Słownik pojęć · Prawo
Podpis zaufany
W skrócie
Bezpłatny podpis elektroniczny składany przy użyciu profilu zaufanego, uwierzytelniany pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji. Zawiera imię, nazwisko i numer PESEL podpisującego oraz czas złożenia podpisu i co do zasady jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Czym różni się podpis zaufany od profilu zaufanego?
Profil zaufany to środek identyfikacji elektronicznej - potwierdza tożsamość osoby, np. przy logowaniu do e-usług administracji. Podpis zaufany to podpis, który składa się, korzystając z tego profilu. Jeden profil służy więc i do logowania, i do podpisywania dokumentów.
Podpis wywołuje skutki prawne, jeżeli złożono go w okresie ważności profilu zaufanego. Ponieważ podpis zawiera numer PESEL, nie złoży go osoba, która tego numeru nie ma - np. członek zarządu cudzoziemiec. Zostaje jej wtedy w praktyce kwalifikowany podpis elektroniczny.
Do czego wystarczy podpis zaufany w spółce klienta?
Przepisy o rachunkowości i KRS wymieniają go obok podpisu kwalifikowanego i osobistego jako równorzędny. Spółka podpisze nim m.in.:
- roczne sprawozdanie finansowe (podpis księgowego i członków zarządu),
- zgłoszenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych,
- wniosek do KRS składany przez Portal Rejestrów Sądowych.
Dla biura to często najprostsze rozwiązanie w sezonie sprawozdań: członek zarządu z numerem PESEL może podpisać sprawozdanie bez podpisu kwalifikowanego. Usługa podpisu kwalifikowanego w mObywatelu nie zastąpi tu podpisu zaufanego - obsługuje tylko pliki PDF, a sprawozdanie spółki to zwykle plik XML.
Czy podpis zaufany zastępuje formę pisemną?
Nie zawsze. Ustawa o informatyzacji zrównuje dokument z podpisem zaufanym z dokumentem podpisanym własnoręcznie, „chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”. Formę elektroniczną, równoważną z pisemną, Kodeks cywilny wiąże tylko z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Państwowa Inspekcja Pracy przyjmuje, że podpis zaufany nie zachowuje pisemnej formy umowy o pracę. Przy umowach i wypowiedzeniach, dla których przepis wymaga pisma, bezpieczniej użyć podpisu kwalifikowanego albo własnoręcznego.