Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - kiedy przysługuje i jak go obliczyć

Gdy umowa o pracę się kończy, a pracownikowi zostały jeszcze dni urlopu, pracodawca musi za nie zapłacić. Ta wypłata to ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Na przykładach pokazujemy, jak ustalić liczbę dni i kwotę oraz do kiedy pracodawca musi ją wypłacić. Każde wyliczenie można powtórzyć w naszym kalkulatorze. Stan prawny: 26 października 2026 r.

Kiedy przysługuje ekwiwalent?

Zasadą jest urlop w naturze, czyli wolne dni, a nie pieniądze. Pracownik nie może zrzec się urlopu ani „sprzedać” go pracodawcy w trakcie zatrudnienia. Wyjątkiem jest urlop, którego pracownik nie wykorzystał, bo umowa się skończyła: została rozwiązana albo wygasła, np. ze śmiercią pracodawcy będącego osobą fizyczną. Za te dni pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny.

Nie ma znaczenia, kto zakończył umowę i w jaki sposób. Ekwiwalent należy się zarówno po wypowiedzeniu złożonym przez którąkolwiek stronę, jak i po porozumieniu stron, rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia czy upływie czasu, na który zawarto umowę. Sąd Najwyższy wyjaśnił, że prawo do ekwiwalentu powstaje wtedy, gdy pracownik do dnia końca umowy nie wykorzysta urlopu (wyrok z 2 września 2003 r., I PK 403/02).

Inaczej jest, gdy pracownik zostaje u tego samego pracodawcy. Jeżeli od razu zawiera z tym samym pracodawcą kolejną umowę o pracę, strony mogą postanowić, że wykorzysta urlop w ramach nowej umowy. Wtedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu.

Najpierw urlop w okresie wypowiedzenia

Zanim pracodawca policzy ekwiwalent, może jeszcze zmniejszyć liczbę dni do rozliczenia. W okresie wypowiedzenia ma prawo udzielić pracownikowi urlopu, a pracownik musi go wykorzystać. Pracodawca nie potrzebuje do tego wniosku ani zgody pracownika. Sąd Najwyższy uznał, że pracownik, który nie zgodził się na zaległy urlop udzielony w okresie wypowiedzenia, nie zachowuje przez to prawa do ekwiwalentu (wyrok z 21 listopada 2006 r., II PK 49/06).

W ten sposób pracodawca może udzielić całego urlopu zaległego. Urlopu za bieżący rok udziela natomiast tylko w takiej części, jaka odpowiada okresowi pracy w tym roku - to tzw. urlop proporcjonalny, który opisujemy niżej. Wszystkie dni urlopu muszą przypadać w okresie wypowiedzenia, bo po jego upływie umowa już nie istnieje.

Przy porozumieniu stron okresu wypowiedzenia nie ma. Strony mogą jednak wpisać do porozumienia, że pracownik wykorzysta urlop przed rozwiązaniem umowy, najlepiej z konkretnymi dniami. Piszemy o tym w artykule o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron.

Za ile dni urlopu należy się ekwiwalent?

Ekwiwalent obejmuje dwie pule dni. Pierwsza to urlop zaległy, czyli niewykorzystany z poprzednich lat. Ten dolicza się w całości. Druga to urlop bieżący za rok, w którym umowa się kończy. Tu działa zasada proporcji.

Wymiar roczny: 20 albo 26 dni

Wymiar urlopu zależy od stażu pracy. Pracownik ze stażem krótszym niż 10 lat ma 20 dni urlopu w roku, a po 10 latach 26 dni. Do stażu wlicza się wszystkie wcześniejsze umowy o pracę, także u innych pracodawców, oraz lata nauki w szkole, np. 8 lat za studia albo 4 lata za liceum.

Od 2026 r. do stażu wlicza się też okresy prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania umów zlecenia, w których pracownik podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo opłacał składki. Pracownik potwierdza je zaświadczeniem z ZUS. Pracodawcy spoza sektora finansów publicznych stosują te przepisy od 1 maja 2026 r.

Przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie i zaokrągla w górę do pełnego dnia. Pracownik na połowie etatu z prawem do 26 dni ma więc 13 dni urlopu, a z prawem do 20 dni - 10 dni.

Urlop proporcjonalny w roku odejścia

Pracownik, który odchodzi w trakcie roku, nie dostaje urlopu za cały rok. Ma prawo do takiej części wymiaru, jaka odpowiada okresowi pracy u tego pracodawcy w roku odejścia. Każdy miesiąc kalendarzowy daje 1/12 wymiaru rocznego.

Przy liczeniu obowiązują dwa zaokrąglenia w górę. Niepełny miesiąc liczy się jak pełny, a niepełny dzień urlopu jak pełny dzień. Od tak ustalonego wymiaru odejmuje się dni urlopu wykorzystane w tym roku.

A co, jeśli przed odejściem pracownik wykorzystał więcej dni urlopu, niż wynika z proporcji? Dotychczasowy pracodawca nie może za to potrącić mu pieniędzy. Różnicę pracownik odczuje dopiero w nowej pracy: kolejny pracodawca udzieli mu w tym roku odpowiednio mniej urlopu.

Odrębne zasady dotyczą osoby, która w roku odejścia podjęła pierwszą pracę w życiu. Taki pracownik nabywa urlop stopniowo, po 1/12 wymiaru z końcem każdego pełnego miesiąca pracy. Nabytej części dnia nie zaokrągla się w górę.

Jak obliczyć kwotę ekwiwalentu?

Gdy znamy liczbę dni, trzeba ustalić, ile wart jest jeden dzień. Sposób liczenia określa rozporządzenie urlopowe z 1997 r. Pracodawca ustala podstawę miesięczną, dzieli ją przez współczynnik i przelicza wynik na godziny urlopu.

Krok 1: podstawa miesięczna

Do podstawy wchodzą trzy rodzaje składników wynagrodzenia:

• składniki stałe w kwocie miesięcznej, np. pensja zasadnicza i dodatek stażowy - w wysokości z miesiąca, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, czyli zwykle z miesiąca odejścia;
• składniki zmienne przysługujące za okresy do miesiąca, np. premia miesięczna, prowizja czy wynagrodzenie za nadgodziny - jako średnia z kwot wypłaconych w 3 miesiącach przed miesiącem odejścia;
• składniki za dłuższe okresy, np. premia kwartalna - jako średnia z kwot wypłaconych w 12 miesiącach.

Nie wlicza się m.in. nagród jednorazowych, wynagrodzenia chorobowego, wynagrodzenia za urlop, nagrody jubileuszowej, trzynastki, odpraw ani wyrównania do płacy minimalnej. Bywa, że w tych 3 miesiącach pracownik przez część czasu był nieobecny, np. z powodu choroby. Wtedy składniki zmienne trzeba uzupełnić: wypłaconą kwotę dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie, a wynik mnoży przez liczbę dni, które pracownik przepracowałby zgodnie z rozkładem.

Krok 2: współczynnik

Współczynnik odpowiada przeciętnej liczbie dni pracy w miesiącu. Liczy się go tak: od liczby dni w roku odejmuje się niedziele, święta i dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy, czyli zwykle soboty. Wynik dzieli się przez 12. Gdy święto wypada w sobotę, pracownikowi przysługuje za nie inny dzień wolny, dlatego odejmuje się zarówno tę sobotę, jak i ten dodatkowy dzień.

W 2026 r. wypada 251 dni pracy, więc współczynnik wynosi 251 / 12 = 20,92. Tyle samo wyjdzie w 2027 r. Dla porównania: w 2025 r. było 249 dni pracy, a współczynnik wynosił 20,75. Przy niepełnym etacie współczynnik obniża się proporcjonalnie, np. przy połowie etatu do 10,46.

Ważne: stosuje się współczynnik z roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, czyli z roku odejścia. Dotyczy to także dni urlopu zaległego z wcześniejszych lat.

Krok 3: stawka za godzinę i kwota

Podstawa podzielona przez współczynnik daje ekwiwalent za 1 dzień. Następnie dzieli się go przez dobową normę czasu pracy, czyli liczbę godzin pracy w ciągu doby - zwykle 8. Tak powstaje ekwiwalent za godzinę, który na koniec mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Jeden dzień urlopu to 8 godzin, a przy niższej normie, np. 7 godzinach u osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, odpowiednio mniej.

Przy niepełnym etacie wymiar urlopu i współczynnik zmniejszają się w tej samej proporcji. Weźmy pracownika na połowie etatu z pensją 3000 zł, który odchodzi 31 marca 2026 r. i nie wykorzystał jeszcze urlopu. Przy pełnym wymiarze 20 dni na pół etatu ma 10 dni w roku. Za 3 miesiące należą mu się 2,5 dnia, czyli po zaokrągleniu w górę 3 dni.

Współczynnik obniża się do 10,46, więc ekwiwalent za dzień wynosi 3000 / 10,46 = 286,81 zł. Za 3 dni, czyli 24 godziny urlopu, pracownik dostanie 860,42 zł brutto.

Termin wypłaty: nowe przepisy od 27 stycznia 2026 r.

Przez lata w Kodeksie pracy nie było przepisu o terminie wypłaty ekwiwalentu. Ustawodawca dodał go nowelizacją z grudnia 2025 r.: od 27 stycznia 2026 r. art. 171 ma dwa nowe paragrafy.

Zgodnie z pierwszym z nich pracodawca wypłaca ekwiwalent w terminie wypłaty wynagrodzenia. Ten termin ustala się w regulaminie pracy albo układzie zbiorowym, a u pracodawcy bez regulaminu pracy - w informacji o warunkach zatrudnienia. Jeśli pensję wypłaca się 10. dnia następnego miesiąca, a umowa kończy się 30 listopada, ekwiwalent trzeba wypłacić do 10 grudnia.

Przepis nie mówi wprost, czy chodzi o termin wypłaty pensji za miesiąc, w którym umowa się kończy, czy o najbliższy dzień wypłaty po jej końcu. Różnica wychodzi przy umowie kończącej się na początku miesiąca, np. 5 listopada. Nasz kalkulator przyjmuje termin wypłaty za miesiąc końca umowy, czyli w tym przykładzie 10 grudnia.

Drugi paragraf dotyczy pracodawców, którzy płacą pensję jeszcze w miesiącu, za który przysługuje. Jeżeli dzień wypłaty przypada przed końcem umowy, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od jej rozwiązania. Gdy ostatni z tych dni jest wolny od pracy, wypłaca go dzień wcześniej. Przykładowo przy pensji płatnej 28. dnia miesiąca i umowie kończącej się 30 listopada 2026 r. ekwiwalent trzeba wypłacić do 10 grudnia.

Za spóźnioną wypłatę pracownik może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie. Pracodawca, który nie wypłaca w terminie świadczeń należnych pracownikowi, popełnia ponadto wykroczenie z art. 282 Kodeksu pracy.

Podatek i składki od ekwiwalentu

Ekwiwalent nie jest odszkodowaniem, tylko przychodem ze stosunku pracy. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) jest wymieniony wprost obok wynagrodzenia i nagród. Przepisy o składkach ZUS nie zwalniają go też z oskładkowania.

Pracodawca rozlicza więc ekwiwalent jak pensję: pobiera składki społeczne pracownika, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek, a sam płaci składki pracodawcy. Ekwiwalent trafia też do PIT-11, czyli informacji o dochodach, którą pracodawca przekazuje pracownikowi i urzędowi skarbowemu po końcu roku. Jeśli pracodawca wypłaca ekwiwalent razem z ostatnią pensją, kwotę na rękę można sprawdzić w kalkulatorze wynagrodzeń: wystarczy dodać ekwiwalent do pensji z ostatniego miesiąca.

Najczęstsze błędy

W naszym kalkulatorze ustalisz wymiar urlopu, kwotę i termin wypłaty dla konkretnego pracownika. Każdy krok obliczenia widać w tabelach, więc wynik łatwo porównać z listą płac.