Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisu SkutecznyKsięgowy.pl, w jakich celach i na jakiej podstawie, komu je powierzamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Informacje te przekazujemy zgodnie z art. 13 rozporządzenia RODO.

1. Definicje

1. Administrator - FiberPay sp. z o.o., podmiot prowadzący Serwis (dane w pkt 2).
2. Dane osobowe - informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w tym adres e-mail, adres IP urządzenia i identyfikatory internetowe.
3. RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
4. PKE - ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
5. Serwis - serwis internetowy SkutecznyKsięgowy.pl dostępny pod adresem https://skutecznyksiegowy.pl.
6. Użytkownik - każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jego funkcji.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest FiberPay sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Sienna 86/47, 00-815 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000647662, NIP 7010634566, REGON 36589948900000.

Z Administratorem można skontaktować się listownie na adres siedziby, telefonicznie pod numerem +48 22 230 2622 lub pod adresem e-mail kontakt@systemaml.pl.

3. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail kontakt@systemaml.pl lub listownie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

4. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania

4.1. Korzystanie z Serwisu

Serwis udostępnia treści bez konieczności rejestracji. Podczas korzystania z Serwisu serwer automatycznie zapisuje dane techniczne: adres IP, datę i godzinę żądania, adres odwiedzanej strony, typ przeglądarki i systemu operacyjnego. Dane te przetwarzamy w celu:

• udostępniania treści Serwisu - podstawą jest niezbędność do świadczenia usługi drogą elektroniczną, z której Użytkownik korzysta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu, w tym ochrony przed nadużyciami i atakami - podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami - podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Wyszukiwarka Serwisu działa w przeglądarce Użytkownika. Wpisywane zapytania nie są przesyłane do Administratora ani zapisywane.

4.2. Newsletter

Zapis do newslettera wymaga podania adresu e-mail i wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera. Zapis jest potwierdzany przez kliknięcie linku wysłanego na podany adres (tzw. double opt-in). Przetwarzamy: adres e-mail, adres IP, datę i godzinę zapisu oraz jego potwierdzenia, a także informacje o otwarciach wiadomości i kliknięciach w linki.

Otwarcia mierzymy za pomocą niewidocznego piksela (małego obrazka) umieszczonego w wiadomości: gdy program pocztowy pobiera obrazy z wiadomości, dostawca systemu wysyłkowego odnotowuje otwarcie przez danego subskrybenta. Kliknięcia mierzymy dzięki linkom przekierowującym przez serwer dostawcy systemu wysyłkowego, który odnotowuje kliknięcie przed przejściem pod docelowy adres. Informacje te są powiązane z adresem e-mail subskrybenta. Pobranie obrazu piksela jest rejestrowane jako otwarcie, co nie musi oznaczać przeczytania wiadomości. Zablokowanie pobierania obrazów w programie pocztowym uniemożliwia pomiar otwarć do czasu ich pobrania, ale nie wyłącza pomiaru kliknięć.

• wysyłka newslettera zawierającego informacje o nowych publikacjach i zmianach w przepisach oraz o produktach i usługach Administratora oferowanych w ramach SystemAML.pl - podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w zakresie przesyłania informacji na adres e-mail - zgoda, o której mowa w art. 398 PKE;
• pomiar otwarć wiadomości i kliknięć w linki w celu oceny skuteczności newslettera, doskonalenia treści i utrzymania dostarczalności wiadomości - podstawą jest zgoda wyrażona przy zapisie do newslettera: w zakresie przechowywania informacji i uzyskiwania do nich dostępu w urządzeniu - zgoda, o której mowa w art. 399 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 400 PKE, a w zakresie przetwarzania danych osobowych z pomiaru - zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• wykazanie, że zgoda została udzielona, oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami - podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgodę można wycofać w każdej chwili, w całości albo tylko w zakresie pomiaru otwarć i kliknięć:

• rezygnacja z newslettera - przez link rezygnacji w stopce każdej wiadomości lub wiadomość na adres kontakt@systemaml.pl;
• wycofanie zgody wyłącznie na pomiar, z dalszym otrzymywaniem newslettera - przez wiadomość na adres kontakt@systemaml.pl. Kolejne wiadomości wysyłamy wtedy bez piksela i bez linków przekierowujących.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Dane o otwarciach i kliknięciach są przechowywane w systemie wysyłkowym jako część historii kontaktu subskrybenta. Po rezygnacji z newslettera usuwamy kontakt wraz z tą historią, zachowując wyłącznie dane niezbędne do wykazania udzielenia i wycofania zgody (pkt 8). Po wycofaniu zgody wyłącznie na pomiar nowe dane o otwarciach i kliknięciach nie są zbierane, a na żądanie usuwamy także dane zebrane wcześniej.

Nie podejmujemy wobec subskrybentów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

4.3. Kontakt e-mailowy

Jeżeli Użytkownik kontaktuje się z Administratorem drogą elektroniczną, przetwarzamy dane zawarte w korespondencji (w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości) w celu udzielenia odpowiedzi. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4.4. Sprawdzenie numeru VAT UE w VIES

W narzędziu Sprawdź numer VAT UE (VIES) numer VAT UE kontrahenta, a jeżeli Użytkownik je poda - także jego własny NIP oraz nazwa i miasto kontrahenta, są przesyłane po kliknięciu przycisku „Sprawdź w VIES” przez serwer Serwisu do systemu VIES Komisji Europejskiej, ponieważ VIES nie przyjmuje zapytań wprost z przeglądarki. U przedsiębiorców będących osobami fizycznymi numery te mogą być danymi osobowymi. Kod narzędzia jedynie przekazuje zapytanie i zwraca odpowiedź VIES: nie zapisuje numerów ani odpowiedzi i nie umieszcza ich w logach. Dane techniczne połączenia, w tym adres IP, przetwarzamy tak jak przy każdym korzystaniu z Serwisu (pkt 4.1), a adres IP służy także do ograniczenia liczby zapytań w krótkim czasie. Historia sprawdzeń pozostaje wyłącznie na otwartej stronie - Użytkownik może ją skopiować lub pobrać jako notatkę. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udostępnieniu narzędzia, z którego Użytkownik chce skorzystać (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Odbiorcą danych jest Komisja Europejska jako administrator VIES - zasady przetwarzania opisuje jej informacja o ochronie danych dla VIES.

5. Pliki cookie i podobne technologie

Serwis nie wykorzystuje plików cookie ani podobnych technologii do celów analitycznych, statystycznych ani marketingowych i nie korzysta z narzędzi śledzących podmiotów trzecich.

W urządzeniu Użytkownika mogą być zapisywane lub odczytywane wyłącznie informacje niezbędne do świadczenia usługi:

• pliki cookie ustawiane przez dostawcę infrastruktury (Cloudflare, Inc.) w celu ochrony Serwisu przed ruchem generowanym przez boty i atakami;
• ustawienia raportowania błędów sieciowych (Network Error Logging), które przeglądarka zapamiętuje na podstawie nagłówków przesyłanych przez dostawcę infrastruktury, aby zgłaszać mu problemy z połączeniem z Serwisem;
• dane wpisane przez Użytkownika w narzędziu Limit działalności nierejestrowanej (ewidencja sprzedaży i ustawienia formularza) - zapisywane w pamięci przeglądarki (localStorage), aby po powrocie do narzędzia ewidencja była dostępna. Dane te nie są przesyłane do Administratora ani podmiotów trzecich i pozostają w urządzeniu do czasu wyczyszczenia danych witryny w przeglądarce; wpisy można też usunąć przyciskiem „Wyczyść ewidencję”.

Zgodnie z art. 399 ust. 3 PKE przechowywanie tych informacji i dostęp do nich nie wymagają zgody, ponieważ są konieczne do dostarczenia usługi, z której Użytkownik korzysta. Użytkownik może w każdej chwili zmienić warunki przechowywania plików cookie i danych witryn w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie pamięci przeglądarki uniemożliwi jedynie zachowanie ewidencji po zamknięciu strony.

Serwis zawiera odnośniki do innych stron internetowych (np. SystemAML.pl, LinkedIn). Po przejściu na nie obowiązują zasady prywatności ich administratorów.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe powierzamy podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zawartych zgodnie z art. 28 RODO:

• GetResponse S.A., al. Grunwaldzka 413, 80-309 Gdańsk - dostawca systemu do wysyłki newslettera;
• Cloudflare, Inc. - dostawca usług hostingu, dostarczania treści i ochrony Serwisu;
• dostawcy usług IT i poczty elektronicznej wspierający Administratora w prowadzeniu Serwisu.

Dane mogą być ponadto udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi prawne i doradcze oraz organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym podmiotom do ich własnych celów marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług niektórych dostawców (w szczególności Cloudflare, Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych) może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim przypadku przekazanie odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony - na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym w ramach programu EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych

• dane techniczne i logi serwera - przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu;
• dane subskrybentów newslettera, w tym dane o otwarciach i kliknięciach - do czasu wycofania zgody (w przypadku danych z pomiaru: także zgody wyłącznie na pomiar, zgodnie z pkt 4.2), a po jej wycofaniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykazania udzielenia i wycofania zgody;
• dane z niepotwierdzonych zapisów do newslettera - do czasu ich usunięcia z systemu wysyłkowego, jeżeli zapis nie zostanie potwierdzony;
• korespondencja - przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu - do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO);
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wnioski można kierować na adres kontakt@systemaml.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku.

10. Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Podanie adresu e-mail i wyrażenie zgody są niezbędne do zapisania się do newslettera - bez nich zapis nie jest możliwy. Korzystanie z pozostałych funkcji Serwisu nie wymaga podawania danych.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych oraz wymaganie od podmiotów przetwarzających stosowania odpowiednich zabezpieczeń. Naruszenia ochrony danych zgłaszamy Prezesowi UODO i osobom, których dane dotyczą, w przypadkach wymaganych przepisami.

13. Zmiany polityki prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja obowiązuje od 8 października 2026 r.