Zadatek a zaliczka - czym się różnią, kiedy przepadają i jak je rozliczyć w VAT i PIT

Przy rezerwacji sali weselnej, zakupie samochodu czy umowie przedwstępnej kupna mieszkania jedna strona zwykle płaci część ceny z góry. Dopóki wszystko idzie zgodnie z planem, nie ma znaczenia, czy ta kwota nazywa się zadatkiem, czy zaliczką: w obu przypadkach zostanie zaliczona na poczet ceny. Różnica wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy umowa nie zostaje wykonana. Pokazujemy, kto wtedy co traci, jak zapisać wpłatę w umowie i jak ją rozliczyć w VAT oraz w podatku dochodowym. Stan prawny: 27 października 2026 r.

Najważniejsza różnica w jednym zdaniu

Zaliczka co do zasady wraca do wpłacającego, gdy umowa upada, a zadatek może przepaść albo wrócić w podwójnej wysokości - zależnie od tego, kto zawinił. Tak działa zadatek, jeżeli strony nie umówiły się inaczej: Kodeks cywilny pozwala zmienić te skutki w umowie.

	Zaliczka	Zadatek
Umowa wykonana	zaliczona na poczet ceny	zaliczony na poczet ceny
Umowy nie wykonał ten, kto zapłacił	wraca do niego	druga strona może go zatrzymać
Umowy nie wykonał ten, kto przyjął wpłatę	wraca do wpłacającego	wpłacający może żądać dwa razy tyle
Winne obie strony albo żadna, umowa rozwiązana	wraca	wraca w pojedynczej wysokości
VAT u sprzedawcy	co do zasady od dnia otrzymania wpłaty	co do zasady od dnia otrzymania wpłaty

Czym jest zadatek?

Zadatek to kwota, którą jedna strona daje drugiej przy zawarciu umowy, aby obie miały powód jej dotrzymać. Reguluje go art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeżeli jedna strona nie wykona umowy, druga może od niej odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminu. Wtedy zatrzymuje otrzymany zadatek, a jeżeli to ona go dała - może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

Sąd Najwyższy podkreśla, że zadatek jest umowną sankcją za niewykonanie zobowiązania. Strona uprawniona może go zatrzymać albo żądać jego dwukrotności nawet wtedy, gdy sama nie poniosła żadnej szkody (wyrok z 7 marca 2024 r., II CSKP 1246/22). Nie musi więc wykazywać szkody ani jej wysokości. Wystarczy, że zadatek został skutecznie dany, kontrahent nie wykonał umowy z przyczyn, za które odpowiada, a ona sama odstąpiła od umowy.

Jeżeli wszystko pójdzie zgodnie z planem, zadatek nie przepada, tylko staje się częścią zapłaty: zalicza się go na poczet świadczenia strony, która go dała, zwykle na poczet ceny. Gdy nie da się go zaliczyć, np. bo wpłacający nie miał nic płacić, zadatek wraca.

Czym jest zaliczka?

W Kodeksie cywilnym nie ma definicji zaliczki. To po prostu część ceny zapłacona z góry, która nie daje żadnej ze stron dodatkowych uprawnień. Gdy umowa upada - bo strona od niej odstąpi, strony ją rozwiążą albo nie da się jej wykonać - zaliczka co do zasady wraca do wpłacającego, nawet jeżeli to on się wycofał. Odbiorca nie ma już podstawy, by ją zatrzymać, więc musi oddać pieniądze jako świadczenie nienależne.

Nie oznacza to, że wycofanie się z umowy jest bezkarne. Poszkodowana strona może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, czyli tak jak przy każdym niewykonaniu umowy. Musi jednak udowodnić szkodę i jej wysokość, czego przy zadatku robić nie trzeba.

Kto co traci, gdy umowa nie zostanie wykonana?

Najwięcej nieporozumień budzi to, kiedy zadatek przepada. Weźmy umowę przedwstępną, czyli umowę, w której strony zobowiązują się zawrzeć w przyszłości umowę sprzedaży samochodu za 60 000 zł. Kupujący wpłacił przy niej 6000 zł zadatku.

Zadatek wraca w pojedynczej wysokości w trzech sytuacjach: gdy strony rozwiążą umowę za porozumieniem, gdy za niewykonanie nie odpowiada żadna ze stron i gdy odpowiadają obie. Sąd Najwyższy wyjaśnił, że zatrzymać zadatek albo żądać podwójnej kwoty można tylko wtedy, gdy wyłączną odpowiedzialność za niewykonanie umowy ponosi druga strona (wyrok z 12 maja 2005 r., V CK 577/04).

Zadatek nie przepada sam z siebie. Strona, która chce go zatrzymać albo żądać podwójnej kwoty, musi złożyć drugiej stronie oświadczenie o odstąpieniu od umowy - najlepiej na piśmie, z dowodem doręczenia, bo co do formy tego oświadczenia sądy nie są zgodne (wyrok SN z 20 stycznia 2016 r., V CSK 293/15).

Od kiedy można zatrzymać zadatek

Odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek albo zażądać podwójnej kwoty można dopiero wtedy, gdy minie termin wykonania umowy, a druga strona jej nie wykona (wyroki SN z 15 października 2008 r., I CSK 101/08, i z 13 września 2018 r., II CSK 747/17). Jeżeli druga strona tylko zapowiada, że umowy nie wykona, na zatrzymanie zadatku albo żądanie podwójnej kwoty jest jeszcze za wcześnie. Wprawdzie przy umowach wzajemnych, czyli takich, w których każda ze stron ma coś świadczyć drugiej, np. przy sprzedaży, można odstąpić od umowy przed terminem, gdy druga strona oświadczy, że jej nie wykona (art. 492¹ Kodeksu cywilnego). Umowa przedwstępna nie jest jednak umową wzajemną (wyrok SN z 15 kwietnia 2003 r., V CKN 74/01). Nie znaleźliśmy też orzeczenia, które przesądzałoby, czy po takim odstąpieniu zadatek przepada albo wraca w podwójnej wysokości.

Co jednak, gdy umowa w ogóle nie podaje daty? Jeżeli umowa przedwstępna nie wskazuje terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, czyli tej właściwej, np. sprzedaży, termin ten wyznacza strona, która może żądać jej zawarcia. Gdy w ciągu roku od podpisania umowy przedwstępnej nikt tego nie zrobi, zawarcia umowy nie można już żądać. Nie znaleźliśmy orzeczenia, które rozstrzygałoby, co dzieje się wtedy z zadatkiem, dlatego termin najlepiej wyznaczyć na piśmie, z zapasem czasu na umówienie notariusza. Inaczej jest przy zwykłej umowie bez terminu wykonania: najpierw trzeba wezwać drugą stronę do jej wykonania, a ta powinna ją wykonać niezwłocznie po wezwaniu.

Kiedy strona odpowiada za niewykonanie umowy

Sam upływ terminu nie wystarczy. O losie zadatku decyduje też to, kto odpowiada za to, że umowy nie wykonano. Odpowiada ten, kto w umówionym dniu nie przychodzi do notariusza, choć druga strona była gotowa podpisać umowę (wyrok SN z 20 stycznia 2016 r., V CSK 293/15). O winie może świadczyć także zupełna bierność. Sprzedawca, który przyjął zadatek i do umówionego terminu nie zrobił nic, żeby uregulować sprawy spadkowe, musiał zapłacić podwójny zadatek (wyrok SN z 18 maja 2000 r., III CKN 245/00). Inaczej było w sprawie, w której strony zawarły kolejną umowę przedwstępną z nowym terminem, choć obie wiedziały o toczącej się sprawie spadkowej. Sąd uznał, że za niedochowanie terminu nie odpowiada żadna z nich albo odpowiadają obie, więc zadatek wrócił w pojedynczej wysokości (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 5 lutego 2019 r., I ACa 518/18).

Częsty problem to odmowa kredytu. Co do zasady to ryzyko kupującego, chyba że strony uzależniły w umowie zakup od uzyskania kredytu (wyrok SN z 20 stycznia 2016 r., V CSK 293/15; wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 17 marca 2022 r., I AGa 69/21). Oba te wyroki dotyczyły transakcji przedsiębiorców i inwestorów, więc gdy mieszkanie na kredyt kupuje osoba prywatna, sąd może ocenić sytuację inaczej. Jeżeli strony wpisały do umowy klauzulę kredytową, rozstrzyga jej treść. Sąd Najwyższy uznał, że kupującej nie można przypisać odpowiedzialności, gdy strony uzależniły zakup od kredytu, a bank nie wypłacił go przed zawarciem umowy przyrzeczonej (wyrok z 7 kwietnia 2004 r., IV CK 212/03). Gdy klauzula wymaga udokumentowania odmowy, kupujący musi ją wykazać, np. pismem banku (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 18 maja 2016 r., V ACa 779/15).

W sporze o to, kto zawinił, sąd rozstrzyga na podstawie dowodów. Strona, której zarzuca się niewykonanie umowy przedwstępnej, może się bronić, wykazując, że była gotowa zawrzeć umowę przyrzeczoną albo że przeszkodziły jej okoliczności, za które nie odpowiada (wyrok SN z 15 kwietnia 2003 r., V CKN 74/01). Kto z kolei żąda zwrotu zadatku, twierdząc, że nikt nie zawinił albo zawiniły obie strony, musi te okoliczności wykazać (wyrok SN z 6 lutego 2013 r., V CSK 162/12).

Symulator: kto zatrzyma wpłatę, a kto ją odzyska

W symulatorze poniżej możesz sprawdzić, jak te zasady działają w konkretnej sytuacji. Uwzględniliśmy w nim także kwestie opisane w dalszej części artykułu: nazwę i termin wpłaty, przedawnienie, umowę z konsumentem, opłatę rezerwacyjną u dewelopera i skutki podatkowe. Przy każdym kroku zobaczysz przepis albo wyrok, z którego wynika skutek, a sprawy sporne albo nierozstrzygnięte w orzecznictwie oznaczyliśmy osobno.

Symulator: co się stanie z wpłatą

Wybierz swoją sytuację - wynik zmienia się od razu.

Wpłata z góry (zł)Cała cena (zł)

Kto z kim zawiera umowę

Firma i firmaFirma i konsumentOsoby prywatneDeweloper i nabywca mieszkania

Jak umowa nazywa wpłatę

ZadatekZaliczkaNiejasno, np. „przedpłata”

Kiedy wpłacono

Przy podpisaniu umowyPóźniej, w terminie z umowyPóźniej, umowa nie podaje terminuPo terminie z umowy

Jaka to umowa

Przedwstępna - umowę właściwą strony zawrą późniejZwykła umowa sprzedaży lub usługi

Co się stało z umową

Umowę wykonanoKupujący się wycofałSprzedawca nie wykonał umowyZawiniły obie stronyNikt nie odpowiada, np. pożarRozwiązanie za porozumieniem

Dlaczego kupujący nie wykonał umowy

Zmiana decyzji albo niestawienie się do podpisania umowyBrak kredytu

Czy umowa wskazuje termin zawarcia umowy właściwej

Tak, termin minąłTak, ale jeszcze nie minąłNie wskazuje

Co wybiera sprzedawca

Odstępuje od umowyŻąda wykonania umowyŻąda odszkodowania bez odstąpienia

Zadatek

Sprzedawca może odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu i zatrzymać 6000 zł.

wpłacającyKupującytraci 6000 zł

6000 złzostaje u sprzedawcy

przyjmujący wpłatęSprzedawcazatrzymuje 6000 zł

Ścieżka rozstrzygnięcia

1. Zadatek dany przy zawarciu umowyart. 394 § 1 KC
2. Termin minął bez wykonania umowy: od tej chwili można odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminuI CSK 101/08; II CSK 747/17
3. Kto nie przyszedł podpisać umowy, choć druga strona była gotowa, odpowiada za jej niezawarcieV CSK 293/15
4. Za niewykonanie umowy odpowiada wyłącznie kupującyart. 394 § 1 KC; V CK 577/04
5. Zadatek jest umowną sankcją: szkody ani jej wysokości nie trzeba wykazywaćII CSKP 1246/22
6. Skutek następuje dopiero po złożeniu drugiej stronie oświadczenia o odstąpieniu. Sądy różnią się co do jego formy, więc najlepiej złożyć je na piśmieart. 77 § 2 i 3 KC; V CSK 293/15

Co zrobić

Oświadczenie o odstąpieniu od umowy, najlepiej na piśmie i z dowodem doręczenia.

Bezpieczniej odstąpić przed upływem roku od dnia, w którym miała zostać zawarta umowa przyrzeczona. SN raz uznał prawo zatrzymania zadatku za nieograniczone terminem, a raz wiązał odstąpienie z przedawnieniem roszczenia o wykonanie umowyart. 390 § 3 KC; I CSK 476/17; II CSK 747/17; SA Warszawa VI ACa 718/14

O tym, kto zawinił, w sporze rozstrzyga sąd na podstawie dowodów. Strona, której zarzuca się niewykonanie umowy, może wykazać, że była gotowa ją wykonać albo że przeszkodziły jej okoliczności, za które nie odpowiada (V CKN 74/01).

Czy po odstąpieniu można żądać jeszcze odszkodowania ponad zadatek, jest sporne (I CSK 149/11). Strony mogą to rozstrzygnąć w umowie, np. zastrzegając obok zadatku karę umowną (II CSKP 1246/22).

W podatkach

Kupujący

• utracony zadatek nie jest kosztem podatkowymart. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 56 ustawy o CIT
• korekta VAT odliczonego z faktury zaliczkowejDKIS 0114-KDIP4-3.4012.44.2025.2.APR

Sprzedawca

• VAT od wpłaty w okresie jej otrzymania, faktura zaliczkowa w KSeFart. 19a ust. 8 ustawy o VAT; art. 106b ust. 1 pkt 4
• przychód w dniu zatrzymania zadatkuII FSK 3498/15
• korekta VAT od zatrzymanego zadatku bez jego zwrotu jest sporna: NSA wymagał zwrotu, Dyrektor KIS i WSA w Warszawie dopuścili korektęI FSK 2075/19; III SA/Wa 1327/25

Zamiast zadatku można żądać odszkodowania

Zadatek daje uprawnienie, ale nie obowiązek. Strona, której kontrahent nie wykonał umowy, nie musi od niej odstępować. Może żądać wykonania umowy na zasadach ogólnych (wyrok SN z 13 lutego 2002 r., IV CKN 672/00) albo odszkodowania. Przy umowie przedwstępnej sądowe żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej jest możliwe tylko wtedy, gdy umowa przedwstępna ma formę wymaganą dla umowy przyrzeczonej, np. akt notarialny przy nieruchomości (art. 390 § 2 Kodeksu cywilnego).

Sąd Najwyższy przyjął, że strona, która nie odstąpiła od umowy, może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. Takie odszkodowanie nie jest ograniczone do kwoty zadatku ani do jego podwójnej wysokości (uchwała z 25 czerwca 2009 r., III CZP 39/09). Ta droga ma sens, gdy szkoda jest dużo wyższa niż zadatek, ale wymaga jej udowodnienia. Przy umowie przedwstępnej odszkodowanie bez odstąpienia obejmuje jednak co do zasady tylko to, co strona straciła, licząc na zawarcie umowy przyrzeczonej, np. koszty notariusza czy wyceny - chyba że strony określiły w umowie zakres odszkodowania inaczej (art. 390 § 1 Kodeksu cywilnego; wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 17 marca 2022 r., I AGa 69/21).

Sporne jest natomiast, czy strona, która odstąpiła od umowy i zatrzymała zadatek, może jeszcze żądać odszkodowania ponad jego kwotę. Sąd Najwyższy zauważył, że w tej kwestii nie są zgodni ani sędziowie, ani komentatorzy (wyrok z 14 grudnia 2011 r., I CSK 149/11). Trzeba więc liczyć się z wyborem: albo zadatek, albo odszkodowanie. Strony mogą to rozstrzygnąć w umowie - Sąd Najwyższy dopuścił połączenie zadatku z karą umowną (wyrok z 7 marca 2024 r., II CSKP 1246/22).

Ile jest czasu na odstąpienie i zwrot

Roszczenia z umowy przedwstępnej, w tym o zapłatę podwójnego zadatku, przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym miała zostać zawarta umowa przyrzeczona (art. 390 § 3 Kodeksu cywilnego; uzasadnienie uchwały SN z 21 listopada 2006 r., III CZP 102/06). Roszczenie o podwójny zadatek przedawnia się więc po roku, dlatego odstąpienie i wezwanie do zapłaty trzeba złożyć w tym czasie.

Sądy różnie oceniają natomiast, czy w tym samym czasie trzeba odstąpić, żeby zatrzymać otrzymany zadatek. Sąd Najwyższy uznał prawo zatrzymania za nieograniczone terminem i zaakceptował odstąpienie złożone prawie cztery lata po terminie (wyrok z 6 grudnia 2017 r., I CSK 476/17). W innej sprawie, dotyczącej umowy warunkowej sprzedaży, przyjął jednak, że po przedawnieniu roszczenia o wykonanie umowy odstąpić już nie można (wyrok z 13 września 2018 r., II CSK 747/17). Tak samo orzekł Sąd Apelacyjny w Warszawie (wyrok z 10 marca 2015 r., VI ACa 718/14). Bezpieczniej odstąpić w ciągu roku.

Sądy nie są natomiast zgodne co do tego, czy po roku przedawnia się także roszczenie o zwrot zadatku w pojedynczej wysokości, np. po rozwiązaniu umowy. Sąd Najwyższy i większość sądów apelacyjnych przyjmują, że tak (np. wspomniany wyrok I CSK 476/17). Sąd Apelacyjny w Katowicach uznał jednak taki zwrot za świadczenie nienależne, które przedawnia się na zasadach ogólnych (wyrok z 5 lutego 2019 r., I ACa 518/18). W tamtej sprawie oznaczało to 10 lat. Dziś ogólny termin z art. 118 Kodeksu cywilnego to 6 lat, a przy roszczeniach związanych z działalnością gospodarczą 3 lata, z końcem roku kalendarzowego. Bezpieczniej liczyć rok. Roszczenie o zwrot zaliczki przedawnia się natomiast na zasadach ogólnych, także gdy wpłacono ją przy umowie przedwstępnej (uchwała SN z 8 marca 2007 r., III CZP 3/07).

Przy zwykłej umowie sprzedaży lub usługi roczny termin nie obowiązuje. Roszczenia przedawniają się na zasadach ogólnych, a od umowy trzeba odstąpić, zanim przedawni się roszczenie o jej wykonanie (wyrok SN z 13 września 2018 r., II CSK 747/17). Przepisy szczególne przewidują czasem krótsze terminy, np. dwuletnie przy umowie o dzieło i przy niektórych usługach (art. 646 i 751 Kodeksu cywilnego).

Nazwa wpłaty nie zawsze decyduje

Do zastrzeżenia zadatku nie są potrzebne żadne formułki. O tym, czy wpłata jest zadatkiem, decyduje to, co strony uzgodniły, a nie sam tytuł przelewu. W jednej ze spraw Sąd Najwyższy ustalał, co strony rozumiały przez słowo „zadatek”, na podstawie treści całej umowy i ich zachowania po jej zawarciu (wyrok z 31 maja 2019 r., IV CSK 163/18).

Ma to znaczenie zwłaszcza przy niejasnych umowach. Słowo „zaliczka” bez innych wskazówek przemawia za tym, że to zwykła zaliczka. Ogólne słowo „przedpłata” niczego nie przesądza. Gdy kwotę wpłacono przy zawarciu umowy, a nie da się ustalić, co strony miały na myśli, sąd może przyjąć zadatek, bo art. 394 Kodeksu cywilnego służy wtedy jako reguła tłumaczenia umowy (wyrok SN z 16 listopada 2017 r., V CSK 79/17).

Najbezpieczniej napisać w umowie wprost: „kwota … zł stanowi zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego” albo „kwota … zł stanowi zaliczkę na poczet ceny i podlega zwrotowi, jeżeli umowa nie zostanie wykonana”.

Kiedy wpłacić zadatek i ile może wynosić

Zadatek daje się przy zawarciu umowy. Strony mogą umówić się na późniejszą wpłatę, ale wtedy muszą wskazać w umowie jej termin. Według Sądu Najwyższego zadatek, którego nie wręczono przy zawarciu umowy ani w terminie wskazanym w umowie, został zastrzeżony nieskutecznie (wyrok z 16 listopada 2017 r., V CSK 79/17). Pieniądze wpłacone później nie dają wtedy uprawnień z art. 394 i są w praktyce zwykłą zaliczką. Przy wpłacie wyraźnie późniejszej niż podpisanie umowy warto też napisać wprost, że kwota ma skutki zadatku.

Przepisy nie ograniczają wysokości zadatku. Może przekroczyć nawet połowę ceny (wyrok SN z 12 maja 2005 r., V CK 577/04). Sąd nie może też obniżyć zadatku, który uważa za wygórowany - inaczej niż przy karze umownej. Wyjątkowo zatrzymanie rażąco wysokiego zadatku może zostać uznane za nadużycie prawa (art. 5 Kodeksu cywilnego; wyroki SN z 13 lutego 2002 r., IV CKN 672/00, i z 7 marca 2024 r., II CSKP 1246/22).

Zadatek w umowie z konsumentem

Przedsiębiorca może pobrać zadatek także od konsumenta, np. przy rezerwacji usługi. Musi jednak pamiętać o dwóch ograniczeniach.

Pierwsze to prawo odstąpienia od umowy zawartej przez internet, telefon albo poza lokalem przedsiębiorstwa. Konsument może odstąpić od takiej umowy bez podawania przyczyny w ciągu 14 dni, a przy umowie zawartej podczas nieumówionej wizyty w jego domu lub na wycieczce - w ciągu 30 dni. Przy usłudze termin liczy się od zawarcia umowy, a przy towarze od jego odbioru. Jeżeli przedsiębiorca nie poinformował konsumenta o tym prawie, czas na odstąpienie wydłuża się o 12 miesięcy. Po odstąpieniu umowę uważa się za niezawartą. Przedsiębiorca musi zwrócić wszystkie płatności konsumenta niezwłocznie, najpóźniej w 14 dni od otrzymania jego oświadczenia. Nie może więc zatrzymać zadatku, bo nie dochodzi do niewykonania umowy - z mocy ustawy umowy po prostu nie ma.

Prawa odstąpienia nie ma jednak przy części usług, w których umowa wskazuje dzień lub okres ich wykonania. Chodzi m.in. o noclegi inne niż na cele mieszkalne, gastronomię, wynajem samochodów oraz wydarzenia rozrywkowe, sportowe i kulturalne. Tam zadatek działa na zasadach ogólnych.

Drugie ograniczenie to klauzule niedozwolone, czyli postanowienia, które nie wiążą konsumenta, bo są sprzeczne z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają jego interesy. Taką klauzulą może być np. zapis, który pozwala zatrzymać zadatek tylko przedsiębiorcy, albo zapis, który każe konsumentowi zapłacić rażąco wygórowaną kwotę za rezygnację. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) nie kwestionuje samego pobierania zadatku. W komunikacie z 2014 r. zwrócił jednak uwagę, że zadatek nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy.

Zadatek i zaliczka w VAT

Dla VAT nazwa wpłaty nie ma znaczenia. Ustawa o VAT wymienia obok siebie zaliczkę i zadatek, a skutek jest ten sam: jeżeli sprzedawca dostaje pieniądze przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, musi rozliczyć VAT od otrzymanej kwoty w okresie, w którym ją otrzymał. Wyjątkiem są m.in. dostawy mediów i najem, w których VAT rozlicza się co do zasady według daty wystawienia faktury.

Przy sprzedaży firmie sprzedawca dokumentuje wpłatę fakturą zaliczkową, a konsumentowi wystawia ją na jego żądanie. Fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca. Nie trzeba jej wystawiać, gdy wpłata i wykonanie dostawy lub usługi przypadają w tym samym miesiącu - wystarczy wtedy faktura końcowa.

Od 2026 r. faktury, także zaliczkowe, wystawia się co do zasady w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Nie dotyczy to m.in. faktur dla konsumentów. Do końca 2026 r. drobni wystawcy, których faktury nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto w miesiącu, mogą jeszcze wystawiać je poza KSeF.

Gdy umowa nie dojdzie do skutku

Jeżeli sprzedawca zwraca zaliczkę albo zadatek, wystawia fakturę korygującą i zmniejsza VAT do zapłaty. Trudniej jest, gdy zadatek zatrzymuje.

Zatrzymany zadatek nie jest zapłatą za towar ani usługę, tylko ryczałtowym odszkodowaniem, więc sam w sobie nie podlega VAT. Tak orzekł Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie francuskiego hotelu (wyrok z 18 lipca 2007 r., C-277/05). Spór dotyczy tego, czy sprzedawca może wtedy skorygować VAT zapłacony wcześniej od zadatku, skoro pieniędzy nie oddał:

• Naczelny Sąd Administracyjny dwukrotnie uznał, że warunkiem korekty jest zwrot zadatku (wyroki z 15 lutego 2019 r., I FSK 2355/18, i z 25 stycznia 2024 r., I FSK 2075/19). Tak samo orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku (wyrok z 15 października 2025 r., I SA/Gd 212/25).
• Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej dopuszcza korektę bez zwrotu, bo zatrzymany zadatek pełni funkcję odszkodowawczą - np. w interpretacjach z 28 maja 2024 r. (0112-KDIL1-1.4012.155.2024.3.HW) i z 18 czerwca 2026 r. (0114-KDIP1-1.4012.360.2026.1.MM). Podobnie uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 14 stycznia 2026 r. (III SA/Wa 1327/25).

Kto chce skorygować VAT od zatrzymanego zadatku bez jego zwrotu, musi się liczyć z tym, że organ podatkowy powoła się na wyroki NSA. Bezpieczniej jest najpierw uzyskać własną interpretację indywidualną, czyli odpowiedź Dyrektora KIS na pytanie o konkretną sytuację, która chroni tego, kto się do niej zastosuje.

Działać musi też nabywca. Firma, która odliczyła VAT z faktury zaliczkowej, powinna to odliczenie skorygować, gdy transakcja nie dojdzie do skutku - nawet jeżeli zadatek przepadł (interpretacja Dyrektora KIS z 17 kwietnia 2025 r., 0114-KDIP4-3.4012.44.2025.2.APR).

Inaczej Dyrektor KIS ocenia opłatę rezerwacyjną u dewelopera. W chwili wpłaty traktuje ją jak kaucję, czyli zabezpieczenie, a nie zapłatę za lokal, więc deweloper nie rozlicza od niej VAT. Nie rozlicza go również wtedy, gdy opłatę zwraca albo, jeśli umowa to przewiduje, zatrzymuje jako odszkodowanie, bo klient z własnej winy nie zawarł umowy (interpretacja z 8 maja 2023 r., 0114-KDIP4-1.4012.162.2023.1.RMA). VAT trzeba rozliczyć dopiero wtedy, gdy opłata zostaje zaliczona na cenę. Według jednej z interpretacji dzieje się to przy zawarciu umowy deweloperskiej (interpretacja z 19 czerwca 2026 r., 0114-KDIP1-1.4012.297.2026.1.MKA). Według innej dopiero wtedy, gdy bank zwolni środki z rachunku powierniczego, czyli specjalnego rachunku, który chroni wpłaty nabywców (interpretacja z 19 lipca 2024 r., 0114-KDIP1-1.4012.293.2024.2.AKA).

Zadatek i zaliczka w PIT i CIT

W podatku dochodowym przedsiębiorcy wpłata na poczet dostawy towaru lub usługi, która zostanie wykonana w kolejnych okresach sprawozdawczych, nie jest przychodem. Dotyczy to i zaliczki, i zadatku. Przychód powstaje dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca wykona dostawę lub usługę.

Inaczej jest z zatrzymanym zadatkiem. Według NSA i organów podatkowych przychód powstaje w dniu, w którym sprzedawca zachowuje zadatek, bo umowa ostatecznie nie doszła do skutku (wyrok NSA z 15 grudnia 2017 r., II FSK 3498/15; interpretacja Dyrektora KIS z 22 czerwca 2020 r., 0111-KDIB1-1.4010.107.2020.2.NL). U osoby prywatnej, np. sprzedającej mieszkanie, to przychód z innych źródeł opodatkowany według skali podatkowej (interpretacja z 27 maja 2025 r., 0115-KDIT3.4011.383.2025.1.JS). NSA uznał zatrzymany zadatek za przychód z innych źródeł nawet u przedsiębiorcy, który zatrzymał go przy sprzedaży nieruchomości (wyrok z 14 grudnia 2016 r., II FSK 2258/16).

Gdy kupujący otrzyma od sprzedającego zadatek w podwójnej wysokości, np. zasądzony przez sąd, zwrot jego własnej wpłaty jest neutralny podatkowo. Druga połowa, czyli nadwyżka ponad to, co wpłacił, jest jego przychodem z innych źródeł (interpretacja z 26 czerwca 2026 r., 0114-KDIP3-1.4011.510.2026.1.MZ).

Utracony zadatek nie jest kosztem podatkowym. W ustawach o PIT i CIT wprost wyłączono z kosztów straty powstałe w wyniku utraty przedpłat, zaliczek i zadatków, jeżeli umowa nie została wykonana. Według organów podatkowych wyłączenie dotyczy strony, która przedpłatę straciła, bez względu na to, kto zawinił - także wtedy, gdy kontrahent nie wykonał umowy i nie oddał pieniędzy (interpretacja z 26 maja 2025 r., 0112-KDIL2-2.4011.296.2025.1.WS).

Co wpisać do umowy

Gdy jedna ze stron zwleka ze zwrotem zaliczki albo zadatku, druga może żądać odsetek. Należą się od dnia, w którym zwrot powinien nastąpić - zwykle po wezwaniu do zapłaty, a przy rozwiązaniu umowy od dnia rozwiązania. Jeżeli umowa nie przewiduje innej stopy, są to odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 455 i 481 Kodeksu cywilnego). Ich wysokość można sprawdzić w kalkulatorze odsetek ustawowych.