obowiązków, których nie można ograniczyć do posiadania procedury. Sama procedura jest jednak ich osią: opisuje, jak biuro rozpoznaje ryzyko, jak przyjmuje klientów, kiedy reaguje i jak to dokumentuje.

Problem w tym, że wiele procedur powstaje jako przepisany tekst ustawy uzupełniony o nazwę biura. Taki dokument formalnie istnieje, ale nie odpowiada na pytanie, które zada sobie księgowa w konkretnej sytuacji: co mam teraz zrobić?

Co musi zawierać procedura?

Ustawa wymaga wprowadzenia wewnętrznej procedury, która uwzględnia charakter, rodzaj i rozmiar działalności. Obejmuje ona w szczególności zasady:

• ograniczania i zarządzania ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
• rozpoznawania i oceny ryzyka związanego z klientem oraz aktualizacji tej oceny,
• stosowania środków bezpieczeństwa finansowego i zarządzania rozpoznanym ryzykiem,
• przechowywania dokumentów i informacji,
• przekazywania informacji i zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
• upowszechniania wiedzy o przepisach AML wśród pracowników,
• zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów AML,
• kontroli wewnętrznej lub nadzoru nad zgodnością,
• odnotowywania rozbieżności z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych oraz dokumentowania utrudnień przy ustalaniu beneficjenta rzeczywistego.

Procedura podlega bieżącej weryfikacji i w razie potrzeby aktualizacji. Zanim zacznie obowiązywać - także po każdej zmianie - musi ją zaakceptować kadra kierownicza wyższego szczebla. W małym biurze będzie to zazwyczaj właściciel.

Od czego zacząć?

Punktem wyjścia jest ocena ryzyka całego biura - dopiero na jej podstawie można opisać procedurę, która odpowiada rzeczywistej działalności. Ocenę sporządza się na piśmie lub elektronicznie, a aktualizuje w razie potrzeby, nie rzadziej niż co 2 lata.

Zanim napiszesz pierwsze zdanie procedury, ustal, jak biuro faktycznie działa: jak wygląda przyjęcie nowego klienta, kto zbiera dokumenty, gdzie trafiają, kto podejmuje decyzję o współpracy i kto zauważa nietypowe operacje. Procedura ma opisywać ten proces i go porządkować - a nie wymyślać nowy, którego nikt nie będzie stosował.

Jeśli nie chcesz zaczynać od pustej kartki, skorzystaj z kreatora procedury AML w SystemAML. Odpowiadasz w formularzu na pytania o działalność biura, a kreator przygotowuje na tej podstawie procedurę AML/CFT i analizę ryzyka oraz wzory karty klienta, oświadczenia PEP i oświadczenia beneficjenta rzeczywistego. Dokumenty dostajesz w PDF i w wersji edytowalnej, więc łatwo dopiszesz do nich to, jak naprawdę wygląda praca w Twoim biurze. Pamiętaj tylko, że wygenerowany dokument to punkt wyjścia: trzeba go przeczytać, sprawdzić z codzienną praktyką i zatwierdzić, zanim zacznie obowiązywać.

Kto odpowiada za procedurę?

Ustawa wymaga wyznaczenia pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, odpowiedzialnego za zgodność działalności biura i jego pracowników z przepisami AML. Ta sama osoba przekazuje w imieniu biura zawiadomienia do GIIF. W mniejszych biurach jest to najczęściej właściciel.

Ważne, by wyznaczenie było udokumentowane, a zakres obowiązków - jasny. Jeśli osoba odpowiedzialna ma jednocześnie pełny portfel klientów, warto realnie ocenić, ile czasu może poświęcić na AML.

Szkielet, który działa w praktyce

Dla każdego procesu opisanego w procedurze - przyjęcia klienta, aktualizacji danych, reakcji na nietypową transakcję - warto odpowiedzieć na te same pytania:

Pytanie	Przykład dla przyjęcia klienta
Co uruchamia proces?	podpisanie umowy o prowadzenie ksiąg
Kto go wykonuje?	opiekun klienta
Jakie kroki i w jakiej kolejności?	identyfikacja, beneficjent rzeczywisty, cel współpracy, ocena ryzyka
Kto podejmuje decyzję i na jakiej podstawie?	osoba odpowiedzialna za AML przy ryzyku podwyższonym
Co dokumentujemy i gdzie?	formularz przyjęcia i kopie dokumentów w teczce klienta
Co robimy, gdy coś nie pasuje?	wstrzymanie, eskalacja, ewentualna odmowa
Kiedy przegląd?	przy zmianie przepisów, oceny ryzyka lub po incydencie

Taka struktura sprawia, że procedura staje się instrukcją działania, a nie opisem przepisów. Łatwiej też na jej podstawie przygotować formularze i checklisty.

Opisz wyjątki, nie tylko typowe sytuacje

Najwięcej problemów pojawia się w przypadkach nietypowych: klient nie chce wskazać beneficjenta rzeczywistego, struktura własności prowadzi za granicę, w dokumentach księgowych pojawiają się płatności od osób niezwiązanych z działalnością. Procedura powinna wskazywać, co zrobić w takiej sytuacji, do kogo zgłosić wątpliwość i w jakim terminie trzeba ją rozstrzygnąć.

Zaplanuj ślad już na etapie projektowania

Przy każdym kroku procedury zapytaj: jaki ślad zostanie po jego wykonaniu, kto go zatwierdzi i gdzie będzie przechowywany. Dokumentacja powstająca w toku normalnej pracy - formularze, notatki z decyzji, potwierdzenia szkoleń - jest znacznie mocniejszym dowodem niż dokumenty przygotowane tuż przed kontrolą.

Compliance nie powinno być zbiorem dokumentów przygotowanych wyłącznie na potrzeby kontroli.

Wdrożenie w zespole

Procedura zaczyna działać dopiero wtedy, gdy znają ją osoby, które ją stosują. Ustawa wymaga zapewnienia udziału tych osób w programach szkoleniowych dopasowanych do charakteru i rozmiaru działalności, uwzględniających również ochronę danych osobowych.

Obowiązkowym elementem jest również wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania przez pracowników i współpracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów AML. W małym biurze może to być prosty kanał - na przykład formularz lub skrzynka - ale musi zapewniać anonimowość.

Przegląd i aktualizacja

Procedura nie ma ustawowego terminu ważności - ustawa mówi o bieżącej weryfikacji. W praktyce przegląd warto przeprowadzać co najmniej przy każdej aktualizacji oceny ryzyka biura, a także po zmianie przepisów, wprowadzeniu nowej usługi, kontroli lub incydencie, który pokazał lukę w procedurze.

Element	Co zawiera	Aktualizacja
Ocena ryzyka biura	czynniki ryzyka klientów, usług, geografii i kanałów	w razie potrzeby, nie rzadziej niż co 2 lata
Procedura wewnętrzna	zasady stosowania środków, dokumentowania i zgłaszania	bieżąca weryfikacja; każda zmiana wymaga akceptacji kierownictwa
Szkolenia	program dopasowany do biura, potwierdzenia udziału	przy zmianie przepisów lub procedury, w praktyce regularnie

Co zmieni AMLR od 10 lipca 2027 r.?

Unijne rozporządzenie AMLR zastąpi jedną „wewnętrzną procedurę” systemem wewnętrznych strategii, procedur i środków kontroli. Ich obowiązkowy zakres obejmuje m.in. ocenę ryzyka całej działalności, zarządzanie ryzykiem, należytą staranność wobec klienta (w tym ustalanie statusu osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne), zgłaszanie podejrzanych transakcji, outsourcing, przechowywanie dokumentacji i ochronę danych, monitorowanie zgodności, weryfikację reputacji przy zatrudnianiu oraz komunikację wewnętrzną.

Dla biur rachunkowych istotne są też cztery inne zmiany:

• dwie role - kierownik ds. zapewniania zgodności (na poziomie zarządzającym) i pracownik ds. zapewniania zgodności (bieżące obowiązki); w małym biurze może je pełnić jedna osoba,
• ocena ryzyka przed wprowadzeniem nowej usługi lub praktyki, w tym nowej technologii,
• ocena pracowników wykonujących zadania AML - przed rozpoczęciem pracy i okresowo,
• outsourcing z uprzednim powiadomieniem organu nadzoru.

---

Autor artykułu jest współtwórcą SystemAML.pl - narzędzia wspierającego biura rachunkowe w realizacji obowiązków AML, w tym w przygotowaniu procedury AML i oceny ryzyka.

Stan prawny na 23 września 2026 r.