Słownik pojęć · AML
Bieżące monitorowanie
W skrócie
Środek bezpieczeństwa finansowego polegający na stałej obserwacji współpracy z klientem - analizie, czy jego działalność i transakcje są zgodne z wiedzą biura o kliencie, i aktualizowaniu dokumentów oraz danych. Obejmuje też śledzenie zmian w rejestrach, statusu PEP i list sankcyjnych.
Na czym polega bieżące monitorowanie klienta w biurze rachunkowym?
Ustawa wymienia trzy elementy: analizę transakcji pod kątem zgodności z wiedzą biura o kliencie, jego działalności i ryzyku, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych w uzasadnionych przypadkach oraz zapewnienie, że dokumenty i dane o kliencie są na bieżąco aktualizowane.
Biuro ma tu przewagę nad innymi instytucjami - widzi dokumenty księgowe klienta. Sygnałem mogą być płatności od podmiotów niezwiązanych z działalnością, obroty nieproporcjonalne do skali czy nietypowe pożyczki od osób trzecich. Przy transakcjach skomplikowanych, na nieuzasadnione wysokie kwoty albo bez widocznego celu gospodarczego biuro wyjaśnia ich okoliczności i zwiększa intensywność monitorowania.
Jak często aktualizować dane klienta?
Obecna ustawa wymaga aktualizacji na bieżąco, w zakresie zależnym od ryzyka, bez maksymalnego terminu. Sam kalendarz nie wystarczy - procedura powinna wymieniać zdarzenia, po których biuro sprawdza dane od razu: zmianę wspólników lub zarządu, zmianę beneficjenta w CRBR, przeniesienie siedziby, nowy profil działalności, trafienie na liście sankcyjnej czy zmianę statusu PEP.
Przykład: w marcu w KRS klienta ujawniono nowego wspólnika z 60% udziałów, a biuro zauważa to w czerwcu przy sprawozdaniu finansowym. Po wykryciu zmiany sprawdza, kto kontroluje spółkę, aktualizuje kartotekę i ocenę ryzyka oraz zapisuje, kiedy i z jakiego źródła się o niej dowiedziało.
Od 10 lipca 2027 r. AMLR wprowadza maksymalne odstępy między przeglądami: rok dla klientów o podwyższonym ryzyku i pięć lat dla pozostałych.