Słownik pojęć · AML
Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń
W skrócie
Wewnętrzna procedura, dzięki której pracownicy i współpracownicy biura mogą anonimowo zgłaszać rzeczywiste lub potencjalne naruszenia przepisów AML. To odrębny obowiązek od procedury ochrony sygnalistów.
Co musi określać procedura anonimowego zgłaszania naruszeń?
Zgodnie z art. 53 ustawy AML procedura określa w szczególności:
- osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń i sposób ich odbierania,
- ochronę zgłaszającego co najmniej przed represjami, pogorszeniem jego sytuacji prawnej lub faktycznej i groźbami,
- ochronę danych osobowych zgłaszającego i osoby, której zarzuca się naruszenie, oraz zasady poufności,
- rodzaj działań następczych po odebraniu zgłoszenia,
- termin usunięcia danych osobowych ze zgłoszeń.
Zgłaszać mogą pracownicy i inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura, a kanał musi umożliwiać zgłoszenie anonimowe. W małym biurze może to być prosty formularz lub skrzynka.
Czym zgłoszenie naruszenia różni się od zgłoszenia wątpliwości co do klienta?
Procedura z art. 53 dotyczy naruszeń przepisów AML w samym biurze - na przykład przyjęcia klienta bez ustalenia beneficjenta rzeczywistego albo pomijania oceny ryzyka. Zgłoszenie wątpliwości dotyczącej operacji klienta to inna ścieżka: trafia do osoby odpowiedzialnej za AML, która decyduje, czy zawiadomić GIIF.
Jak ma się do ustawy o ochronie sygnalistów?
To odrębne obowiązki. Ustawa o ochronie sygnalistów co do zasady dotyczy podmiotów, na rzecz których pracuje co najmniej 50 osób, ale próg ten nie ma zastosowania do podmiotów działających w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy objętym przepisami UE. Biuro może połączyć oba wymogi w jednym dokumencie, jeśli obejmuje on naruszenia przepisów AML i zapewnia możliwość anonimowego zgłoszenia. Więcej: Jak zbudować kulturę zgodności w małym biurze rachunkowym?