Słownik pojęć · Prawo
Repozytorium Dokumentów Finansowych
RDF
W skrócie
System, w którym spółki z KRS składają roczne sprawozdanie finansowe z uchwałą o zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty, a gdy są wymagane - sprawozdanie z badania i z działalności. Termin wynosi 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania; sprawozdanie niezatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego składa się mimo to w ciągu kolejnych 15 dni, a potem ponownie po zatwierdzeniu. Zgłoszenie podpisuje osoba z numerem PESEL ujawnionym w KRS, np. członek zarządu lub prokurent. Biuro rachunkowe może je przygotować, ale nie podpisze go za spółkę.
Co może zrobić biuro rachunkowe, a czego nie?
Ustawa określa, kto zgłoszenie podpisuje, a nie kto technicznie je wysyła. Księgowy może przygotować zgłoszenie na swoim koncie w Portalu Rejestrów Sądowych, a po podpisaniu przez osobę uprawnioną także je wysłać - osoba z kontem nie musi być uprawniona do reprezentacji. Podpis może zostać złożony na koncie księgowego, w jego obecności.
Wystarczy jeden podpis, także przy reprezentacji łącznej. Poza członkiem zarządu i prokurentem zgłoszenie podpisze likwidator, syndyk albo zarządca w restrukturyzacji, a także adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny z pełnomocnictwem, jeśli jego PESEL jest ujawniony w systemie samorządu. Typowy błąd to podpis nowego członka zarządu, którego jeszcze nie wpisano do KRS.
Czy uchwałę zatwierdzającą można dołączyć jako skan?
Tak. Kopię uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty, np. skan dokumentu podpisanego odręcznie, podpisuje elektronicznie osoba, która podpisuje zgłoszenie. Oryginału nie wysyła się do sądu. Tak samo dołącza się odmowy podpisu i oświadczenia członków zarządu, a do zgłoszenia - oświadczenie, że dokumenty spełniają wymogi ustawy o rachunkowości.
Inaczej jest ze skanem uchwały dołączanym do wniosku o wpis, np. o zmianę w zarządzie: tam oryginał albo urzędowo poświadczony odpis trzeba przesłać do sądu w ciągu 3 dni.
Kiedy zgłoszenie jest skutecznie złożone?
Podpisanie nie kończy procedury. Zgłoszenie ze statusem „Podpisany” trzeba jeszcze wysłać, a podpisane, ale niewysłane, system usuwa po 14 dniach od utworzenia. Status „Wysłane” oznacza tylko, że zgłoszenie dotarło do systemu - potwierdzeniem jest dopiero „Obsługa zakończona”. Zmiana osoby podpisującej wymaga edycji zgłoszenia, która kasuje złożone już podpisy.
System weryfikuje zgłoszenie automatycznie. Jeżeli weryfikacja wypadnie negatywnie, np. dlatego że podpisujący nie ma PESEL ujawnionego w KRS, spółka może złożyć dokumenty przez system z wnioskiem o wpis wzmianki albo o przyjęcie ich do repozytorium.