Słownik pojęć · Podatki
ZAW-NR
zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu
W skrócie
Zawiadomienie składane naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla płacącego, gdy zapłacił on na rachunek spoza białej listy. Złożone w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu chroni przed odpowiedzialnością solidarną za VAT dostawcy, a przy fakturach wystawionych przed 1 stycznia 2027 r. także przed wyłączeniem wydatku z kosztów; po terminie nie chroni. Składa się je przy pierwszej zapłacie na dany rachunek. Od 1 października 2026 r. może je podpisać pełnomocnik z pełnomocnictwem UPL-1, np. pracownik biura.
Jak liczyć 7 dni na zawiadomienie?
Dnia zlecenia przelewu nie wlicza się do terminu. Jeżeli ostatni dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin kończy się w następnym dniu, który nie jest sobotą ani dniem wolnym. Przykład: przelew zlecony w czwartek 17 grudnia 2026 r. Siódmy dzień to Wigilia, od 2025 r. dzień wolny, potem święta i niedziela - termin upływa w poniedziałek 28 grudnia 2026 r.
Termin 7 dni i właściwość urzędu płacącego obowiązują od 1 lipca 2020 r. Od 31 marca 2020 r. do 30 czerwca 2023 r. termin wynosił 14 dni, a wcześniej 3 dni, z zawiadomieniem do urzędu wystawcy faktury - starsze opracowania wciąż to powtarzają.
Co zawiera zawiadomienie i jak je złożyć?
Dane płacącego, dane wystawcy faktury z faktury, numer rachunku, kwotę zapłaconą na ten rachunek i dzień zlecenia przelewu. Wzór określa rozporządzenie Ministra Finansów z 1 lipca 2020 r., a zawiadomienie można złożyć online w e-Urzędzie Skarbowym. Potwierdzenie złożenia (UPO) przechowuje się razem z dokumentacją płatności.
Złożenie ZAW-NR w terminie do niewłaściwego urzędu nie powinno powodować utraty terminu - urząd przekazuje pismo właściwemu. Spółka niebędąca podatnikiem podatku dochodowego, np. jawna, składa jedno zawiadomienie, które działa także wobec jej wspólników.
Co zrobić, gdy termin minął?
Najpierw ustalić, czy w ogóle doszło do naruszenia: czy transakcja przekroczyła próg i czy nie działał wyjątek, np. MPP albo rachunek wirtualny powiązany z rachunkiem z wykazu. Jeżeli tak, zostaje zwrot pieniędzy przez kontrahenta i ponowna zapłata na rachunek z wykazu - rozwiązanie akceptowane przez Dyrektora KIS w interpretacjach indywidualnych. Według przeważającego stanowiska koszt można wtedy ująć dopiero w dacie prawidłowej płatności, a w okresie pierwotnej płatności trzeba go wyłączyć. Dotyczy to kosztów w PIT i CIT przy fakturach wystawionych przed 1 stycznia 2027 r., a nie odpowiedzialności za VAT dostawcy. Termin dla konkretnego przelewu policzy narzędzie Przelew poza białą listą.