Czy to koszt? Wyszukiwarka kosztów uzyskania przychodu

Czynsz, prąd, ogrzewanie czy sprzątanie lokalu, w którym działa firma, to typowe koszty. Wydatek trzeba udokumentować, a lokal musi służyć działalności.

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Usługi księgowe, program do faktur, opłaty bankowe czy abonament na narzędzia do pracy zaliczasz do kosztów na bieżąco. Wyjątek: licencję o wartości ponad 10 000 zł, z której będziesz korzystać dłużej niż rok, rozliczasz przez amortyzację.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 22b ust. 1CIT: art. 15 ust. 1; art. 16b ust. 1

Gdy firma zajmuje część mieszkania, kosztem jest tylko część opłat, która na nią przypada. Ustawa nie wskazuje metody, a w praktyce organy akceptują proporcję powierzchni: gabinet zajmujący 15% mieszkania to 15% czynszu i mediów.

Dyrektor KIS zgodził się, że czynsz do wspólnoty, media, ubezpieczenie, podatek od nieruchomości, internet i zapłacone odsetki od kredytu hipotecznego mogą być kosztem w proporcji powierzchni zajmowanej przez działalność do powierzchni całego mieszkania (interpretacja z 12.08.2025 r., 0112-KDIL2-2.4011.521.2025.1.IM).

PIT: art. 22 ust. 1CIT: nie dotyczy

Kosztem jest część wydatku, która służy firmie. Ustawa nie podaje ani procentu, ani metody, więc to Ty musisz umieć pokazać, jaką część abonamentu wykorzystujesz w pracy - najprościej, gdy masz osobny numer albo biling.

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Podatki i opłaty lokalne związane z majątkiem firmy, np. podatek od nieruchomości czy roczna opłata za użytkowanie wieczyste gruntu, są kosztem. Kosztem nie są natomiast podatki dochodowe.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. aCIT: art. 15 ust. 1; art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. a

Rzecz o wartości początkowej do 10 000 zł możesz zaliczyć do kosztów od razu, w miesiącu oddania jej do używania, albo amortyzować. Wartość początkowa to cena zakupu z kosztami dostawy i montażu oraz z VAT, którego nie odliczasz.

PIT: art. 22d ust. 1; art. 22g ust. 3CIT: art. 16d ust. 1; art. 16g ust. 3

Rzecz o wartości początkowej ponad 10 000 zł, kompletną i zdatną do użytku, której będziesz używać dłużej niż rok, wpisujesz do ewidencji środków trwałych. Kosztem są wtedy odpisy amortyzacyjne rozłożone na lata, a nie cała cena od razu. Wyjątek: budynków i lokali mieszkalnych nie amortyzuje się, nawet gdy służą firmie.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b; art. 22a-22o; art. 22c pkt 2CIT: art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b; art. 16a-16m; art. 16c pkt 2a

Mały podatnik (sprzedaż w poprzednim roku do równowartości 2 mln euro z VAT) i firma w roku rozpoczęcia działalności (z wyjątkami dla osób, które niedawno prowadziły działalność) mogą jednorazowo zamortyzować maszyny, urządzenia, środki transportu i wyposażenie (grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych, bez samochodów osobowych) - do równowartości 50 000 euro rocznie, w ramach pomocy de minimis. Osobno każdy przedsiębiorca może jednorazowo zamortyzować fabrycznie nowe środki z grup 3-6 i 8 do 100 000 zł rocznie, jeśli jeden środek kosztuje co najmniej 10 000 zł albo dwa lub więcej, każdy powyżej 3500 zł, łącznie co najmniej 10 000 zł. Przy jednym środku wybierasz jedną z tych możliwości.

PIT: art. 22k ust. 7-21CIT: art. 16k ust. 7-21

Remont przywraca stan pierwotny, np. wymiana zużytej podłogi na podobną, i jest kosztem od razu. Ulepszenie, czyli przebudowa, rozbudowa, adaptacja albo modernizacja, zwiększa wartość środka trwałego, gdy wydatki w roku przekroczą 10 000 zł i rzecz zyska na wartości użytkowej - wtedy rozliczasz je przez amortyzację. Mieszkań się nie amortyzuje, więc ich ulepszenie nie trafi do kosztów przez odpisy.

PIT: art. 22g ust. 17; art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. cCIT: art. 16g ust. 13; art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. c

Wydatek na zakup gruntu nie jest kosztem przy zakupie, a gruntów się nie amortyzuje. Cena nabycia zmniejsza dochód dopiero wtedy, gdy działkę sprzedasz. Kosztem na bieżąco są za to opłaty, np. podatek od nieruchomości i roczna opłata za użytkowanie wieczyste.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. a; art. 22c pkt 1CIT: art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. a; art. 16c pkt 1

Całość wydatków na paliwo, serwis i inne koszty używania samochodu zaliczasz do kosztów, gdy auto służy tylko firmie, a Ty prowadzisz ewidencję przebiegu wymaganą w VAT. Bez tej ewidencji ustawa przyjmuje, że auto jest używane także prywatnie, więc kosztem jest 75%. Domniemanie nie dotyczy podatnika, który według ustawy o VAT nie musi prowadzić ewidencji, np. zwolnionego z VAT, ale on też musi umieć wykazać, że auto służy wyłącznie firmie.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 23 ust. 5f-5hCIT: art. 15 ust. 1; art. 16 ust. 5f-5h

Policz koszty samochodu

Gdy samochód osobowy - firmowy, w leasingu albo wynajęty - służy też celom prywatnym, do kosztów zaliczasz 75% wydatków na jego używanie: paliwa, serwisu, opon, myjni, parkingu czy autostrad. Liczysz od kwoty netto powiększonej o VAT, którego nie odliczasz. Limit 75% nie dotyczy odpisów amortyzacyjnych, części rat leasingowych spłacającej auto ani składek ubezpieczenia - te mają własne zasady.

Przykład z objaśnień MF z 9.04.2020 r.: paliwo za 1000 zł netto i 230 zł VAT, z którego podatnik odlicza połowę. Kosztem jest 75% z 1115 zł, czyli 836,25 zł.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 46a, ust. 5aCIT: art. 16 ust. 1 pkt 51, ust. 5a

Policz koszty samochodu

Jeśli samochód osobowy jest Twoją własnością, ale nie należy do majątku firmy - nie jest środkiem trwałym ani nie zaliczyłeś do kosztów jego zakupu - a jeździsz nim też w sprawach firmy, do kosztów zaliczasz 20% wydatków na jego używanie i ubezpieczenie. Od 2019 r. nie ma już kilometrówki. W CIT takiego przepisu nie ma.

Przykład z objaśnień MF z 9.04.2020 r.: paliwo i żarówki za 800 zł - do kosztów 160 zł.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 46CIT: nie dotyczy

Policz koszty samochodu

Odpisy amortyzacyjne od samochodu osobowego są kosztem tylko w części przypadającej na limit wartości. Od 2026 r. limit zależy od emisji CO2: 100 000 zł dla auta spalinowego emitującego co najmniej 50 g/km, 150 000 zł poniżej 50 g/km i 225 000 zł dla auta elektrycznego albo wodorowego. Do samochodów wprowadzonych do ewidencji przed 2026 r. stosuje się dawne limity: 150 000 zł i 225 000 zł.

Auto spalinowe za 180 000 zł z emisją 130 g/km, wpisane do ewidencji w 2026 r.: kosztem jest 100 000/180 000, czyli ok. 55,6% każdego odpisu.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 4CIT: art. 16 ust. 1 pkt 4

Policz koszty samochodu

Część rat leasingu operacyjnego, która spłaca wartość auta, jest kosztem w proporcji limitu (100 000, 150 000 albo 225 000 zł) do wartości samochodu - netto plus VAT, którego nie odliczasz. Część odsetkowa tego limitu nie ma. Przy najmie limit obejmuje całą opłatę poza ubezpieczeniem, a gdy umowa trwa krócej niż 6 miesięcy, wartością auta jest wartość przyjęta do ubezpieczenia. Gdy rata albo czynsz obejmuje serwis, do tej części stosuje się też zasadę 75% przy użytku mieszanym. Od 2026 r. nowe limity stosuje się także do umów zawartych wcześniej. Samochód w leasingu finansowym amortyzujesz jak kupiony.

Dyrektor KIS uznał, że przepis przejściowy chroni tylko samochody wpisane do ewidencji środków trwałych podatnika przed 2026 r., więc do rat leasingu operacyjnego z umowy z 2025 r. od 1.01.2026 r. stosuje się limit 100 000 zł (interpretacje z 9.01.2026 r., 0115-KDIT3.4011.890.2025.1.DP, i z 11.02.2026 r., 0111-KDIB1-2.4010.651.2025.2.AK).

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 47a, ust. 3b, 5a, 5c-5eCIT: art. 16 ust. 1 pkt 49a, ust. 3b, 5a, 5c-5e

Policz koszty samochodu

Składki liczone od wartości auta, czyli AC i GAP, są kosztem w proporcji 150 000 zł do wartości samochodu przyjętej w danej polisie - bez względu na napęd, także przy aucie elektrycznym. OC i NNW temu limitowi nie podlegają. Składki to nie wydatki na używanie auta, więc przy użytku mieszanym nie obcina się ich do 75%. Przy prywatnym aucie spoza majątku firmy wszystkie składki są kosztem w 20%.

Objaśnienia podatkowe MF z 9.04.2020 r., pkt 2.4. Dyrektor KIS uznał, że przy aucie używanym też prywatnie składki OC, NNW i assistance są kosztem w pełnej wysokości, a limit dotyczy tylko AC (interpretacja z 18.06.2026 r., 0114-KDWP.4011.213.2026.3.ŁZ).

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 47CIT: art. 16 ust. 1 pkt 49

Policz koszty samochodu

Kosztem nie są wydatki na naprawę po wypadku ani strata z powodu utraty albo likwidacji samochodu, jeśli auto nie było objęte ubezpieczeniem dobrowolnym, np. AC. Przepis dotyczy wszystkich samochodów, nie tylko osobowych.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 48CIT: art. 16 ust. 1 pkt 50

Bilety, hotel i inne wydatki na wyjazd w sprawach firmy są kosztem. Własne diety przedsiębiorcy zaliczasz do kosztów tylko do wysokości diet, które przysługują pracownikom w podróży służbowej - nadwyżka nie jest kosztem.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 23 ust. 1 pkt 52CIT: nie dotyczy

Poczęstunek i posiłki podawane podczas rozmów z kontrahentami o sprawach firmy nie są reprezentacją - niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się w biurze, czy w restauracji. Inaczej jest, gdy głównym celem przyjęcia jest zrobienie dobrego wrażenia.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 25.11.2013 r. (DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521): kosztem mogą być drobne poczęstunki, napoje i posiłki, np. obiady i lunche, podawane podczas rozmów z kontrahentami.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 23 ust. 1 pkt 23CIT: art. 15 ust. 1; art. 16 ust. 1 pkt 28

Ustawa wyłącza z kosztów reprezentację, w szczególności usługi gastronomiczne, jedzenie i napoje, także alkoholowe. Reprezentacja to wydatki, których głównym celem jest stworzenie albo poprawa wizerunku firmy. Miejsce i wystawność przyjęcia nie przesądzają sprawy - liczy się cel.

Wyrok NSA w składzie siedmiu sędziów z 17.06.2013 r., II FSK 702/11.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 23CIT: art. 16 ust. 1 pkt 28

Drobne gadżety o niskiej wartości jednostkowej, rozdawane wielu odbiorcom, nie są reprezentacją. Wydatek na nie jest kosztem jak inne wydatki na reklamę.

Dyrektor KIS uznał za koszt gadżety z logo o wartości do ok. 30 zł, wręczane obecnym i potencjalnym klientom na targach, szkoleniach i z okazji świąt (interpretacja z 17.02.2025 r., 0114-KDIP2-2.4010.664.2024.3.AS).

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Rozstrzyga cel wydatku. Kosztowny prezent, który ma zbudować dobry wizerunek firmy u wybranej osoby, to reprezentacja. Drobny upominek z logo, rozdawany wielu klientom, to reklama i może być kosztem. Zanotuj, kto dostał prezent i z jakiej okazji.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 23 ust. 1 pkt 23CIT: art. 15 ust. 1; art. 16 ust. 1 pkt 28

Zwykła odzież, także elegancka i noszona tylko na spotkania z klientami, to wydatek osobisty, bo z natury nadaje się do noszenia na co dzień.

Wyrok NSA z 25.11.2015 r., II FSK 2213/13 - garnitury doradcy podatkowego nie są kosztem.

PIT: art. 22 ust. 1CIT: nie dotyczy

Odzież robocza i środki ochrony potrzebne przy pracy, np. buty robocze, kask czy fartuch, są kosztem.

Interpretacja Dyrektora KIS z 28.03.2025 r., 0112-KDIL2-2.4011.98.2025.2.AA.

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Odzież oznaczona w sposób trwały, widoczny i rozpoznawalny logo albo nazwą firmy traci charakter osobisty i może być kosztem - pod warunkiem, że nie używasz jej prywatnie.

Dyrektor KIS uznał za koszt koszule, bluzy i marynarki z przyszytą na stałe naszywką z logo (interpretacja z 27.03.2026 r., 0114-KDIP3-1.4011.85.2026.3.AC).

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Szkolenie, konferencja czy studia, które podnoszą kwalifikacje potrzebne w Twojej działalności, są kosztem. Wydatek na rozwój osobisty, niezwiązany z tym, czym zajmuje się firma, kosztem nie jest.

Dyrektor KIS uznał za koszt czesne za studia związane z zakresem prowadzonej działalności (interpretacja z 3.11.2025 r., 0115-KDIT3.4011.735.2025.2.JS).

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Wydatki na zdobycie wykształcenia przed założeniem firmy zwykle są osobiste, bo w chwili ich poniesienia nie było jeszcze źródła przychodów, któremu mogłyby służyć.

Adwokatka nie mogła zaliczyć do kosztów czesnego i akademika za studia z lat 2022-2023, bo działalność założyła w 2024 r. (interpretacja Dyrektora KIS z 23.01.2025 r., 0113-KDIPT2-1.4011.1.2025.2.KKO).

PIT: art. 22 ust. 1CIT: nie dotyczy

Wydatki poniesione przed rejestracją mogą być kosztem, jeśli wiążą się z działalnością, którą właśnie zaczynasz. Moment ich ujęcia zależy od rodzaju wydatku - np. zakup środka trwałego rozliczysz przez amortyzację.

Radca prawny mógł zaliczyć do kosztów opłatę za egzamin, wpis na listę radców, składki samorządu i togę, poniesione w 2025 r., w którym założył kancelarię - w dacie rozpoczęcia działalności (interpretacja Dyrektora KIS z 16.01.2026 r., 0112-KDIL2-2.4011.978.2025.2.AA).

PIT: art. 22 ust. 1CIT: nie dotyczy

Wynagrodzenie pracownika jest kosztem w miesiącu, za który jest należne, jeśli wypłacisz je w terminie z przepisów prawa pracy, umowy albo innego stosunku prawnego. Spóźnioną pensję zaliczasz do kosztów dopiero w miesiącu wypłaty. Wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło są kosztem po wypłacie.

PIT: art. 22 ust. 6ba; art. 23 ust. 1 pkt 55CIT: art. 15 ust. 4g; art. 16 ust. 1 pkt 57

Składki w części finansowanej przez pracodawcę są kosztem w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, jeśli zapłacisz je w terminie. Składki zapłacone po terminie trafiają do kosztów dopiero w dacie zapłaty.

Interpretacja Dyrektora KIS z 18.06.2025 r., 0111-KDIB1-3.4010.312.2025.1.AN.

PIT: art. 22 ust. 6bb; art. 23 ust. 1 pkt 55aCIT: art. 15 ust. 4h; art. 16 ust. 1 pkt 57a

Napoje i przekąski dostępne dla wszystkich w biurze to wydatek na warunki pracy, a nie na wizerunek firmy, więc może być kosztem.

Dyrektor KIS uznał za koszt spółki artykuły spożywcze i higieniczne udostępniane w biurze pracownikom i współpracownikom (interpretacja z 24.07.2026 r., 0114-KDIP2-1.4010.208.2026.5.PK). Poczęstunek dla kontrahentów ocenił osobno, odsyłając do interpretacji ogólnej z 2013 r.

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Wartość własnej pracy przedsiębiorcy nie jest kosztem. Przelew z konta firmowego na prywatne to wypłata Twoich pieniędzy, od których i tak płacisz podatek jak od dochodu. Kosztem nie jest też wartość pracy małżonka i małoletnich dzieci, jeśli pomagają w firmie bez umowy.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 10CIT: nie dotyczy

Wynagrodzenie małżonka i małoletnich dzieci z umowy o pracę, umowy zlecenia albo o dzieło jest kosztem - ustawa mówi to wprost. Obowiązują te same zasady co przy innych pracownikach, np. co do terminu wypłaty.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 10CIT: nie dotyczy

Spłata kapitału kredytu nie jest kosztem - oddajesz pieniądze, które wcześniej dostałeś i które nie były przychodem. Kosztem są zapłacone odsetki, a jeśli za kredyt kupiłeś środek trwały - odpisy amortyzacyjne od niego. Wyjątki dotyczą m.in. różnic kursowych przy kredytach w walucie.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. aCIT: art. 16 ust. 1 pkt 10 lit. a

Odsetki od kredytu albo pożyczki na cele firmy są kosztem, gdy je zapłacisz albo bank je skapitalizuje - same naliczone odsetki jeszcze nie. Odsetki i prowizje za okres budowy lub zakupu środka trwałego zwiększają jego wartość początkową. W CIT obowiązuje dodatkowo limit kosztów finansowania dłużnego.

Interpretacja Dyrektora KIS z 20.12.2024 r., 0114-KDIP2-2.4010.578.2024.1.RK - prowizja i odsetki od kredytu.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 23 ust. 1 pkt 32-33CIT: art. 15 ust. 1; art. 16 ust. 1 pkt 11-12; art. 15c

Pieniądze pożyczone komuś innemu nie są kosztem. W PIT kosztem nie jest nawet pożyczka stracona, której dłużnik nie odda.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 27CIT: art. 15 ust. 1

Podatnik CIT wyłącza z kosztów nadwyżkę kosztów finansowania dłużnego, np. odsetek i prowizji, nad przychodami odsetkowymi - w części ponad wyższą z dwóch kwot: 3 mln zł albo 30% podatkowej EBITDA, czyli dochodu liczonego przed odsetkami i amortyzacją. Wyłączoną nadwyżkę można rozliczyć w kolejnych 5 latach.

PIT: nie dotyczyCIT: art. 15c

Rezerwy tworzone w księgach na przyszłe wydatki, np. na premie czy naprawy, nie są kosztem podatkowym. Kosztem staje się dopiero sam wydatek, gdy go poniesiesz. Wyjątki przewidują przepisy szczególne.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 22CIT: art. 16 ust. 1 pkt 27

Grzywny i kary pieniężne nałożone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym albo w sprawach o wykroczenia nie są kosztem - także mandat za przekroczenie prędkości w podróży służbowej.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 15CIT: art. 16 ust. 1 pkt 18

Odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych nie są kosztem. To samo dotyczy odsetek od zaległych składek ZUS, bo do składek stosuje się w tym zakresie przepisy Ordynacji podatkowej.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 18CIT: art. 16 ust. 1 pkt 21

Kalkulator odsetek podatkowych

Ustawa nie wyłącza z kosztów odsetek za opóźnienie płaconych kontrahentowi, więc po zapłacie mogą być kosztem, jeśli spełniają ogólne warunki. Naliczone, ale niezapłacone odsetki kosztem nie są.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 23 ust. 1 pkt 32CIT: art. 15 ust. 1; art. 16 ust. 1 pkt 11

Kalkulator odsetek ustawowych

Kosztem nie są kary umowne i odszkodowania za wady dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług ani za zwłokę w dostarczeniu towaru wolnego od wad czy w usunięciu wad. Inne kary, np. za odstąpienie od umowy, ocenia się osobno.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 19CIT: art. 16 ust. 1 pkt 22

Takiej kary nie ma na liście wyłączeń, więc rozstrzyga ogólna zasada: czy zapłata służy przychodom albo ochronie źródła przychodów, np. pozwala uniknąć większych strat. NSA oceniał takie kary różnie, w zależności od okoliczności sprawy.

W wyroku z 9.06.2026 r. (II FSK 989/23) NSA uznał za koszt karę za odstąpienie od umowy z dystrybutorem energii, bo zapłata była tańsza niż wykonywanie umowy. W wyroku z 18.11.2015 r. (II FSK 1983/13) w innych okolicznościach nie uznał za koszt kary zapłaconej przy rozwiązaniu umowy.

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Przedpłata, zaliczka albo zadatek, które przepadły, bo umowa nie została wykonana, nie są kosztem.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 54CIT: art. 16 ust. 1 pkt 56

Zadatek a zaliczka - artykuł

Koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem Twoich zobowiązań nie są kosztem. Wydatki, które ponosisz jako wierzyciel, odzyskując należności, ocenia się według zasad ogólnych.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 14CIT: art. 16 ust. 1 pkt 17

Dodatkowa opłata, którą ZUS może wymierzyć za nieopłacenie składek albo opłacenie ich w zaniżonej wysokości, nie jest kosztem.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 59CIT: art. 16 ust. 1 pkt 54a

VAT, który odliczasz, nie jest kosztem - do kosztów trafia kwota netto. Gdy nie masz prawa do odliczenia, np. jesteś zwolniony z VAT, kosztem jest kwota brutto albo VAT zwiększa wartość środka trwałego. VAT, który mógłbyś odliczyć, ale tego nie zrobiłeś, nie staje się przez to kosztem.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 43CIT: art. 16 ust. 1 pkt 46

Podatku dochodowego nie odejmuje się od dochodu, od którego jest liczony. Kosztem nie są też podatek od spadków i darowizn ani danina solidarnościowa.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 12 i 66CIT: art. 16 ust. 1 pkt 15

Zapłacone składki na własne ubezpieczenia społeczne możesz zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu. Tę samą składkę rozliczasz tylko raz, w jeden z tych sposobów.

PIT: art. 22 ust. 1; art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a; art. 30c ust. 2 pkt 1CIT: nie dotyczy

Na skali podatkowej własnej składki zdrowotnej nie zaliczysz do kosztów ani nie odliczysz od podatku.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 58CIT: nie dotyczy

Na podatku liniowym zapłaconą składkę zdrowotną możesz zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu - łącznie do rocznego limitu. W 2026 r. limit wynosi 14 100 zł. Limit na 2027 r. Minister Finansów ogłosi do końca 2026 r.; według naszego wyliczenia ze wzoru w ustawie wyniesie około 15 100 zł.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 58; art. 30c ust. 2 pkt 2, ust. 2b-2cCIT: nie dotyczy

Co do zasady darowizny nie są kosztem. Wyjątek dotyczy żywności przekazanej organizacji pożytku publicznego na działalność charytatywną - kosztem jest koszt jej wytworzenia albo cena zakupu. Niektóre darowizny można za to odliczyć od dochodu, np. przekazane organizacji pozarządowej na cele pożytku publicznego - na skali podatkowej do 6% dochodu, w CIT do 10%. Na podatku liniowym możliwości odliczenia są znacznie węższe.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 11; art. 26 ust. 1 pkt 9CIT: art. 16 ust. 1 pkt 14; art. 18 ust. 1 pkt 1

Składki na organizacje, do których należeć musisz, np. samorząd zawodowy, są kosztem. Składki na organizacje dobrowolne kosztem nie są - z wyjątkiem m.in. organizacji zrzeszających przedsiębiorców i pracodawców, które działają na podstawie odrębnych ustaw: tu kosztem jest do 0,25% wynagrodzeń wypłaconych w poprzednim roku, od których naliczono składki na ubezpieczenia społeczne, a w PIT do 250 zł rocznie, gdy takich wynagrodzeń nie było.

PIT: art. 23 ust. 1 pkt 30CIT: art. 16 ust. 1 pkt 37

To Ty musisz wykazać, że wydatek poniesiono i w jakim celu. Faktura jest najlepszym dowodem, ale nie jedynym. Przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów dowód wewnętrzny możesz wystawić tylko w sytuacjach, które wymieniają przepisy o księdze.

Wyrok NSA z 3.09.2025 r., II FSK 63/23 - obowiązek wykazania kosztu spoczywa na podatniku.

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Przepisy o podatku dochodowym nie uzależniają kosztu od tego, czy sprzedawca wystawił fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli wydatek faktycznie poniesiono i spełnia ogólne warunki, faktura spoza KSeF go nie przekreśla.

Interpretacje Dyrektora KIS z 29.05.2026 r. (0111-KDIB2-1.4010.168.2026.4.AG) i z 12.06.2026 r. (0111-KDIB2-1.4010.204.2026.2.AG).

PIT: art. 22 ust. 1CIT: art. 15 ust. 1

Gdy wartość transakcji z innym przedsiębiorcą przekracza 15 000 zł, płatność musi przejść przez rachunek płatniczy. Część zapłaconą gotówką wyłączasz z kosztów - liczy się wartość całej transakcji, nawet gdy płacisz w ratach. Jeśli wydatek był już w kosztach, zmniejszasz je w miesiącu zapłaty. Ta zasada zostaje także od 2027 r.

PIT: art. 22p ust. 1 pkt 1 (od 2027 r. ust. 1)CIT: art. 15d ust. 1 pkt 1 (od 2027 r. ust. 1)

Do faktur wystawionych do końca 2026 r. stosuje się dotychczasowe przepisy, także gdy płacisz w 2027 r. Przelew za transakcję powyżej 15 000 zł na rachunek czynnego podatnika VAT spoza białej listy wyłącza wydatek z kosztów, chyba że przy pierwszej zapłacie na ten rachunek złożysz zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności. Przy fakturach wystawionych od 1 stycznia 2027 r. tej sankcji w PIT i CIT nie ma, ale nadal grozi odpowiedzialność za VAT dostawcy.

PIT: art. 22p ust. 1 pkt 2 i ust. 4 (faktury sprzed 2027 r.)CIT: art. 15d ust. 1 pkt 2 i ust. 4 (faktury sprzed 2027 r.)

Sprawdź przelew poza białą listą

Gdy faktura wystawiona do końca 2026 r. musiała zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” - bo kwota należności przekracza 15 000 zł, a sprzedaż obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT - a zapłaciłeś ją zwykłym przelewem, ta część wydatku nie jest kosztem. Sankcja dotyczy transakcji z innym przedsiębiorcą o wartości powyżej 15 000 zł. Przy fakturach wystawionych od 1 stycznia 2027 r. tej sankcji w podatku dochodowym nie ma. W VAT urząd może nadal ustalić dodatkowe zobowiązanie, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.

PIT: art. 22p ust. 1 pkt 3 (faktury sprzed 2027 r.)CIT: art. 15d ust. 1 pkt 3 (faktury sprzed 2027 r.)

Czy faktura wymaga MPP?

Wydatek zostaje kosztem, ale gdy upłynie 90 dni od terminu płatności, o zaliczoną do kosztów wartość niezapłaconego zobowiązania zwiększasz dochód: w zaliczce - jeśli nie zapłacisz do terminu jej wpłaty, w zeznaniu - jeśli nie zapłacisz do dnia jego złożenia. Przy stracie odpowiednio ją zmniejszasz. Po zapłacie dochód zmniejszasz. Dotyczy to transakcji handlowych między przedsiębiorcami; wyjątki obejmują m.in. podmioty powiązane i koszty rozliczane metodą kasową.

Interpretacja Dyrektora KIS z 13.03.2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.42.2024.1.DK.

PIT: art. 26i; art. 44 ust. 17-25CIT: art. 18f; art. 25 ust. 19-26

Policz terminy korekty