Procedura wewnętrzna AML

Co musi zawierać procedura AML biura rachunkowego?

Art. 50 ustawy AML wymaga, by procedura uwzględniała charakter, rodzaj i rozmiar działalności biura i obejmowała w szczególności zasady:

• oceny ryzyka klienta i jej aktualizacji oraz stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• przechowywania dokumentów i informacji,
• przekazywania informacji i zawiadomień do GIIF,
• upowszechniania wiedzy wśród pracowników i zgłaszania przez nich naruszeń,
• kontroli wewnętrznej lub nadzoru nad zgodnością,
• odnotowywania rozbieżności z CRBR i dokumentowania utrudnień przy weryfikacji beneficjenta rzeczywistego.

Przed wprowadzeniem do stosowania, a także po każdej aktualizacji, procedurę akceptuje kadra kierownicza wyższego szczebla - w małym biurze zwykle właściciel.

Dlaczego procedura przepisana z wzoru nie wystarcza?

Procedura ma mówić pracownikowi, co zrobić w konkretnej sytuacji: kto przyjmuje klienta, kto decyduje przy podwyższonym ryzyku, co zrobić, gdy klient nie wskaże beneficjenta rzeczywistego. Przepisana ustawa z nazwą biura tego nie mówi. Punktem wyjścia jest ocena ryzyka biura, więc procedura biura obsługującego jednoosobowe działalności z jednej branży będzie inna niż biura zakładającego spółki dla klientów zagranicznych.

Brak lub wadliwa procedura pojawia się w ponad jednej trzeciej decyzji o karach publikowanych przez Ministerstwo Finansów.

Jak często aktualizować procedurę AML?

Ustawa nie wyznacza terminu - mówi o bieżącej weryfikacji i aktualizacji w razie potrzeby. W praktyce przegląd przeprowadza się przy aktualizacji oceny ryzyka biura, po zmianie przepisów, nowej usłudze, kontroli lub incydencie. Od 10 lipca 2027 r. AMLR zastąpi jedną procedurę systemem wewnętrznych strategii, procedur i środków kontroli. Szerzej: Jak skutecznie wdrożyć procedury AML w biurze rachunkowym?