Jak zbudować kulturę zgodności w małym biurze rachunkowym?

W dużej organizacji zgodność z przepisami zapewniają osobne działy, polityki i komitety. W biurze rachunkowym zatrudniającym kilka osób tego wszystkiego nie ma - i nie musi być. Są za to decyzje podejmowane codziennie: czy przyjąć klienta, o co go dopytać, czy zgłosić wątpliwość szefowi. Kultura zgodności to sposób, w jaki biuro podejmuje te decyzje, gdy nikt nie patrzy.

Zaczyna się od właściciela

Ustawa AML wymaga wyznaczenia pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, odpowiedzialnego za zgodność działalności biura, jego pracowników i współpracowników z przepisami AML. Ta sama osoba przekazuje w imieniu biura zawiadomienia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. W działalności jednoosobowej wszystkie te zadania wykonuje osoba prowadząca biuro.

GIIF wskazuje, czego oczekuje od osoby odpowiedzialnej za AML. Powinna ona:

• mieć wiedzę i doświadczenie w zakresie AML oraz znać specyfikę działalności biura,
• nadzorować i aktualizować ocenę ryzyka, procedury i zasady zgłaszania naruszeń,
• zachowywać niezależność i mieć nieograniczony dostęp do potrzebnych informacji,
• monitorować nieprawidłowości i wdrażać działania naprawcze.

Wyznaczenie warto, dla celów dowodowych, potwierdzić na piśmie albo w zakresie obowiązków pracownika.

Formalne wyznaczenie to jednak dopiero początek. Zespół bardzo szybko rozpoznaje, czy AML jest dla właściciela ważne, czy jest „papierologią”. Jeśli właściciel przyjmuje klienta mimo braku danych o beneficjencie, bo „to duże zlecenie”, żadna procedura nie przekona pracowników, że zasady obowiązują wszystkich.

Eskalacja, która nie zależy od odwagi

Najczęstsza przyczyna przeoczeń w małym biurze to wątpliwość, której nikt nie zgłosił. Księgowa zauważa, że klient zaczął otrzymywać przelewy od niepowiązanych osób, ale nie chce „robić problemu” albo nie wie, komu o tym powiedzieć.

Dobrze ułożona eskalacja odpowiada na kilka prostych pytań:

Pytanie	Przykładowa odpowiedź w biurze
Co uruchamia zgłoszenie?	każda operacja niespójna z profilem klienta, brak danych, odmowa klienta
Do kogo trafia?	do osoby odpowiedzialnej za AML - imiennie, nie „do szefa”
W jakim terminie trzeba ją rozstrzygnąć?	np. 2 dni robocze, w pilnych sprawach tego samego dnia
Co przekazuje zgłaszający?	krótki opis, dokumenty, dane klienta
Jak zapisujemy decyzję?	notatka w teczce klienta: decyzja, uzasadnienie, data, kto

Procedura wewnętrzna biura powinna to opisywać - ustawa wymaga, by określała m.in. zasady zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów AML oraz zasady kontroli wewnętrznej.

Kanał zgłaszania naruszeń

Biuro rachunkowe ma w tym zakresie dwa źródła obowiązków.

Ustawa AML wymaga wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów AML przez pracowników i inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura. Procedura określa m.in. osobę przyjmującą zgłoszenia, sposób ich odbierania, ochronę zgłaszającego przed represjami, ochronę danych osobowych, działania następcze i termin usunięcia danych ze zgłoszeń.

Ustawa o ochronie sygnalistów co do zasady nakłada obowiązek przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych na podmioty, na rzecz których pracuje co najmniej 50 osób. Próg ten nie ma jednak zastosowania do podmiotów działających w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu objętym przepisami UE wskazanymi w załączniku do dyrektywy o sygnalistach. Biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi na gruncie unijnych przepisów AML, dlatego rozsądnie jest przyjąć, że procedura zgłoszeń wewnętrznych dotyczy także małego biura.

Konflikt interesów i relacje z klientami

W małym biurze relacje z klientami bywają bliskie - znajomi, rodzina, wieloletni partnerzy biznesowi. To naturalne, ale wymaga zasad. Osoba, która ma bliską relację z klientem, nie powinna samodzielnie oceniać jego ryzyka ani decydować o reakcji na nietypowe operacje. Warto to zapisać w procedurze i poprosić zespół o zgłaszanie takich relacji.

Od 10 lipca 2027 r. to już nie tylko dobra praktyka: AMLR wymaga, by pracownik zgłaszał bliskie relacje z klientem, a wtedy nie wykonuje wobec niego zadań AML.

Kultura uczenia się zamiast zamykania spraw

Błąd albo przeoczenie to w dobrze działającym biurze okazja do poprawy, a nie tylko do zamknięcia tematu. Po każdej istotnej sytuacji - kontroli, trudnym kliencie, przeoczonym sygnale - warto zadać dwa pytania: co zawiodło i co zmieniamy? Odpowiedzią może być poprawka w procedurze, dodatkowe pytanie w formularzu, krótkie szkolenie albo zmiana podziału zadań.

Co zmieni AMLR od 10 lipca 2027 r.?

AMLR rozdziela odpowiedzialność na dwie role: kierownika ds. zapewniania zgodności z przepisami (na poziomie zarządzającym - odpowiada m.in. za zasoby) i pracownika ds. zapewniania zgodności (bieżące obowiązki, kontakt z organami, zgłoszenia). Jeżeli uzasadnia to charakter i wielkość biura, obie funkcje może pełnić ta sama osoba i można je łączyć z innymi zadaniami. W działalności prowadzonej przez jedną osobę odpowiada ona sama.

Kanał zgłoszeń będzie wynikał z dyrektywy o sygnalistach. Rozporządzenie wymaga ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłoszeń zgodnych z jej wymogami, z wyjątkiem działalności prowadzonej przez jedną osobę.

Stan prawny na 23 września 2026 r.