Słownik pojęć · AML
Stosunki gospodarcze
W skrócie
Relacja biura z klientem związana z działalnością zawodową biura, która w chwili nawiązania ma cechę trwałości - np. stała umowa o prowadzenie ksiąg.
Kiedy współpraca biura z klientem jest stosunkiem gospodarczym?
Decyduje to, czy relacja w chwili nawiązania ma być trwała. Umowa o prowadzenie ksiąg, kadr i płac czy stałe rozliczenia podatkowe z założenia trwają w czasie, więc są stosunkami gospodarczymi od pierwszego dnia. Ocenia się zamiar w momencie zawarcia umowy, a nie to, jak długo współpraca faktycznie potrwała. Relacja bez cechy trwałości to transakcja okazjonalna.
Jakie obowiązki wynikają z nawiązania stosunków gospodarczych?
Nawiązanie stosunków gospodarczych to podstawowa przesłanka stosowania środków bezpieczeństwa finansowego - bez względu na wartość umowy. Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego następuje przed nawiązaniem współpracy. Wyjątkowo może być zakończona w jej trakcie, jeśli jest to konieczne dla ciągłości działalności i ryzyko jest niskie, ale wtedy w możliwie krótkim terminie.
Obowiązki trwają przez całą współpracę. Biuro bieżąco monitoruje stosunki gospodarcze i ponownie stosuje środki m.in. wtedy, gdy zmienił się charakter lub okoliczności współpracy albo dane klienta lub beneficjenta rzeczywistego. Jeśli nie może zastosować któregoś ze środków, rozwiązuje stosunki gospodarcze. Więcej: Bieżące monitorowanie klienta w praktyce biura rachunkowego.
Od kiedy liczy się termin przechowywania dokumentacji AML?
Kopie dokumentów i informacje uzyskane przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego biuro przechowuje przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem. Data rozwiązania umowy powinna więc być zapisana w kartotece klienta - bez niej nie da się ustalić, kiedy dokumentację można usunąć.