Słownik pojęć · Podatki
Koszty uzyskania przychodów
KUP
W skrócie
Wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, odpowiednio udokumentowane i niewyłączone przez ustawę. Liczy się cel wydatku, a nie to, czy przyniósł sprzedaż. U pracowników podstawowe koszty wynoszą 250 zł, a podwyższone 300 zł miesięcznie; ustawa dopuszcza też m.in. rzeczywiste wydatki na dojazd i koszty autorskie, po spełnieniu warunków.
Jakie wydatki firma może zaliczyć do kosztów?
Typowe koszty działalności to np. czynsz za biuro, obsługa księgowa czy abonament za program potrzebny do pracy. Każdy wydatek trzeba jednak ocenić osobno: musi mieć związek z przychodami lub źródłem przychodów, być udokumentowany i nie może się znaleźć w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT.
Kosztem może być np. wydatek na przygotowanie do zlecenia, z którego klient ostatecznie zrezygnował - tak przyjął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 6 października 2015 r. (IBPB-1-1/4511-411/15/ZK).
Czego nie można zaliczyć do kosztów, mimo zapłaty z konta firmowego?
- prywatnych zakupów przedsiębiorcy;
- spłaty kapitału kredytu;
- VAT, który przedsiębiorca może odliczyć;
- całej ceny maszyny od razu - zakup środka trwałego rozlicza się zwykle przez odpisy amortyzacyjne;
- pełnych wydatków na samochód osobowy używany także prywatnie - kosztem jest zasadniczo 75% wydatków na jego używanie.
W 2026 r. kosztem nie jest też płatność na rachunek dostawcy spoza białej listy podatników VAT - w tej części, w jakiej trafiła poza wykaz. Sejm uchwalił ustawę, która uchyla tę sankcję dla faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. - na 9 października 2026 r. czekała ona na podpis Prezydenta.
Kiedy koszt zmniejsza dochód?
Co do zasady w roku, w którym został poniesiony. Przy księgach rachunkowych koszty bezpośrednio związane z przychodami potrąca się w roku osiągnięcia odpowiadających im przychodów, a pozostałe - w dacie poniesienia. Przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów te zasady można stosować, jeżeli księga jest stale prowadzona tak, by dało się wyodrębnić koszty dotyczące danego roku. Przy kasowym PIT koszty z transakcji z przedsiębiorcami odlicza się dopiero po zapłacie. Na ryczałcie kosztów nie odlicza się wcale.
Ile wynoszą koszty na etacie i umowie zlecenia?
Pracownik ma 250 zł kosztów miesięcznie, a mieszkający poza miejscowością zakładu pracy (bez dodatku za rozłąkę) - 300 zł. Roczne limity przy jednym etacie to 3000 zł i 3600 zł, przy kilku równoczesnych - 4500 zł i 5400 zł. Przy umowie zlecenia i umowie o dzieło koszty wynoszą 20% przychodu pomniejszonego o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne, a przy przenoszeniu praw autorskich - 50%, przy czym te 50-procentowe koszty mogą wynieść łącznie najwyżej 120 000 zł w roku.