Co można wrzucić w koszty firmy, a czego nie? Koszty uzyskania przychodu w PIT i CIT

Pod koniec miesiąca do księgowej trafia plik dokumentów: rachunek za lunch z klientem, faktura za garnitur, faktura za ratę leasingu, paragon za paliwo i potwierdzenie zapłaty mandatu. Przy każdym pada to samo pytanie: czy wrzucimy to w koszty? Od odpowiedzi zależy wysokość podatku. Wydatek uznany za koszt zmniejsza dochód. W firmie, która płaci 19% podatku dochodowego, każde 1000 zł kosztów to 190 zł podatku mniej.

W przepisach takie wydatki noszą nazwę kosztów uzyskania przychodów, choć na co dzień mówi się zwykle o kosztach uzyskania przychodu albo po prostu o kosztach firmowych. Zasady są prawie takie same w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), który płacą przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej albo podatkiem liniowym, i w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), który płacą spółki. Stan prawny: 5 listopada 2026 r., z uwzględnieniem zmian od 1 stycznia 2027 r.

Kiedy wydatek jest kosztem?

Definicja kosztu w ustawie o PIT mieści się w jednym zdaniu. Kosztami uzyskania przychodów są „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”, z wyjątkiem tych, które wymienia art. 23. W ustawie o CIT tę samą definicję zawiera art. 15 ust. 1, a wyjątki - art. 16.

Z tej krótkiej definicji sądy wyprowadzają warunki, które trzeba spełnić łącznie. Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) przypomniał je w wyroku z 7 sierpnia 2025 r. (II FSK 1010/23). Wydatek musi:

• mieć związek z prowadzoną działalnością, a nie z prywatnymi potrzebami;
• zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła;
• być definitywny, czyli pieniądze nie mogą wrócić do przedsiębiorcy, np. jako zwrot;
• być właściwie udokumentowany.

Najważniejsze jest słowo „cel”. Liczy się zamiar, z jakim przedsiębiorca wydał pieniądze, a nie to, czy wydatek się opłacił. Kosztem może być więc oferta przygotowana dla klienta, który ostatecznie zrezygnował. W wyroku z 18 marca 2025 r. (II FSK 806/22) NSA podkreślił, że „pierwszoplanowe znaczenie ma rzeczywisty zamiar podatnika, a nie ostateczny skutek”. Szerzej piszemy o tym w artykule Przychód a dochód.

Druga zasada dotyczy tego, kto musi to wszystko udowodnić. Według NSA ten obowiązek spoczywa na podatniku, bo to on zmniejsza wydatkiem podstawę opodatkowania (wyrok z 3 września 2025 r., II FSK 63/23). Faktura jest więc dopiero początkiem. Przy wydatku, który może budzić wątpliwości, warto zapisać, czemu służył.

Na koniec trzeba sprawdzić listę wyłączeń. Art. 23 ust. 1 ustawy o PIT wylicza kilkadziesiąt rodzajów wydatków, których nie wolno zaliczyć do kosztów, nawet gdy służą firmie - od zakupu gruntu po mandaty. Ta lista nie działa jednak w drugą stronę. To, że wydatku na niej nie ma, nie czyni go jeszcze kosztem: nadal musi spełniać warunki z definicji.

Wydatek firmowy czy prywatny?

Najwięcej sporów dotyczy rzeczy, których przedsiębiorca używa i w pracy, i poza nią. Rozstrzyga wtedy charakter wydatku, a nie to, jak często rzecz służy firmie.

Dobrym przykładem jest ubranie. Doradca podatkowy chciał zaliczyć do kosztów garnitury, w których chodził na spotkania z klientami. NSA uznał, że garnitur i koszula są „ze swej natury rzeczami osobistymi”, bez względu na to, czy i jak często nosi się je w pracy (wyrok z 25 listopada 2015 r., II FSK 2213/13). Inaczej jest z odzieżą roboczą i ochronną, np. butami roboczymi czy kaskiem - ta jest kosztem. Kosztem może być też ubranie trwale oznaczone logo firmy. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się na to przy koszulach, bluzach i marynarkach z przyszytą na stałe naszywką z logo, pod warunkiem że przedsiębiorczyni nie nosi ich prywatnie (interpretacja z 27 marca 2026 r., 0114-KDIP3-1.4011.85.2026.3.AC).

Podobnie wygląda sprawa szkoleń. Kurs, konferencja czy studia podnoszące kwalifikacje potrzebne w firmie są kosztem. Liczy się jednak to, kiedy je opłacono i czy przedsiębiorca przygotowywał już wtedy start firmy. Adwokatka, która skończyła studia w 2023 r., a działalność założyła dopiero w 2024 r., nie mogła zaliczyć do kosztów czesnego ani opłat za akademik. Dyrektor KIS uznał, że gdy płaciła, nie istniało jeszcze źródło przychodów, któremu te wydatki mogłyby służyć (interpretacja z 23 stycznia 2025 r., 0113-KDIPT2-1.4011.1.2025.2.KKO). Inaczej oceniono wydatki bezpośrednio poprzedzające otwarcie firmy. Radca prawny, który w 2025 r. zapłacił za egzamin zawodowy, wpis na listę radców i togę, a w grudniu tego samego roku otworzył kancelarię, mógł ująć te wydatki w kosztach w dniu rozpoczęcia działalności (interpretacja z 16 stycznia 2026 r., 0112-KDIL2-2.4011.978.2025.2.AA).

Osobny przypadek to biuro w mieszkaniu. Kosztem jest wtedy tylko ta część opłat, która przypada na firmę. Ustawa nie mówi, jak ją ustalić, ale Dyrektor KIS zaakceptował proporcję powierzchni. Według niego czynsz do wspólnoty, media, ubezpieczenie, podatek od nieruchomości, internet i zapłacone odsetki od kredytu hipotecznego mogą być kosztem w takiej części, jaką powierzchnia przeznaczona na działalność stanowi w całym mieszkaniu (interpretacja z 12 sierpnia 2025 r., 0112-KDIL2-2.4011.521.2025.1.IM). Przy telefonie najłatwiej oddzielić wydatki firmowe od prywatnych, gdy firma ma osobny numer albo gdy przedsiębiorca rozlicza rozmowy na podstawie bilingu.

Samochód osobowy: 100%, 75% czy 20%?

Przy samochodzie osobowym przepisy nie zostawiają wiele miejsca na ocenę. Nie trzeba badać celu każdego tankowania, bo ustawa z góry określa proporcje. Zależą one od tego, do kogo należy samochód i czy służy też celom prywatnym.

Sytuacja	Paliwo, serwis, opony, parking	Amortyzacja albo raty leasingu	Ubezpieczenie
Auto firmowe tylko do firmy, z ewidencją przebiegu	100%	do limitu wartości	AC do limitu 150 000 zł, OC i NNW w całości
Auto firmowe, w leasingu albo wynajęte, używane też prywatnie	75%	do limitu wartości	AC do limitu 150 000 zł, OC i NNW w całości
Prywatne auto przedsiębiorcy spoza majątku firmy	20%	brak amortyzacji	20%

Wydatki na używanie auta, np. paliwo, serwis, opony, myjnia czy autostrady, są kosztem w całości tylko wtedy, gdy samochód służy wyłącznie firmie. Przedsiębiorca musi to udokumentować ewidencją przebiegu pojazdu, którą prowadzi się dla celów VAT. Bez niej ustawa przyjmuje, że auto jest używane także prywatnie, i wtedy kosztem jest 75% wydatków. Wyjątek dotyczy podatników, którzy według ustawy o VAT nie muszą prowadzić ewidencji, np. zwolnionych z VAT. Oni także muszą jednak umieć wykazać, że auto służy wyłącznie firmie.

Inaczej rozlicza się prywatny samochód przedsiębiorcy, który nie należy do majątku firmy. Oznacza to, że właściciel nie wpisał go do ewidencji środków trwałych, czyli wykazu majątku firmowego, ani nie zaliczył do kosztów wydatku na jego zakup. Jeśli jeździ nim także w sprawach firmy, do kosztów zalicza 20% wydatków na jego używanie i ubezpieczenie - bez ewidencji przejazdów, tzw. kilometrówki, którą zlikwidowano w 2019 r. Z tej zasady korzystają tylko podatnicy PIT; w CIT takiego przepisu nie ma.

Ile wynosi limit wartości samochodu?

Samochód kupiony do firmy na dłużej niż rok jest środkiem trwałym, czyli składnikiem majątku firmy o większej wartości. Jego ceny nie zalicza się do kosztów od razu, tylko stopniowo, w częściach nazywanych odpisami amortyzacyjnymi. Przy samochodzie osobowym obowiązuje jednak limit wartości: gdy auto jest droższe niż limit, kosztem jest tylko taka część każdego odpisu, jaką limit stanowi w wartości samochodu. Od 1 stycznia 2026 r. limit zależy od emisji dwutlenku węgla:

• 100 000 zł dla auta spalinowego, które emituje co najmniej 50 g CO2 na kilometr - w praktyce także dla zwykłych hybryd;
• 150 000 zł, gdy emisja jest niższa niż 50 g/km;
• 225 000 zł dla aut elektrycznych i napędzanych wodorem.

Do samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed 2026 r. stosuje się dawne limity: 150 000 zł dla wszystkich aut poza elektrycznymi i wodorowymi, dla których limit wynosi 225 000 zł.

Ten sam limit dotyczy rat leasingu operacyjnego, w którym właścicielem auta przez cały czas trwania umowy pozostaje firma leasingowa. Limit obejmuje tylko tę część rat, która spłaca wartość samochodu; część odsetkowa mu nie podlega. Przy najmie limit obejmuje cały czynsz poza ubezpieczeniem. Gdy rata albo czynsz obejmuje serwis, do tej części przy użytku mieszanym stosuje się zasadę 75%. We wszystkich tych przypadkach wartością auta jest cena netto powiększona o VAT, którego przedsiębiorca nie odliczył.

Uwaga na umowy leasingu operacyjnego zawarte przed 2026 r. Dawne limity obowiązują tylko dla aut wpisanych przed 2026 r. do ewidencji środków trwałych samego podatnika, a samochód w leasingu operacyjnym jest w ewidencji leasingodawcy. Dlatego według Dyrektora KIS do rat płaconych od 1 stycznia 2026 r. stosuje się już nowy limit, np. 100 000 zł, nawet jeśli umowę podpisano w 2025 r. (interpretacje z 9 stycznia 2026 r., 0115-KDIT3.4011.890.2025.1.DP, i z 11 lutego 2026 r., 0111-KDIB1-2.4010.651.2025.2.AK).

Własny limit ma też ubezpieczenie. Składki liczone od wartości auta, czyli autocasco (AC), są kosztem w proporcji 150 000 zł do wartości samochodu przyjętej w polisie - bez względu na napęd. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) i następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) temu limitowi nie podlega, bo jego składka nie zależy od wartości auta. Żadnej ze składek nie zmniejsza się też do 75% przy użytku mieszanym, bo ubezpieczenie nie jest wydatkiem na używanie samochodu - tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji z 18 czerwca 2026 r. (0114-KDWP.4011.213.2026.3.ŁZ). Rezygnacja z dobrowolnej polisy, np. AC, ma za to inny skutek podatkowy: gdy auto bez takiej polisy ulegnie wypadkowi, wydatków na naprawę nie zaliczysz do kosztów.

Obiad z klientem, bankiet i prezenty

Wyobraźmy sobie dwa spotkania w tej samej restauracji. Przy pierwszym przedsiębiorca omawia z kontrahentem warunki nowej umowy i płaci za lunch. Przy drugim wydaje bankiet dla najważniejszych klientów z okazji jubileuszu firmy. Choć rachunki pochodzą z tego samego lokalu, podatkowo te wydatki różnią się zasadniczo.

Ustawa wyłącza z kosztów reprezentację, w szczególności wydatki na usługi gastronomiczne, jedzenie i napoje, także alkoholowe. Nie definiuje jednak, czym jest reprezentacja. Zrobił to NSA w składzie siedmiu sędziów w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11). Reprezentacją są wydatki, których jedynym albo głównym celem jest stworzenie lub poprawa wizerunku firmy. Miejsce i wystawność przyjęcia same niczego nie przesądzają - liczy się cel.

Kilka miesięcy później Minister Finansów wydał w tej sprawie interpretację ogólną (z 25 listopada 2013 r., DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), na którą może się powołać każdy podatnik. Według niej reprezentacją nie są drobne poczęstunki, napoje i posiłki, np. obiady i lunche, podawane podczas rozmów z kontrahentami o sprawach firmy - w biurze albo poza nim. Lunch przy negocjacjach może więc być kosztem. Bankiet jubileuszowy, który ma przede wszystkim pokazać firmę z dobrej strony, to już reprezentacja.

Według tego samego kryterium celu ocenia się upominki. Drobne gadżety z logo, np. długopisy, kubki czy smycze, rozdawane wielu odbiorcom, to reklama, a nie reprezentacja. Dyrektor KIS uznał za koszt gadżety o wartości do około 30 zł, które spółka wręczała obecnym i potencjalnym klientom na targach, szkoleniach i z okazji świąt (interpretacja z 17 lutego 2025 r., 0114-KDIP2-2.4010.664.2024.3.AS). Przy kosztownych prezentach dla wybranych osób łatwiej o zarzut reprezentacji. Warto wtedy zanotować, kto dostał prezent i z jakiej okazji.

Kary, mandaty i odsetki

W przypadku kar przepisy są najbardziej stanowcze. Kosztem nie są grzywny i kary pieniężne nałożone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym ani w sprawach o wykroczenia. Mandat za przekroczenie prędkości w drodze do klienta nie zmniejszy więc podatku. To samo dotyczy odsetek za zwłokę od zaległych podatków i innych należności, do których stosuje się Ordynację podatkową. Ponieważ tę ustawę stosuje się także do składek ZUS, kosztem nie są też odsetki za spóźnione opłacenie składek. Podatku nie obniżą wreszcie koszty egzekucji, gdy komornik albo urząd skarbowy ściąga od przedsiębiorcy jego własne długi.

Inaczej traktuje się odsetki, które przedsiębiorca płaci dostawcy za spóźnioną zapłatę faktury. Przepisy ich nie wyłączają, więc po zapłacie mogą być kosztem. Odsetki naliczone, ale jeszcze niezapłacone, kosztem nie są.

Najwięcej wątpliwości budzą kary umowne. Z kosztów wyłączone są wprost tylko kary i odszkodowania za wady towarów, robót i usług oraz za zwłokę w dostarczeniu towaru bez wad albo w usunięciu wad. Pozostałe kary ocenia się według zasady ogólnej, a podejście sądów się zmieniało. W 2015 r. NSA uznał, że spółka nie może zaliczyć do kosztów odszkodowania, które zapłaciła przy rozwiązaniu umowy niewykonalnej z przyczyn technicznych. Uznał, że wydatek, który tylko ogranicza stratę, nie służy przychodom (wyrok z 18 listopada 2015 r., II FSK 1983/13). Inaczej NSA ocenił sprawę spółki, dla której kara za odstąpienie od umowy z dystrybutorem energii oznaczała mniejsze straty niż wykonywanie tej umowy. W wyroku z 9 czerwca 2026 r. (II FSK 989/23) uznał taki wydatek za poniesiony w celu zachowania źródła przychodów, a więc za koszt. Przy karze za odstąpienie od umowy trzeba więc umieć wykazać, czemu zapłata służyła.

Kosztem nie jest za to utracony zadatek ani przedpłata, która przepadła, bo umowa nie została wykonana. Różnice między zadatkiem a zaliczką opisujemy w artykule Zadatek a zaliczka.

Sprzęt i remonty: od razu czy przez amortyzację?

Przy zakupach do firmy liczy się nie tylko to, czy wydatek jest kosztem, ale też kiedy nim się staje. Granicą jest 10 000 zł wartości początkowej, czyli ceny z kosztami dostawy i montażu oraz z VAT, którego przedsiębiorca nie odlicza.

Laptop za 6500 zł netto można zaliczyć do kosztów jednorazowo, w miesiącu oddania go do używania. Rzecz droższa niż 10 000 zł, kompletna, zdatna do użytku i przeznaczona do używania dłużej niż rok, to środek trwały. Wpisuje się ją do ewidencji i rozlicza przez odpisy amortyzacyjne, czyli części ceny rozłożone na kolejne lata. Koparka za 400 000 zł nie obniży więc dochodu w całości w roku zakupu. Jeszcze surowsza zasada dotyczy budynków i lokali mieszkalnych: tych w ogóle się nie amortyzuje, nawet gdy służą wyłącznie firmie.

W dwóch przypadkach przepisy pozwalają jednak zamortyzować droższy sprzęt od razu. Pierwszy dotyczy małych podatników, czyli firm, których sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła równowartości 2 mln euro z VAT, oraz przedsiębiorców w roku rozpoczęcia działalności. Mogą oni jednorazowo zamortyzować maszyny, urządzenia, środki transportu i wyposażenie, z wyjątkiem samochodów osobowych, do równowartości 50 000 euro rocznie. To pomoc de minimis, czyli wsparcie publiczne o ograniczonej wysokości. Osobno każdy przedsiębiorca może jednorazowo zamortyzować fabrycznie nowe maszyny, urządzenia i wyposażenie, bez środków transportu, do 100 000 zł rocznie - pod warunkami opisanymi w ustawie. Przy zakupie robota przemysłowego można ponadto skorzystać z dodatkowego odliczenia, które opisujemy w artykule Ulga na robotyzację i ulga na ekspansję od 2027 r..

Granica 10 000 zł oddziela też zwykły remont od ulepszenia. Remont, który tylko przywraca stan pierwotny, np. wymiana zużytej podłogi na podobną, jest kosztem od razu. Przebudowa, rozbudowa, adaptacja czy modernizacja zwiększa wartość środka trwałego, gdy wydatki w roku przekroczą 10 000 zł i rzecz zyska na wartości użytkowej. Takie ulepszenie rozlicza się przez amortyzację - a skoro mieszkań się nie amortyzuje, ulepszenie mieszkania przez odpisy do kosztów nie trafi.

Osobną zasadę ma grunt. Działek się nie amortyzuje, a wydatek na ich zakup zmniejsza dochód dopiero przy sprzedaży. Kosztem na bieżąco są za to podatek od nieruchomości i roczna opłata za użytkowanie wieczyste.

Kredyt, VAT, podatki i składki

Przy kredytach, VAT i składkach przedsiębiorcy często mylą sam wypływ pieniędzy z konta z kosztem. Spłata kapitału kredytu nie obniża dochodu, bo firma oddaje tylko pożyczoną kwotę, która wcześniej nie była jej przychodem. Kosztem są natomiast zapłacone odsetki od kredytu na cele firmy - odsetki naliczone przez bank, ale jeszcze niezapłacone, kosztem nie są. Gdy kredyt finansuje budowę albo zakup środka trwałego, odsetki i prowizje naliczone do dnia oddania go do używania zwiększają jego wartość początkową i trafiają do kosztów stopniowo, przez amortyzację.

Z VAT jest podobnie. Podatek, który przedsiębiorca odlicza, nie jest kosztem, więc do kosztów trafia kwota netto. Gdy prawa do odliczenia nie ma, np. przedsiębiorca jest zwolniony z VAT, kosztem jest kwota brutto. VAT, który można było odliczyć, ale przedsiębiorca tego nie zrobił, nie staje się przez to kosztem. Kosztem nigdy nie jest też sam podatek dochodowy ani danina solidarnościowa, czyli dodatkowy podatek od dochodów powyżej 1 mln zł rocznie.

Osobno przepisy traktują darowizny. Co do zasady nie można ich zaliczyć do kosztów - wyjątkiem jest żywność przekazana organizacji pożytku publicznego na działalność charytatywną. Niektóre darowizny, np. na cele pożytku publicznego czy kult religijny, można natomiast odliczyć od dochodu w zeznaniu rocznym: na skali podatkowej zasadniczo do 6% dochodu, a w CIT do 10%.

Z własnymi składkami przedsiębiorcy jest więcej wariantów:

• składki na ubezpieczenia społeczne można zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu - jedną składkę rozlicza się tylko raz;
• składki zdrowotnej na skali podatkowej nie da się ani zaliczyć do kosztów, ani odliczyć;
• na podatku liniowym składkę zdrowotną można zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu, łącznie do rocznego limitu. W 2026 r. wynosi on 14 100 zł. Kwotę na 2027 r. Minister Finansów ogłosi do końca 2026 r. - według naszego wyliczenia ze wzoru w ustawie wyniesie około 15 100 zł.

Pracownicy i rodzina

Wynagrodzenia pracowników są kosztem, ale moment ich ujęcia zależy od terminu wypłaty. Pensję wypłaconą w terminie, np. wynagrodzenie za październik przelane do 10 listopada, zalicza się do kosztów w miesiącu, za który przysługuje. Gdy pracodawca spóźni się z wypłatą, wydatek rozliczy dopiero w miesiącu faktycznej wypłaty. Wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło są kosztem dopiero w miesiącu, w którym zostały wypłacone. Podobnie jest ze składkami ZUS w części finansowanej przez pracodawcę: zapłacone w terminie są kosztem w miesiącu, za który należy się wynagrodzenie, a zapłacone po terminie - dopiero w dacie zapłaty.

Inaczej wygląda praca samego właściciela i jego najbliższej rodziny. Kosztem nigdy nie jest wartość własnej pracy przedsiębiorcy - przelew z konta firmowego na prywatne to wypłata jego własnych pieniędzy, która nie zmniejsza dochodu. Do kosztów nie zalicza się też wartości pracy małżonka i małoletnich dzieci, jeśli pomagają w firmie bez umowy i wynagrodzenia. Gdy jednak przedsiębiorca zatrudni żonę albo męża na umowę o pracę, zlecenia czy o dzieło, wynagrodzenie jest kosztem - ustawa mówi to wprost.

Kiedy koszt zmniejsza dochód?

Moment ujęcia ma znaczenie przy każdym wydatku, nie tylko przy wynagrodzeniach, i zależy od tego, jak firma prowadzi księgowość. W księgach rachunkowych, czyli pełnej księgowości obowiązkowej m.in. dla spółek z o.o., wydatki bezpośrednio związane z konkretną sprzedażą, np. zakup towaru handlowego, zmniejszają dochód w roku, w którym powstał przychód z tej sprzedaży. Pozostałe wydatki, np. czynsz czy obsługę księgową, ujmuje się w dacie ich poniesienia. Gdy taki wydatek dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie da się ustalić, jaka część przypada na dany rok, rozlicza się go proporcjonalnie. Przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) kosztem jest zasadniczo wydatek w dacie jego poniesienia, chyba że przedsiębiorca stale prowadzi księgę tak, by przypisywać koszty do właściwego roku. Przy metodzie kasowej, czyli kasowym PIT, koszty z transakcji z innymi przedsiębiorcami odlicza się dopiero po zapłacie. Te zasady i ich wpływ na dochód opisujemy w artykule Przychód a dochód.

Gotówka, biała lista i MPP: co zmienia się od 2027 r.

Nawet wydatek, który spełnia wszystkie warunki, może wypaść z kosztów przez sposób zapłaty. Gdy wartość transakcji z innym przedsiębiorcą przekracza 15 000 zł, płatność musi przejść przez rachunek płatniczy. Część zapłaconą gotówką wyłącza się z kosztów. Liczy się przy tym wartość całej transakcji, a nie pojedynczej wpłaty, więc rozłożenie zapłaty na raty nie pomaga.

Przy takich transakcjach do faktur wystawionych w 2026 r. stosuje się jeszcze dwie inne sankcje. Pierwsza dotyczy przelewu na rachunek czynnego podatnika VAT, którego w dniu zlecenia przelewu nie ma na białej liście, czyli w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Taki wydatek wypada z kosztów, chyba że przedsiębiorca zrobi jedną z dwóch rzeczy. Może złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie o przelewie na rachunek spoza wykazu (formularz ZAW-NR) - przy pierwszej zapłacie na ten rachunek, w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Może też zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności (MPP), w którym kwota VAT trafia na osobny rachunek VAT sprzedawcy. Druga sankcja dotyczy sytuacji, w której kupujący opłaci zwykłym przelewem fakturę objętą obowiązkowym MPP, oznaczoną przez sprzedawcę wyrazami „mechanizm podzielonej płatności”.

Obie te sankcje znikają w PIT i CIT dla faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1371). Decyduje data wystawienia faktury, a nie zapłaty: do faktur z 2026 r. stosuje się dotychczasowe przepisy, także przy zapłacie w 2027 r. Nadal jednak zapłata gotówką przy transakcji powyżej 15 000 zł wyłączy wydatek z kosztów. Zostają też sankcje w VAT: przy przelewie na rachunek spoza białej listy kupujący może odpowiadać solidarnie za VAT dostawcy z tej transakcji, a za pominięcie obowiązkowego MPP urząd skarbowy może ustalić dodatkowe zobowiązanie w VAT. Szczegóły opisujemy w artykule o białej liście podatników VAT.

Faktura niezapłacona po 90 dniach

Ostatnia pułapka dotyczy faktur, które przedsiębiorca zaliczył do kosztów, ale ich nie zapłacił. Wydatek nie wypada wtedy z kosztów na stałe, ale gdy minie 90 dni od terminu płatności, dłużnik musi doliczyć do dochodu tę część niezapłaconej faktury, którą zaliczył do kosztów. Mechanizm ten nazywa się potocznie ulgą na złe długi - dla sprzedawcy czekającego na pieniądze jest ulgą, a dla kupującego obowiązkiem.

Okres 90 dni liczy się od pierwszego dnia po terminie płatności z faktury albo umowy. Korektę robi się przy zaliczce na podatek za miesiąc albo kwartał, w którym minął 90. dzień - chyba że dłużnik zapłaci fakturę przed terminem wpłaty tej zaliczki. W zeznaniu rocznym zwiększa się podstawę opodatkowania - a przy stracie zmniejsza stratę - jeśli zapłaty nie ma do dnia złożenia zeznania. Po zapłacie dochód odpowiednio się zmniejsza.

Te zasady dotyczą tylko transakcji handlowych między przedsiębiorcami. Nie stosuje się ich m.in. do transakcji między podmiotami powiązanymi, do kosztów rozliczanych metodą kasową ani po upływie 2 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę albo zawarto umowę - a gdy to różne lata, od końca roku późniejszej z tych czynności.

PIT i CIT: te same zasady, inne numery przepisów

Spółki płacące CIT stosują w zasadzie te same reguły co przedsiębiorcy rozliczający PIT, tyle że w innych przepisach. Różnic jest niewiele. W CIT nie ma przepisu o 20% wydatków na prywatny samochód właściciela, a spółki obowiązuje dodatkowy limit kosztów finansowania dłużnego, czyli m.in. odsetek i prowizji od kredytów i pożyczek. Jeśli takie koszty przewyższają przychody odsetkowe spółki, nadwyżkę można zaliczyć do kosztów tylko do pułapu: 3 mln zł rocznie albo 30% podatkowej EBITDA, czyli dochodu liczonego przed odsetkami i amortyzacją - zależnie od tego, która z tych kwot jest wyższa.

Zagadnienie	Ustawa o PIT	Ustawa o CIT
Definicja kosztu	art. 22 ust. 1	art. 15 ust. 1
Lista wyłączeń	art. 23 ust. 1	art. 16 ust. 1
Amortyzacja	art. 22a-22o	art. 16a-16m
Płatności poza rachunkiem i białą listą	art. 22p	art. 15d
Faktury niezapłacone po 90 dniach	art. 26i, art. 44	art. 18f, art. 25
Limit kosztów finansowania dłużnego	brak	art. 15c

Tych zasad nie stosuje się na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych - tam podatek płaci się od przychodu, bez odliczania kosztów. Spółki na ryczałcie od dochodów spółek, czyli tzw. estońskim CIT, płacą podatek przede wszystkim od wypłacanego zysku, a nie od dochodu ustalanego co roku jak w zwykłym CIT.

Inaczej działają też koszty uzyskania przychodów pracowników i zleceniobiorców. Na etacie są to zryczałtowane kwoty, np. 250 zł miesięcznie, a przy umowach zlecenia i o dzieło - 20% albo 50% przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne. Pokazują je nasze kalkulatory: wynagrodzeń, umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Sprawdź się: koszt czy nie koszt?

Osiem sytuacji z tego artykułu. Wybierz odpowiedź, a zobaczysz wyjaśnienie z podstawą prawną.