Kwalifikowany podpis elektroniczny

Czym różni się podpis kwalifikowany od podpisu zaufanego?

Przy dokumentach do KRS i sprawozdaniu finansowym - niczym: przepisy dopuszczają podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty jako równorzędne. Różnica wychodzi poza sprawami urzędowymi. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej Kodeks cywilny wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tak złożone oświadczenie jest równoważne oświadczeniu w formie pisemnej (art. 78¹ KC). Podpisu zaufanego ten przepis nie obejmuje.

Druga różnica to zasięg. Podpis zaufany wymaga numeru PESEL, a kwalifikowany - nie. Kwalifikowany podpis oparty na certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim UE uznaje się za kwalifikowany w pozostałych. Dlatego dla członka zarządu cudzoziemca bez PESEL to w praktyce jedyny podpis elektroniczny, którym może podpisać sprawozdanie finansowe. Alternatywą jest oświadczenie złożone na papierze, gdy sprawozdanie podpisuje inny członek zarządu.

Kiedy klient biura potrzebuje podpisu kwalifikowanego?

Gdy przepis wymaga formy pisemnej, a dokument ma być elektroniczny, albo gdy liczy się dowód. Typowe przykłady:

• wypowiedzenie umowy o pracę - formę pisemną zachowuje podpis własnoręczny albo kwalifikowany; SMS bez takiego podpisu jej nie zachowuje (wyrok SN z 11 kwietnia 2024 r., II PSKP 86/22),
• porozumienie stron rozwiązujące umowę o pracę - pisma nie wymaga, ale dla dowodu bezpieczne są dwa podpisane egzemplarze albo dokument elektroniczny z kwalifikowanymi podpisami obu stron,
• sprawozdanie z badania - biegły rewident podpisuje je wyłącznie podpisem kwalifikowanym.

O tym, czy podpis jest kwalifikowany, decyduje status dostawcy i certyfikatu, a nie to, że program wygenerował poprawny plik. Bezpłatny podpis kwalifikowany w mObywatelu ma ograniczenia: według regulaminu obsługuje tylko pliki PDF i nie służy sprawom związanym z działalnością gospodarczą.