Słownik pojęć · Prawo
Inwentaryzacja
W skrócie
Inwentaryzacja to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki prowadzącej księgi rachunkowe i porównanie go z zapisami w księgach. Przeprowadza się ją na ostatni dzień roku obrotowego spisem z natury, potwierdzeniem sald albo weryfikacją, a różnice wyjaśnia i rozlicza w księgach tego roku.
Co inwentaryzuje się spisem z natury, a co potwierdzeniem sald?
- spis z natury - gotówka, papiery wartościowe w postaci materialnej, zapasy, środki trwałe, nieruchomości inwestycyjne; także obce składniki powierzone spółce do sprzedaży, przechowania czy używania, o wyniku spisu zawiadamia się ich właściciela,
- potwierdzenie sald - środki na rachunkach bankowych, należności, w tym udzielone pożyczki, oraz własne składniki powierzone kontrahentom,
- weryfikacja, czyli porównanie ksiąg z dokumentami - grunty, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z osobami nieprowadzącymi ksiąg i publicznoprawne, a także składniki, których spisu lub uzgodnienia nie dało się przeprowadzić z uzasadnionych przyczyn.
Inwentaryzacja dotyczy jednostek prowadzących księgi rachunkowe i obejmuje wszystkie aktywa i pasywa; remanent to podatkowy spis z natury przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Kiedy można przeprowadzić inwentaryzację?
Termin jest dotrzymany, jeżeli spis rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończono do 15. dnia następnego roku, a stan na dzień bilansowy ustalono, dopisując lub odpisując zmiany między spisem a tym dniem. Nie dotyczy to m.in. aktywów pieniężnych i papierów wartościowych. Część składników spisuje się rzadziej: zapasy w strzeżonych składowiskach z ewidencją ilościowo-wartościową raz na 2 lata, a nieruchomości i środki trwałe na terenie strzeżonym raz na 4 lata. Dodatkową inwentaryzację przeprowadza się na dzień zakończenia działalności oraz na dzień poprzedzający postawienie w stan likwidacji lub ogłoszenie upadłości.
Kto odpowiada za inwentaryzację, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe?
Zarząd spółki może powierzyć biuru obowiązki w zakresie rachunkowości, ale odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie da się przenieść. Biuro zwykle ujmuje wyniki w księgach i rozlicza różnice - w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji. Jeżeli sprawozdanie podlega badaniu, umowę z biegłym rewidentem trzeba zawrzeć na tyle wcześnie, by mógł uczestniczyć w spisie. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się 5 lat.