Słownik pojęć · Podatki
Krajowy System e-Faktur
KSeF
W skrócie
System, w którym wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane. Faktury przesłane do KSeF system przechowuje przez 10 lat od końca roku wystawienia, więc wystawca i nabywca nie archiwizują ich sami - chyba że przedawnienie trwa dłużej, wtedy trzeba je wcześniej pobrać. Faktury dla konsumentów można wystawiać poza KSeF. Od 2027 r. numer KSeF wpisuje się w komunikacie MPP i w tytule przelewu za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT.
Co nadal trzeba archiwizować samemu?
Od 1 lutego 2026 r. przechowywanie w KSeF obejmuje także faktury wystawione w trybie offline, w czasie niedostępności lub awarii systemu - po ich przesłaniu do KSeF. Poza systemem zostaje jednak sporo dokumentów:
- faktury faktycznie wystawione lub otrzymane poza KSeF, w tym zakupowe faktury zagraniczne,
- faktury dla konsumentów wystawione poza KSeF i faktury z okresu przejściowego w 2026 r.,
- faktury sprzed wejścia KSeF i paragony,
- umowy, dowody zapłaty, protokoły i ewidencje.
Kiedy 10 lat w KSeF nie wystarczy?
Gdy przedawnienie trwa dłużej, np. przez zawieszenie jego biegu, albo gdy termin z ustawy o rachunkowości liczony od rozliczenia umowy lub kredytu kończy się później. Typowy przypadek to amortyzacja: dokumenty wartości początkowej trzeba mieć do przedawnienia zobowiązania za ostatni rok odpisów - przy budynku amortyzowanym 40 lat to ponad 45 lat od zakupu. Ministerstwo Finansów zaleca pobranie takich faktur z wyprzedzeniem, bo po 10 latach system je usuwa.
Przechowywanie to nie to samo co dostęp. Dostęp daje się przez uprawnienia w KSeF - gdy biuro rachunkowe kończy współpracę z klientem, jego uprawnienia trzeba odebrać, a klient powinien mieć własny, działający dostęp.
Co zmienia się od 2027 r.?
Do końca 2026 r. podatnik, u którego sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza w miesiącu 10 000 zł brutto, może jeszcze wystawiać faktury papierowo lub w PDF - w działalności nierejestrowanej to typowa sytuacja. Od 2027 r. ten wyjątek wygasa i także taka osoba wystawia każdą fakturę dla firmy w KSeF. Do korzystania z KSeF potrzebny jest numer NIP. Od 2027 r. przy płatności zbiorczej w MPP za faktury ustrukturyzowane wpisuje się identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Za brak numeru KSeF w tytule zwykłego przelewu ustawa nie przewiduje osobnej sankcji, a obowiązek nie dotyczy faktur niewprowadzonych do KSeF w związku z ogłoszonymi komunikatami o awarii. Więcej w artykule o mechanizmie podzielonej płatności.