Słownik pojęć · Podatki
Biała lista podatników VAT
wykaz podatników VAT
W skrócie
Prowadzony elektronicznie przez Szefa KAS wykaz podatników VAT ze statusem VAT i rachunkami rozliczeniowymi (bez rachunków osobistych). Za transakcję z przedsiębiorcą powyżej 15 000 zł brutto od czynnego podatnika VAT przelew musi trafić na rachunek z wykazu, sprawdzony w dniu zlecenia przelewu. Inaczej wydatek w tej części nie jest kosztem podatkowym, a płacący odpowiada solidarnie za VAT dostawcy z tej transakcji - chyba że złoży ZAW-NR albo zapłaci w MPP. Dla płatności z faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. sankcja kosztowa nie obowiązuje (Dz.U. 2026 poz. 1371).
Kiedy sprawdzenie rachunku w wykazie nie jest potrzebne?
Przepisy o rachunku spoza wykazu nie obejmują płatności kartą ani przez pay-by-link - według objaśnień Ministra Finansów to nie są przelewy. Nie dotyczą też faktur od podatników zwolnionych z VAT, zapłaty w MPP, faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import towarów lub usług albo dostawę rozliczaną przez nabywcę, a także wpłaty na rachunek banku służący np. do rozliczeń faktoringu, jeżeli poinformowano o jego charakterze.
Próg 15 000 zł odnosi się do całej transakcji, a nie do faktury czy raty. Faktura na 12 000 zł, która jest częścią transakcji o łącznej wartości 40 000 zł, wymaga sprawdzenia rachunku. Przy rachunku wirtualnym wpisuje się w wyszukiwarce jego numer - wystarczy, że jest powiązany z rachunkiem z wykazu.
Jak udokumentować sprawdzenie?
Decyduje stan wykazu w dniu zlecenia przelewu, a nie w dniu obciążenia rachunku płacącego czy uznania rachunku odbiorcy. Przy zleceniu stałym i przelewie z odroczoną datą to dzień złożenia dyspozycji w banku, dlatego zlecenia stałe sprawdza się okresowo. Wyszukiwarka i API nadają identyfikator zapytania - razem z wynikiem to najprostszy dowód, że rachunek był w wykazie. Wykaz pozwala sprawdzić stan na wybrany dzień z okresu 5 lat poprzedzających rok sprawdzenia, w 2026 r. od 1 stycznia 2021 r.
Co zrobić, gdy kontrahent podaje rachunek osobisty?
Rachunku osobistego (ROR), który jednoosobowa firma podaje na fakturze, nie ma w wykazie, nawet jeśli kontrahent zgłosił go urzędowi, bo banki nie raportują rachunków osobistych do STIR. MPP tego nie rozwiąże - przelew MPP na rachunek bez rachunku VAT bank zwraca. Zostaje prośba o rachunek rozliczeniowy albo zawiadomienie ZAW-NR złożone w terminie; termin i skutki konkretnego przelewu policzy narzędzie Przelew poza białą listą.
Obecność kontrahenta na białej liście nie wystarcza natomiast jako należyta staranność, gdy fiskus kwestionuje odliczenie VAT z faktur od nierzetelnego dostawcy.