Słownik pojęć · Prawo
Podpis sprawozdania finansowego
W skrócie
Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się elektronicznie i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym - wszystkie trzy są równorzędne, a skan wydruku nie wystarcza. Podpisują je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki. Przy wieloosobowym zarządzie wystarczy podpis jednego członka, jeśli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia, a podpisu nie może złożyć pełnomocnik.
Kto podpisuje, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe?
Przepis mówi o osobie, a nie o firmie, więc podpisuje osoba fizyczna - swoim podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Gdy biuro działa jako spółka, ustawa nie przesądza, czy podpisuje pracownik faktycznie prowadzący księgi klienta, czy osoba reprezentująca biuro, a poradniki odpowiadają różnie. Najlepiej wskazać tę osobę z imienia i nazwiska w umowie z klientem albo w procedurze biura i zadbać, by miała jeden z trzech podpisów jeszcze przed sezonem sprawozdań.
Osoba od ksiąg może odmówić podpisu tylko z pisemnym uzasadnieniem. Nie może natomiast zastąpić podpisu oświadczeniem, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy - to uproszczenie dotyczy wyłącznie członków zarządu.
W jakiej kolejności podpisują księgowy i zarząd?
Oświadczenie członka zarządu musi wskazywać sprawozdanie, którego dotyczy. Ustawa podaje jako przykład datę i godzinę podpisania go przez osobę prowadzącą księgi, dlatego najpierw podpisuje księgowy, a dopiero potem zarząd składa oświadczenia. Oświadczenie albo odmowę można sporządzić elektronicznie lub na papierze z podpisem własnoręcznym - wtedy członek zarządu, który podpisuje sprawozdanie, dołącza skan.
Papierowe oświadczenie rozwiązuje problem członka zarządu bez PESEL, np. cudzoziemca. Profil zaufany wymaga numeru PESEL, a podpis osobisty polskiego dowodu, więc takiej osobie zostaje w praktyce podpis kwalifikowany. Sprawozdanie z działalności podpisuje tylko zarząd; z oświadczenia powinno jasno wynikać, którego dokumentu dotyczy.
Jakie błędy w podpisach zdarzają się najczęściej?
- wydrukowane, podpisane i zeskanowane sprawozdanie zamiast dokumentu od początku elektronicznego,
- podpisanie PDF z wizualizacją zamiast pliku XML, np. bezpłatnym podpisem kwalifikowanym z mObywatela, który obsługuje tylko PDF,
- oświadczenie członka zarządu, z którego nie wynika, którego sprawozdania dotyczy.
Braki mogą zaszkodzić uchwale zatwierdzającej. Sąd Najwyższy uznał, że przy zarządzie wieloosobowym nie wystarczy podpis samego prezesa, choćby reprezentował spółkę samodzielnie - bez podpisów albo pisemnych odmów pozostałych członków zarządu uchwała zatwierdzająca takie sprawozdanie jest sprzeczna z ustawą (wyrok z 10 lutego 2012 r., II CSK 350/11).