Jak długo przechowywać dokumenty firmy - księgi, faktury, kadry i AML

„Dokumenty trzyma się pięć lat” - to najczęstsza odpowiedź i najczęstszy błąd. Pięć lat pojawia się w kilku ustawach, ale każda liczy je od innego dnia. Dokumenty podatkowe przechowuje się do przedawnienia zobowiązania, które zaczyna biec dopiero od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. W praktyce faktura z 2026 r. ujęta w rozliczeniu PIT musi być dostępna do końca 2032 r. Akta pracownicze to 10 albo 50 lat, a dokumentacja AML biura rachunkowego - 5 lat od zakończenia współpracy z klientem, a nie od daty dokumentu.

Od 2026 r. część obowiązku przejmuje KSeF: faktury wysłane do systemu przechowuje on przez 10 lat. Wyjaśniamy, jak liczyć poszczególne terminy, co nadal trzeba archiwizować samemu, kiedy przedawnienie i obowiązek przechowywania się wydłużają oraz co zrobić z dokumentami przy likwidacji firmy. Na końcu - tabela terminów do wydrukowania przy regale.

Dokumenty podatkowe: do przedawnienia, nie przez 5 lat

Ordynacja podatkowa nie podaje liczby lat. Podatnicy prowadzący księgi podatkowe - podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów przy ryczałcie, księgi rachunkowe, ewidencje VAT - przechowują je razem z dokumentami do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustawa o VAT powtarza to dla ewidencji, faktur i wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem VAT.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Kluczowy jest więc termin płatności, a nie data dokumentu ani rok, którego dotyczy rozliczenie:

Dokument	Termin płatności podatku	Przedawnienie (koniec okresu przechowywania)
Faktura z marca 2026 r. - rozliczenie VAT za marzec	27 kwietnia 2026 r. (25 kwietnia to sobota)	31 grudnia 2031 r.
Faktura z grudnia 2026 r. - rozliczenie VAT za grudzień	25 stycznia 2027 r.	31 grudnia 2032 r.
KPiR i dowody za 2026 r. - PIT (zeznanie roczne)	30 kwietnia 2027 r.	31 grudnia 2032 r.
Księgi i dowody za 2026 r. - CIT (rok podatkowy = kalendarzowy)	31 marca 2027 r.	31 grudnia 2032 r.
Ewidencja przychodów za 2026 r. - ryczałt za grudzień	20 stycznia 2027 r.	31 grudnia 2032 r.

Ta sama faktura z marca 2026 r. jest więc potrzebna do VAT do końca 2031 r., ale jako koszt w PIT lub CIT - do końca 2032 r. W praktyce dokumenty z danego roku archiwizuje się w całości do terminu najdłuższego, czyli dla 2026 r. do 31 grudnia 2032 r. Zniszczyć je można najwcześniej 1 stycznia 2033 r. - jeśli przedawnienie nie zostało wydłużone, a dokumenty nie służą rozliczeniom kolejnych lat (strata, amortyzacja, korekta VAT) i nie obowiązuje ich dłuższy termin z innej ustawy. Estoński CIT ma odrębne zasady przedawnienia, liczone m.in. od roku wypłaty zysku.

Przy ryczałcie przepisy dodają, że obok ewidencji przechowuje się dowody, na podstawie których dokonano wpisów, oraz dowody zakupu towarów. Podatnicy na karcie podatkowej przechowują kopie wystawionych rachunków i faktur przez pięć lat podatkowych od końca roku ich wystawienia.

Ewidencje prowadzone w procedurach szczególnych VAT (OSS, IOSS) oraz ewidencję podatnika, który ułatwia sprzedaż przez interfejs elektroniczny (platformę), przechowuje się 10 lat od końca roku transakcji. Sam sprzedawca korzystający z platformy tego obowiązku nie ma.

Kiedy przedawnienie - i obowiązek przechowywania - się wydłuża?

Okres przechowywania jest powiązany z przedawnieniem, więc wydłuża się razem z nim. Bieg przedawnienia nie rozpoczyna się albo ulega zawieszeniu m.in.:

• od wydania decyzji o odroczeniu terminu płatności albo rozłożeniu podatku na raty - do nowego terminu płatności albo terminu ostatniej raty,
• z dniem wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania,
• z dniem wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą zobowiązania,
• z dniem doręczenia postanowienia o przyjęciu zabezpieczenia albo zarządzenia zabezpieczenia.

Bieg przedawnienia przerywa zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony - nowy termin biegnie od dnia następującego po dniu zastosowania środka. Przerywa go też ogłoszenie upadłości - wtedy nowy termin biegnie dopiero od dnia po uprawomocnieniu się postanowienia o zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego. Szczególne zasady dotyczą zobowiązań zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym - po upływie terminu przedawnienia można je egzekwować z przedmiotu zabezpieczenia. Gdy klient ma takie zabezpieczenie, okres przechowywania dokumentów tego rozliczenia trzeba ocenić indywidualnie.

Praktyczna reguła dla biura: przed zniszczeniem dokumentów sprawdź u klienta, czy rok, którego dotyczą, nie jest objęty kontrolą, postępowaniem podatkowym albo karnym skarbowym, sporem przed sądem, ratami lub egzekucją. Sama kontrola nie zawiesza przedawnienia, ale to sygnał, żeby sprawdzić jego bieg, zanim cokolwiek zniszczysz.

W maju 2026 r. Sejm uchwalił uchylenie zawieszenia przedawnienia z powodu wszczęcia postępowania karnego skarbowego (druk nr 2288). Prezydent zawetował tę ustawę 11 czerwca 2026 r., a według serwisu Sejmu (stan na 12 października 2026 r.) Sejm nie głosował nad wetem - przepis nadal obowiązuje.

Złożenie korekty deklaracji nie wydłuża przedawnienia ani okresu przechowywania - korekta nie otwiera nowego biegu terminu (wyroki NSA z 13 grudnia 2018 r., II FSK 3416/16, i z 30 lipca 2020 r., I FSK 128/20).

Strata podatkowa, amortyzacja, korekta VAT od środków trwałych

Trzy sytuacje, w których dokumenty z jednego roku wpływają na rozliczenia kolejnych lat:

• Strata podatkowa. W sprawach CIT NSA powiązał obowiązek przechowywania dokumentów roku, w którym powstała strata, z przedawnieniem prawa do określenia tej straty - a nie z ostatnim rokiem jej odliczenia (wyroki z 14 września 2018 r., II FSK 2338/16, i z 22 czerwca 2022 r., II FSK 392/22). Uchwała siedmiu sędziów NSA z 6 listopada 2017 r. (II FPS 3/17) nie pozwala organowi wydać decyzji o wysokości straty za rok przedawniony, ale zastrzega, że organ może kontrolować sposób odliczenia straty w roku odliczenia. Dokumenty odliczenia przechowujesz więc do przedawnienia lat, w których stratę odliczono. Nasze zalecenie ostrożnościowe: do tego czasu zachowaj też zeznanie za rok straty i podstawowe dowody jej wysokości.
• Amortyzacja. Dokumenty, które ustalają wartość początkową środka trwałego, trzeba mieć do przedawnienia zobowiązania za każdy rok, w którym zaliczano odpisy do kosztów (NSA, wyrok z 5 września 2024 r., II FSK 1460/21). Dotyczy to też niezamortyzowanej wartości zaliczonej do kosztów przy sprzedaży środka trwałego. Pięć lat liczy się więc nie od zakończenia amortyzacji, lecz od końca roku, w którym minął termin płatności podatku za ostatni rok rozliczenia - przy budynku amortyzowanym 40 lat to ponad 45 lat od zakupu. Ministerstwo Finansów przypomina, że faktura z KSeF zniknie z systemu po 10 latach - przy dłuższej amortyzacji trzeba ją wcześniej pobrać i zachować poza KSeF.
• Korekta VAT od środków trwałych. Gdy odliczony VAT koryguje się przez 5 lub 10 lat, faktura zakupu jest potrzebna przez cały okres korekty i do przedawnienia rozliczenia z ostatnią korektą (interpretacja Dyrektora KIS z 23 lipca 2025 r., 0112-KDIL1-2.4012.236.2025.1.AS).

Pełna księgowość: terminy z ustawy o rachunkowości

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe mają dodatkowe, własne terminy. Liczy się je od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Minimalne okresy to:

• księgi rachunkowe - 5 lat,
• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe (z odmową podpisu i oświadczeniami członków organów, jeśli je sporządzono) - 5 lat, ale liczone od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zatwierdzono,
• karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki - przez okres wymagany przepisami emerytalnymi, rentowymi i podatkowymi, nie krócej niż 5 lat,
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych i roszczeń dochodzonych przed sądem lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym sprawę ostatecznie zakończono, spłacono, rozliczono lub przedawniono,
• dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości (polityka rachunkowości) - 5 lat od upływu jej ważności,
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - rok po upływie rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
• dowody sprzedaży detalicznej - do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok, nie krócej niż do rozliczenia osób odpowiedzialnych za towar,
• pozostałe dowody księgowe i sprawozdania wymagane ustawą - 5 lat.

Dla spółki z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu księgi za 2026 r. trzeba więc przechowywać co najmniej do końca 2031 r., a przepisy podatkowe wydłużają to do końca 2032 r. Sprawozdanie finansowe za 2026 r. zatwierdzone w czerwcu 2027 r. - co najmniej do końca 2032 r. Osobny termin, liczony od terminu płatności podatku, mają jednostki objęte opodatkowaniem wyrównawczym (globalny podatek minimalny).

Krótkie terminy z ustawy o rachunkowości (rękojmia, sprzedaż detaliczna) nie zwalniają z obowiązków podatkowych. Raporty kasowe czy faktury korygujące z reklamacji są dokumentami związanymi z rozliczeniem VAT i dochodowego, więc przechowuje się je do przedawnienia.

Ustawa pozwala przechowywać zbiory poza firmą, w podmiocie świadczącym usługi przechowywania dokumentów. Dowody księgowe można przenieść na informatyczne nośniki danych, jeżeli zapewniają trwałą i niezmienioną postać i można je wydrukować. Wyjątek: tylko w oryginale przechowuje się dokumenty przeniesienia praw do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za majątek, znaczące umowy i inne ważne dokumenty wskazane przez kierownika jednostki. Faktury muszą ponadto spełniać wymogi ustawy o VAT: łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a przechowywane elektronicznie poza Polską - dostęp on-line dla organów.

KSeF: co przechowuje system, a co nadal Ty

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane - a także faktury wystawione w trybie offline, w czasie niedostępności lub awarii KSeF, po ich przesłaniu do systemu - przechowuje Krajowy System e-Faktur przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono. Dla tych faktur nie stosuje się przepisów o samodzielnym przechowywaniu faktur przez podatnika - dotyczy to zarówno wystawcy, jak i nabywcy. Ustawa o rachunkowości przyjmuje to samo dla dowodów księgowych przechowywanych w KSeF.

10 lat zwykle wystarcza, ale nie zawsze. Ministerstwo Finansów zaleca pobranie faktur z odpowiednim wyprzedzeniem, bo po 10 latach system je usuwa. Jeżeli okres przechowywania w KSeF upłynie przed przedawnieniem zobowiązania podatkowego - np. z powodu zawieszenia biegu przedawnienia - podatnik musi zachować faktury poza systemem do końca przedawnienia. Podobnie przy terminach z ustawy o rachunkowości liczonych od rozliczenia umowy lub kredytu: gdy kończą się po 10 latach od wystawienia faktury, dowody przechowuje się w firmie.

Poza KSeF zostaje sporo dokumentów, które archiwizujesz jak dotąd:

• faktury faktycznie wystawione lub otrzymane poza KSeF, w tym zakupowe faktury zagraniczne (sam brak siedziby wystawcy w Polsce nie przesądza o wyłączeniu - liczy się też stałe miejsce prowadzenia działalności, a wyłączeni mogą korzystać z KSeF dobrowolnie),
• faktury dla konsumentów wystawione poza KSeF (przepisy pozwalają na wybór),
• faktury elektroniczne i papierowe z okresu przejściowego w 2026 r. - np. wystawiane od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r., dopóki sprzedaż udokumentowana takimi fakturami nie przekroczy w miesiącu 10 000 zł brutto, albo przy użyciu kas rejestrujących,
• faktury sprzed wejścia KSeF i paragony,
• wszystkie dokumenty, które nie są fakturą: umowy, zamówienia, protokoły odbioru, WZ, dowody zapłaty, korespondencja, ewidencje VAT i księgi.

Dokumentacja pracownicza i płacowa

Akta osobowe i dokumentacja w sprawach stosunku pracy. Pracodawca przechowuje je przez okres zatrudnienia, a potem 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł. Ta reguła obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. i wprost dotyczy stosunków pracy nawiązanych od tej daty. Dla wcześniejszych pracowników zostały stare zasady:

Pracownik zatrudniony	Okres przechowywania akt
od 1 stycznia 2019 r.	10 lat od końca roku zakończenia pracy
od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., za którego złożono raport informacyjny ZUS RIA	10 lat od końca roku złożenia raportu
od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., bez raportu ZUS RIA	50 lat od zakończenia pracy
przed 1 stycznia 1999 r.	50 lat od zakończenia pracy

Skrócenie do 10 lat dla zatrudnionych w latach 1999-2018 wymaga złożenia oświadczenia ZUS OSW i raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich takich ubezpieczonych. Przepisy szczególne mogą przewidywać dłuższe okresy - np. 50 lat dla dokumentacji osób wykonujących prace górnicze.

Przykład: pracownica zatrudniona w 2020 r. odchodzi 15 marca 2026 r. Akta przechowujesz do 31 grudnia 2036 r. Wraz ze świadectwem pracy informujesz ją o tym okresie, o możliwości odbioru akt do końca następnego miesiąca (stycznia 2037 r.) i o ich zniszczeniu, jeśli ich nie odbierze. Nieodebrane akta niszczysz w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór.

Gdy dokumentacja może być dowodem w sprawie, a pracodawca jest stroną postępowania, przechowuje ją do prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż przez podstawowe 10 lat. Gdy tylko dowiedział się o pozwie lub wszczęciu postępowania - okres wydłuża się o 12 miesięcy, po których pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w ciągu 30 dni. Jeżeli tę samą osobę zatrudnisz ponownie w okresie przechowywania, kontynuujesz dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku, w którym zakończył się ostatni stosunek pracy (przy zatrudnieniu sprzed 2019 r. - pod warunkiem złożenia raportu ZUS RIA).

Listy płac i karty wynagrodzeń. Płatnik składek przechowuje listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia pracy. Dla pracowników i zleceniobiorców okres skraca się do 10 lat od końca roku, w którym zakończyli pracę u płatnika (zgłoszeni do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r.) albo w którym złożono za nich raport informacyjny. Za osoby zgłoszone wcześniej, za które raportu nie złożono, dokumenty płacowe trzyma się 50 lat.

Godziny zleceniobiorców. Przy zleceniach objętych minimalną stawką godzinową dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia i potwierdzające te godziny przechowuje się 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Dokumenty ZUS. Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych i dokumentów korygujących przechowuje się 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS. Należności z tytułu składek przedawniają się co do zasady po 5 latach od dnia, w którym stały się wymagalne, ale ten termin też może się zawiesić lub przerwać. 5 lat dla kopii deklaracji nie oznacza, że po tym czasie można zniszczyć pozostałe dokumenty potrzebne w sporze o składki.

Dokumentacja AML biura rachunkowego

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną (usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych albo - przy księgach podatkowych i deklaracjach - świadczenie usług podatkowych), więc obok dokumentów klientów przechowuje własną dokumentację z przeciwdziałania praniu pieniędzy. Kopie dokumentów i informacje zebrane przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego (identyfikacja klienta i beneficjenta rzeczywistego, oświadczenia, ocena ryzyka) oraz dowody i ewidencje transakcji przechowuje się 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od dnia transakcji okazjonalnej. Wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji - 5 lat od dnia jej przeprowadzenia.

Uwaga na sposób liczenia: termin biegnie od dnia zakończenia współpracy, a nie od końca roku. Klient, z którym biuro rozwiązało umowę 30 czerwca 2026 r., ma dokumentację AML przechowywaną co najmniej do 30 czerwca 2031 r. Ustawa pozwala Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej zażądać przechowywania dokumentacji przez kolejny okres, do 5 lat, ale nie wobec biur rachunkowych - ustawa wprost wyłącza je z tego przepisu.

Od 10 lipca 2027 r. termin będzie wynikał z art. 77 rozporządzenia AMLR. Zostaje 5 lat od zerwania stosunków gospodarczych lub transakcji sporadycznej, ale dochodzą dwie zmiany. Termin liczy się też od odmowy nawiązania współpracy lub przeprowadzenia transakcji sporadycznej, a przechowuje się także dokumentację oceny podejrzanych transakcji - także tych, których nie zgłoszono. Po upływie 5 lat dane osobowe trzeba usunąć, chyba że inne przepisy każą je trzymać dłużej. Właściwe organy mogą w indywidualnych przypadkach zażądać dalszego przechowywania, najwyżej przez 5 lat - AMLR nie przewiduje tu wyjątku dla biur. Osobna reguła przejściowa dotyczy dokumentów związanych z postępowaniami sądowymi w sprawach prania pieniędzy toczącymi się 10 lipca 2027 r. Szerzej o zmianach piszemy w artykule AMLR od 2027 r. - co zmienia się dla biur rachunkowych.

Likwidacja firmy i koniec współpracy z biurem

Likwidacja spółki. Zbiory spółki, która zakończyła działalność przez połączenie lub przekształcenie, przechowuje jednostka kontynuująca działalność. Gdy spółkę zlikwidowano, przechowuje je wyznaczona osoba lub firma, a kierownik, likwidator albo syndyk informuje o miejscu przechowywania sąd rejestrowy (lub organ ewidencyjny) i urząd skarbowy. Ordynacja podatkowa wymaga ponadto pisemnego zawiadomienia organu podatkowego o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych najpóźniej w ostatnim dniu istnienia spółki.

Pracodawca w likwidacji lub upadłości. Likwidator lub syndyk wskazuje przechowawcę dokumentacji pracowniczej i zapewnia środki na jej przechowywanie do końca wymaganego okresu. Dokumentację przekazuje przed wykreśleniem pracodawcy z KRS lub CEIDG.

Zamknięcie jednoosobowej działalności. Obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych ciąży na podatniku - wykreślenie z CEIDG go nie kończy. Dokumenty za ostatnie lata działalności trzeba przechowywać do przedawnienia tak samo jak w trakcie jej prowadzenia.

Biuro rachunkowe. Przepisy o ryczałcie wprost pozwalają trzymać ewidencję i dowody w biurze rachunkowym, któremu powierzono jej prowadzenie, a ustawa o rachunkowości - przekazać zbiory do przechowania wyspecjalizowanej firmie. Obowiązek przechowywania ciąży jednak na podatniku. Gdy księgi rachunkowe prowadzi się poza siedzibą, kierownik jednostki zawiadamia urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w ciągu 15 dni od ich wydania. Po rozwiązaniu umowy biuro, jak każdy zleceniobiorca, powinno wydać klientowi wszystko, co dla niego uzyskało, w tym dokumenty. Umowa z biurem powinna rozstrzygać, gdzie leżą dokumenty, kto je przechowuje po rozwiązaniu umowy i jak zostaną przekazane - najlepiej z protokołem zdawczo-odbiorczym. Biuro, które po zakończeniu współpracy zatrzymuje kopie dokumentów klienta, powinno dla każdej kategorii kopii ustalić podstawę, zakres i termin. Obowiązki AML obejmują tylko dokumentację AML, a nie całe archiwum księgowe klienta; inną podstawą bywa obrona przed roszczeniami (o odpowiedzialności biura piszemy w artykule OC biura rachunkowego).

Po terminie: zniszczyć czy trzymać dalej

Przepisy podatkowe i rachunkowe podają minimalne okresy. Górną granicę wyznacza RODO: dane osobowe przechowuje się nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Dokumenty z danymi osób fizycznych - pracowników, zleceniobiorców, klientów będących osobami fizycznymi - po upływie okresu przechowywania i braku innej podstawy należy zniszczyć lub zanonimizować. AMLR mówi to wprost dla dokumentacji AML. RODO pozwala jednak przetwarzać dane m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Innym powodem dłuższego przechowywania bywa obrona przed roszczeniami. Ogólny termin przedawnienia roszczeń cywilnych to 6 lat, a dla świadczeń okresowych i roszczeń związanych z działalnością gospodarczą - 3 lata. Biegnie on co do zasady od wymagalności roszczenia, kończy się z końcem roku kalendarzowego i może zostać przerwany lub zawieszony; przepisy szczególne przewidują też krótsze terminy. Dokumenty umowy, z której może wyniknąć spór, warto zachować do upływu tych terminów, jeżeli są dłuższe od podatkowych - i opisać ten cel w polityce przechowywania.

Najprościej zrobić przegląd raz w roku, np. w styczniu: sprawdzić, które roczniki minęły, upewnić się, że nie toczy się w ich sprawie kontrola, postępowanie ani spór, zniszczyć dokumenty w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści i sporządzić protokół zniszczenia.

Tabela terminów przechowywania

Dokument	Podstawa	Minimalny okres	Liczony od
Księgi podatkowe (KPiR, ewidencja ryczałtu, ewidencje VAT) i dokumenty do nich	art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 112 ustawy o VAT	do przedawnienia - zwykle 5 lat	końca roku, w którym minął termin płatności podatku
Faktury przesłane do KSeF	art. 112aa ustawy o VAT; art. 73a ustawy o rachunkowości	10 lat w KSeF (dłużej poza KSeF, gdy przedawnienie albo termin z ustawy o rachunkowości trwa dłużej)	końca roku wystawienia
Faktury spoza KSeF	art. 112a ustawy o VAT	do przedawnienia	końca roku, w którym minął termin płatności podatku
Księgi rachunkowe, dowody księgowe, inwentaryzacja	art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości	5 lat	początku roku po roku obrotowym
Sprawozdanie finansowe	art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości	5 lat	początku roku po roku obrotowym zatwierdzenia
Umowy, kredyty, pożyczki, roszczenia, środki trwałe w budowie	art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości	5 lat	początku roku po roku ostatecznego rozliczenia
Dokumenty wartości początkowej środka trwałego	art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej; NSA, II FSK 1460/21	do przedawnienia za ostatni rok odpisów (lub rok zbycia)	końca roku, w którym minął termin płatności podatku za ten rok
Polityka rachunkowości	art. 74 ust. 2 pkt 5 ustawy o rachunkowości	5 lat	upływu jej ważności
Rękojmia i reklamacje	art. 74 ust. 2 pkt 6 ustawy o rachunkowości	1 rok (podatkowo - do przedawnienia)	upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji
Karta podatkowa - kopie rachunków i faktur	art. 24 ust. 1 ustawy o ryczałcie	5 lat podatkowych	końca roku wystawienia
Akta pracownicze (zatrudnieni od 2019 r.)	art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy	10 lat	końca roku zakończenia pracy
Akta pracownicze (zatrudnieni 1999-2018)	art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r.	10 lat po ZUS OSW i RIA, bez raportu 50 lat	10 lat: końca roku złożenia raportu; 50 lat: dnia zakończenia pracy
Listy płac i karty wynagrodzeń (pracownicy i zleceniobiorcy)	art. 125a ust. 4-4b ustawy emerytalnej	10 lat (zgłoszeni po 2018 r. lub po raporcie RIA), w pozostałych przypadkach 50 lat	10 lat: końca roku zakończenia pracy lub złożenia raportu; 50 lat: dnia zakończenia pracy
Potwierdzenia godzin zleceniobiorców (gdy obowiązuje minimalna stawka godzinowa)	art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę	3 lata	dnia wymagalności wynagrodzenia
Kopie deklaracji i raportów ZUS	art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych	5 lat	dnia przekazania do ZUS
Dokumentacja klienta i transakcji AML (biuro rachunkowe)	art. 49 ust. 1 ustawy AML; od 10.07.2027 art. 77 AMLR	5 lat (od 10.07.2027 organ może przedłużyć o kolejny okres do 5 lat)	dnia zakończenia współpracy lub transakcji okazjonalnej (od 10.07.2027 także odmowy)
Wyniki bieżącej analizy transakcji (AML)	art. 49 ust. 2 ustawy AML	5 lat	dnia przeprowadzenia analizy
Ewidencje OSS, IOSS i podmiotu ułatwiającego sprzedaż przez platformę	art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 ustawy o VAT	10 lat	końca roku transakcji

Ten artykuł przedstawia przepisy według stanu na 12 października 2026 r. Nie zastępuje porady w konkretnej sprawie - przy nietypowym biegu przedawnienia, likwidacji spółki albo sporze z pracownikiem warto skonsultować decyzję o zniszczeniu dokumentów z doradcą podatkowym lub prawnikiem.