Słownik pojęć · Kadry
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
W skrócie
Czas, przez który pracodawca przechowuje akta osobowe i dokumentację w sprawach stosunku pracy. Przy pracownikach zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. to 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł. Przy zatrudnionych wcześniej obowiązuje 50 lat od zakończenia pracy, ale dla zatrudnionych w latach 1999-2018 okres skraca się do 10 lat od końca roku złożenia raportu ZUS RIA. Po upływie okresu nieodebrane akta się niszczy.
Jak policzyć koniec okresu i termin odbioru akt?
Pracownica zatrudniona w 2020 r. odchodzi 15 marca 2026 r. Akta przechowuje się do 31 grudnia 2036 r. Wraz ze świadectwem pracy pracodawca informuje ją o tym okresie, o możliwości odbioru akt do końca następnego miesiąca, czyli stycznia 2037 r., i o ich zniszczeniu, jeśli ich nie odbierze. Nieodebrane akta niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór.
Przy zatrudnionych w latach 1999-2018 skrócenie do 10 lat wymaga złożenia oświadczenia ZUS OSW i raportów ZUS RIA za wszystkich takich ubezpieczonych. Bez raportu obowiązuje 50 lat.
Kiedy akta trzeba trzymać dłużej?
Gdy dokumentacja może być dowodem w sprawie, w której pracodawca jest stroną, przechowuje się ją do prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż przez podstawowe 10 lat. Jeżeli pracodawca dowiedział się o pozwie lub wszczęciu postępowania, okres wydłuża się o 12 miesięcy, a potem pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w ciągu 30 dni. Przepisy szczególne mogą przewidywać dłuższe okresy, np. 50 lat dla dokumentacji osób wykonujących prace górnicze.
Jeżeli ta sama osoba zostanie ponownie zatrudniona w okresie przechowywania, kontynuuje się dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku zakończenia ostatniego stosunku pracy (przy zatrudnieniu sprzed 2019 r. - pod warunkiem złożenia raportu ZUS RIA).
Czy listy płac przechowuje się tak samo?
Nie, mają odrębne przepisy. Listy płac i karty wynagrodzeń przechowuje się 50 lat od zakończenia pracy, ale dla pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń po 2018 r. albo objętych raportem informacyjnym - 10 lat od końca roku zakończenia pracy u płatnika lub złożenia raportu. Przy likwidacji albo upadłości pracodawcy likwidator lub syndyk wskazuje przechowawcę dokumentacji i przekazuje ją przed wykreśleniem z KRS lub CEIDG. Wszystkie terminy zebrano w artykule Jak długo przechowywać dokumenty firmy.